Entender cómo administrar los presupuestos

Para gestionar los presupuestos de forma eficaz y eficiente, es necesario…

• monitorear, controlar y registrar todas las finanzas (ingresos y gastos),
• saber cómo minimizar los costos en las áreas de las que es responsable,
• ser capaz de investigar o identificar áreas problemáticas y rectificarlas, y
• administrar y autorizar gastos de manera eficiente.

Este artículo se basa en la unidad NVQ Nivel 4, "Administrar presupuestos". Para tener una idea clara y comprender el propósito de los presupuestos, lea este artículo. Comprenderá el propósito de los presupuestos, incluidos los beneficios de administrar los recursos financieros de manera eficaz y eficiente; los requisitos legales, regulatorios y organizacionales para administrar un presupuesto; y los diferentes tipos de sistemas presupuestarios y sus características.

Ahora necesitará un conocimiento profundo de cómo administrar los presupuestos. El proceso presupuestario suele ser responsabilidad del personal directivo superior y del personal financiero. Estos miembros del personal deben tener información precisa y actualizada y conocimiento de procedimientos de presupuestación eficientes.

Los presupuestos se desarrollan para cada ejercicio financiero. Los gerentes y el personal involucrado deberán desarrollar presupuestos para sus propias áreas de responsabilidad y luego entregarlos al departamento de finanzas. Estos borradores de presupuestos son luego revisados ​​por la alta dirección y luego aprobados por un comité o algo similar dependiendo de la organización.

Métodos de seguimiento, control y registro de ingresos y gastos

Conoces el propósito de los presupuestos. Ahora es tu responsabilidad gestionarlos. La gestión de presupuestos requiere que supervise, controle y registre constantemente los ingresos y gastos para realizar un seguimiento de cada movimiento financiero y sus resultados. ¿Cómo logrará esto? Veamos algunas formas o métodos.

Seguimiento de ingresos y gastos

El seguimiento del presupuesto se realiza para asegurarse de que los recursos se estén utilizando según los planes descritos en el presupuesto. El seguimiento o la supervisión de la forma en que se utilizan los recursos financieros es muy importante para todos los departamentos y organizaciones. Es un proceso continuo para garantizar que se cumplan los objetivos especificados en el presupuesto. Es a través de este monitoreo que podrá tomar decisiones presupuestarias y tomar las medidas adecuadas cuando y donde sea necesario.

Es necesario monitorear los ingresos y los gastos para encontrar cualquier cambio en los patrones, de modo que se puedan tomar las acciones apropiadas. Este procedimiento de seguimiento se puede realizar a intervalos regulares, como por ejemplo cada mes. Al monitorear los datos, tenga en cuenta que el presupuesto se planificó para el año siguiente y los gastos e ingresos hasta la fecha.

Observe el saldo restante para el resto del período en el año financiero actual y haga una previsión de cuál será la situación a este ritmo al final del año financiero. Observe cualquier variación, tanto positiva como negativa, y tome las medidas necesarias para corregirla. En cada paso, es importante documentar (registrar) todos los hechos y acciones.

Es mejor monitorear los ingresos y gastos en el responsable del presupuesto y los niveles gerenciales superiores a través de reuniones periódicas. Debe haber una gestión eficaz del flujo de caja, ya que es muy importante para los servicios y productos que ofrece la empresa.

Los presupuestos se pueden dividir según los centros de costos u otros códigos o niveles para que sea más fácil monitorearlos. Esto ayudará a identificar las áreas que superan o no alcanzan.

Debe poder analizar y proporcionar una explicación de cualquier variación del gasto propuesto, ya sea positiva o negativa. Esto debe ir acompañado de un plan de acción. Esto garantizará que los recursos se utilicen de manera económica, eficiente y eficaz.

Control de ingresos y gastos

El siguiente tema importante es controlar los ingresos y los gastos. Sin este paso, uno estará gastando dinero fuera de lugar. Para controlar los ingresos y los gastos, es mejor involucrar directamente a la persona a cargo de controlar las finanzas y el desempeño de un departamento mientras se desarrolla el presupuesto. El presupuesto disponible debe comunicarse a todo el personal pertinente.

