Qué hacer cuando tu proyecto se pone feo

No hay peor sentimiento como gerente de proyecto que el momento en que se da cuenta de que su proyecto está plagado de problemas y el fracaso es inevitable. Ese sentimiento solo empeora cuando tiene que explicar estos problemas a las partes interesadas y, potencialmente, a los ejecutivos de alto nivel.

Ya sea que los problemas con los que se está enfrentando fueran evitables o no, es importante mantener la compostura y recordar que todos los proyectos se enfrentan a desafíos. La acción más importante que puede tomar en ese momento es tener una comprensión profunda del problema, formular una solución, involucrar a las partes interesadas clave e impulsar a todos hacia una solución. Este artículo explora cada uno de esos pasos en profundidad para ayudarlo a manejar un proyecto fallido.

Hay un número infinito de razones por las que un proyecto podría empezar a fallar.

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Entender el problema

En el momento en que se dé cuenta de que el proyecto se encamina a un curso intensivo, el primer paso es asegurarse de que comprende no solo todos los problemas que plagan su proyecto, sino también las fuentes de esos problemas. Como gerente de proyecto, debe tener una comprensión de alto nivel de los problemas que están arruinando su proyecto. Sin embargo, observe más de cerca los indicadores clave de desempeño que está utilizando para monitorear el progreso de su proyecto y ver si los datos le están contando una historia diferente.

Involucre al equipo de desarrollo para que hable sobre los puntos débiles que han estado experimentando para ver si llaman su atención sobre una o dos piezas específicas de trabajo que tomaron considerablemente más tiempo de lo que se estimó originalmente. Además, reúna a todo el equipo del proyecto y trabaje en un diagrama de espina de pescado para ayudar a resolver todos los problemas.

Construir soluciones

Una vez que sienta que comprende a fondo el problema, elabore algunas recomendaciones en torno a una solución. Sea tan creativo como necesite, pero nunca debe dirigirse a sus partes interesadas con las manos vacías. Incluso si las ideas que elaboró se sienten extravagantes, estarán agradecidos de que lo haya intentado y es probable que estén más comprometidos en ayudarlo a resolver el problema. Y nunca se sabe, es posible que decidan ejecutar su idea, lo que lo haría parecer un héroe.

Alternativamente, si les presenta un problema a sus partes interesadas clave sin pensar en una solución, es posible que se sientan frustrados con usted o sientan que está siendo perezoso, lo que puede hacer que resolver el problema sea aún más desafiante.

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Involucrar a las partes interesadas

Tan pronto como tenga una solución para los problemas que amenazan su proyecto, es importante involucrar a las partes interesadas clave lo más rápido posible con el resumen de los problemas y las soluciones que ha reunido. No se desvíe de su camino para echarle la culpa a ningún individuo o equipo en particular. Esto solo empeorará la situación, y si alguien realmente tiene la culpa, es probable que el equipo de partes interesadas obtenga esa impresión de los datos y la información que entregue.

No se sorprenda ni se enoje si se enojan si es la primera vez que escuchan sobre el problema. Los buenos líderes respetarán que les esté haciendo conscientes de los problemas rápidamente y que tenga soluciones sobre la mesa. Sin embargo, algunos líderes se sentirán frustrados y pueden descargar esas frustraciones con usted, sea o no realmente su culpa. De cualquier manera, mantén el enfoque en usar tus recomendaciones como un componente básico para una solución final. Además, pregúnteles si hay alguien más que quieran que traiga a la mesa. Lo más probable es que alguien más en su empresa se haya encontrado con los mismos problemas que usted experimenta en su proyecto y pueda ayudarlo a resolverlos.

A veces, la parte más difícil de resolver los problemas del proyecto puede ser lograr que las partes interesadas clave acuerden una solución.

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Acuerde una solución

Puede que sean necesarias más de unas pocas reuniones grupales, reuniones individuales y llamadas telefónicas, y es posible que tenga que trabajar con el equipo de informes para generar más datos, pero debe mantener a todos enfocados en trabajar para llegar a una solución a los problemas. para que el proyecto pueda volver a encarrilarse.

Habrá una fuerte tentación de tomar atajos; no lo haga y no permita que nadie más dirija al grupo a hacerlo, ya que esto casi siempre termina en un desastre. Trabaje siempre para que el grupo sea consciente de los riesgos, los costos y las implicaciones para el cronograma asociado con cualquiera de las soluciones que se están explorando. Si todos los miembros del equipo del proyecto tienen esa información, es probable que la solución con la que el equipo esté de acuerdo sea lo mejor para el negocio.

Corregir y avanzar

Después de que todos estén de acuerdo sobre las soluciones que deben implementarse, el siguiente paso es incorporar el trabajo asociado con esas soluciones en el plan del proyecto y volver a establecer la línea base del proyecto. Rebasar un proyecto le permite realizar los ajustes necesarios en el cronograma, el presupuesto y el alcance del proyecto, y restablecer las expectativas con las partes interesadas clave. Después de hacer esto, es importante no insistir en el problema, sino mantener al equipo marchando hacia la línea de meta.