Puede haber diferentes secciones del presupuesto que serán controladas por personal diferente, por lo que es mejor asignar y dar autoridad a las personas que están directamente involucradas, por ejemplo, el aprobador del presupuesto y el gerente de presupuesto. Los departamentos o equipos deben conocer quién es el responsable de controlar los ingresos y gastos.

La cantidad total de finanzas disponibles para un año en particular debe reflejar los gastos totales planificados para ese año en particular.

Registro de ingresos y gastos

El registro de ingresos y gastos se puede realizar de forma manual o electrónica. La grabación debe realizarse de forma instantánea y diaria. Todas las cuentas relacionadas con los ingresos y gastos, los ingresos adeudados, los pagos recibidos, los recibos y facturas emitidas, las deudas, etc., deben registrarse claramente con la fecha y el propósito.

El registro de ingresos es una forma de determinar si la empresa está obteniendo ganancias o no, porque incluye detalles del dinero recibido y gastado.

5 excelentes herramientas para realizar un seguimiento de los gastos comerciales

Registre los detalles de las áreas de negocio en orden, comenzando desde las más rentables hasta las menos rentables. Esto lo ayudará automáticamente a analizar y tomar medidas en áreas que generan grandes pérdidas.

Para gastos pequeños, es bueno usar la cuenta de caja chica para usar y realizar un seguimiento de los gastos pequeños. Registrarlos ayudará a reembolsar eficazmente el dinero y solo se reembolsará el dinero registrado. Ésta es una forma eficaz de registrar pequeños gastos que de otro modo podrían pasar desapercibidos.

Maneras en las que los costos pueden minimizarse en el área de responsabilidad de uno

Reducir los costos en los negocios es una forma eficiente de administrar los presupuestos o los fondos disponibles. Si todos minimizan los costos en su propia área de responsabilidad, en conjunto se sumarán enormes ahorros para la empresa. Es necesario saber tomar las decisiones correctas cuando se trata de gastar dinero en áreas específicas del negocio.

Las formas en las que se pueden minimizar los costes en su propia área de responsabilidad son:

Hacer un uso eficaz de la tecnología

Hay muchas tecnologías avanzadas disponibles en estos días, desde compras en línea hasta pago de facturas, etc. Haga un uso eficiente de las siguientes tecnologías para ahorrar tiempo y dinero.

• Las reuniones se pueden realizar mediante teleconferencias, lo que significa que ahorrará dinero en viajes, organización de salas / lugares, ahorro de tiempo en la organización y planificación de salas de reuniones, etc.
• Puede hacer un uso eficiente de la tecnología si no imprime en papel y utiliza almacenamiento electrónico para archivos y otros datos comerciales. Esto ahorra tiempo, dinero y el medio ambiente.
• Algunas empresas se pueden administrar en línea dependiendo de la naturaleza o al menos el marketing se puede hacer en línea. Esto ayudará a ahorrar mucho dinero gastado en personal de marketing, espacio de oficina, equipos, etc.

Deudas

Las tarjetas de crédito tienen altas tasas de interés y, por lo tanto, deben pagarse lo antes posible. Esto ayudará a la empresa a largo plazo.

Presupuesto

Desarrolle siempre un presupuesto para su área de responsabilidad y cúmplalo. Cualquier desviación del mismo puede ser bastante perjudicial, pero le dará un plan claro de qué hacer, qué no hacer y qué evitar.

Reducción de gastos

Compre únicamente la papelería, el equipamiento, el mobiliario y el software necesarios para el funcionamiento diario del negocio. Reduzca cualquier otro gasto no deseado. Compre máquinas energéticamente eficientes y use bombillas de energía para que pueda ahorrar en las facturas de energía. Utilice puertas y ventanas con aislamiento adecuado. A veces, los fabricantes venden artículos reacondicionados a precios mucho más bajos y, si parecen ser de buena calidad, hágalo.

Trabajando desde casa

Esta es una forma eficiente de ahorrar dinero en espacio de oficina y costos de combustible. Mientras se reducen los costos, es aconsejable hacerlo en las áreas correctas, ya que reducir los costos en las áreas incorrectas puede tener un efecto desastroso o negativo. Busque siempre una buena relación calidad-precio y esto se puede lograr manteniendo una buena relación con los proveedores y las organizaciones asociadas.

Cómo identificar situaciones en las que se pueden necesitar acciones correctivas

Se requieren acciones correctivas en áreas que no se ajustan a las políticas, procedimientos o procesos de la organización. Se deben identificar las razones de estas no conformidades y se deben tomar medidas preventivas para que ocurran en el futuro y esto se llama acción correctiva. Se pueden tomar acciones correctivas como resultado de una queja o auditoría o efectos adversos en las finanzas de la empresa, etc. Para tomar la acción correcta, es necesario realizar una investigación sobre el tema en particular.

Algunas situaciones que pueden requerir acciones correctivas son:

• Los presupuestos de los proyectos se salen de control. Esto puede evitarse si supervisa de cerca el presupuesto y también si los empleados saben que usted está supervisando el presupuesto. Revise y vuelva a pronosticar el presupuesto semanalmente.
• Trabajo que requiere más tiempo de lo planeado y, por lo tanto, requiere presupuesto, esfuerzo y tiempo adicionales.
• Cuando uno o más de los miembros del equipo descargan un proyecto.

• Cuando una tarea o proyecto no está programado o supera el presupuesto debido a limitaciones técnicas o financieras.
• Falta una tarea, proyecto u objetivo importante.
• Cuando el trabajo o las tareas realizadas no cumplen los objetivos.
• Los clientes no están satisfechos con los servicios o productos porque no cumplen con las especificaciones o expectativas.
• Cuando falla un recurso o patrocinador.
• Durante evaluaciones de riesgos, auditorías o inspección de garantía de calidad.

Las acciones correctivas pueden ser cualquier cosa como volver a planificar proyectos, reasignar recursos, reorganizar equipos, administrar proyectos de manera diferente, rediseñar procesos o productos, etc. Identificar la causa raíz y tomar las acciones necesarias.

El alcance de la autoridad propia para gestionar un presupuesto y autorizar gastos

Administrar un presupuesto no se trata solo de mantener correctas las cifras financieras, también se trata de administrar a las personas involucradas. Por ejemplo, los empleados o miembros del equipo. Es necesario poseer buenas habilidades de gestión para gestionar presupuestos y autorizar gastos. El responsable del presupuesto tiene la responsabilidad del dinero asignado a un presupuesto en particular y, por lo tanto, debe verificar si los gastos son legítimos y luego autorizar el presupuesto. La autoridad para gastar no significa que uno pueda simplemente gastar el dinero asignado, simplemente así; significa que el dinero debe gastarse de manera responsable y sabia. Uno puede meterse en problemas si hay fallas en la administración del presupuesto y también ser recompensado si tuvo éxito en la administración del presupuesto.

Mientras administra los presupuestos y gasta el dinero del presupuesto, el responsable del presupuesto debe tener en cuenta los propósitos y objetivos de la organización. Habrá objetivos y responsabilidades específicos que deben tenerse en cuenta para lograr los objetivos o metas. También hay que tener en cuenta las normativas legales y los requisitos organizativos a la hora de gestionar / gestionar presupuestos. Siempre tome las acciones necesarias para minimizar los costos y también las acciones apropiadas en caso de que haya un gasto excesivo en los presupuestos.

Monitorear, controlar y registrar ingresos y gastos. Cree documentos que describan el desempeño de la organización contra el presupuesto. Mantenga todos los registros actualizados y precisos.

Espero que haya encontrado útil la información aquí. No dude en dejar sus pensamientos y experiencias. Todo lo mejor y gracias por pasar.