Tabla de contenido:
Cuando los visitantes ingresan al entorno empresarial, deben ser recibidos y bienvenidos con cortesía.
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Al reunirse y saludar a visitantes / clientes en un entorno empresarial, tiene esos primeros segundos para crear una buena impresión que tendrá un impacto duradero.
Los visitantes entran en un entorno empresarial por varias razones; pueden ser clientes (existentes o nuevos), representantes, proveedores, socios comerciales, personas de diferentes departamentos / áreas / organizaciones, etc.
El primer punto de contacto con un visitante depende de la estructura de la organización. Es probable que un entorno de oficina o un entorno industrial tenga un área de recepción, donde el funcionario administrativo de recepción será el primer punto de contacto, mientras que en un entorno minorista, cualquier personal podría ser el primer punto de contacto.
Hay varias cosas que se deben tener en cuenta al conocer y saludar a los clientes. Si conoce y tiene un buen conocimiento sobre las prácticas comerciales, las políticas, las regulaciones, las legislaciones y, lo que es más importante, las habilidades interpersonales y de comunicación, podrá crear esa primera mejor impresión.
El contenido aquí se basa en la Unidad NVQ Nivel 2 en Negocios y Administración y esta unidad tiene un valor de crédito de 3. Discutiremos los diversos procedimientos que deben seguirse y la hospitalidad que se espera ofrecer al reunirse, saludar y dar la bienvenida a los visitantes en un entorno empresarial.
Hay dos partes en esta unidad. La primera parte se evaluará en función del conocimiento y la comprensión que tiene un candidato sobre los procedimientos para recibir y recibir visitantes y la segunda parte se evaluará en función del desempeño del candidato; es decir, a través de la observación, declaraciones personales, testimonios de testigos, etc. Ambas partes también pueden evaluarse mediante preguntas y discusiones profesionales.
1. Comprender los procedimientos para recibir y recibir visitantes
1.1. Describir las diferentes razones por las que las personas visitan una empresa, sus requisitos y cómo se pueden satisfacer sus necesidades.
Teniendo en cuenta un entorno empresarial y el tipo de negocio, se pueden esperar visitantes por diversas razones que visiten las instalaciones comerciales. Es responsabilidad de la organización hacer que los visitantes se sientan bienvenidos, satisfacer sus requerimientos y necesidades y brindarles información y servicios relacionados con la visita.
Los diferentes motivos por los que las personas pueden visitar un local comercial son:
- Consultas sobre productos y servicios
- Hablar con un miembro del personal sobre los servicios existentes.
- Quejas
- Márketing
- Varias reuniones, esto incluye reuniones de la junta / comité, reuniones de preocupaciones serias, discusiones de grupo, etc.
- Cobros y entregas
- Reparaciones y mantenimiento
- Auditorias
Los diferentes requisitos para los visitantes que visitan una empresa pueden ser:
- Proporcione la dirección correcta, incluidos los códigos postales y también los puntos de referencia, si los hubiera.
- Instalaciones de estacionamiento: asegúrese de que haya suficientes espacios de estacionamiento a una distancia razonable y también de que haya espacios de estacionamiento asignados para discapacitados
- Algunos clientes pueden tener necesidades especiales y, por lo tanto, instalaciones relacionadas con el tipo de clientes o visitantes que la organización espera tener.
- Señales visibles para guiar a los visitantes al área correcta sin confusión alguna. Las señales también deben ser profesionales. Verifique que las entradas sean claras, limpias y acogedoras y reflejen la naturaleza del negocio.
- Asegúrese de que haya alguien para saludar y dar la bienvenida al visitante en el área de recepción, que haya suficientes asientos, baños, folletos, diarios, revistas, etc.
Las diferentes formas en que se pueden satisfacer las necesidades de los visitantes que visitan una empresa son:
- Mantenga siempre las áreas de recepción de fácil acceso con carteles y otra información cuando sea necesario.
- La entrada debe estar ordenada y limpia porque refleja la organización.
- Todas las necesidades e instalaciones básicas deben estar disponibles: estacionamiento, asientos, baños, periódicos / revistas en la sala de espera, agua potable.
- Esté preparado para responder cualquier consulta relacionada con el negocio, cuando sea posible, proporcione folletos / folletos u otros recursos de información.
- Las áreas accesibles para los visitantes deben seguir los estándares de salud y seguridad.
1.2 Explicar el propósito de tratar con los visitantes de manera rápida y cortés.
Cuando los visitantes ingresan al entorno empresarial, deben ser recibidos y bienvenidos con cortesía. Si la organización sirve algo para comer o beber, pregúntales si les gustaría tener algo, si no, puedes preguntar si les gustaría tener un poco de agua. Trate con cada visitante lo antes posible y responda a sus consultas con prontitud y amabilidad.
Puede haber ocasiones en las que el área de recepción esté ocupada y los visitantes tengan que esperar un tiempo. Asegúrese de disculparse por el retraso y agradecerles por esperar.
El propósito de tratar con los visitantes de manera rápida y cortés es:
- Los visitantes sabrán que se les respeta, se le da importancia y la empresa también considera que son importantes.
- Los visitantes, a cambio, mantendrán una actitud y un comportamiento profesionales.
- Los visitantes confiarán en la empresa y también tendrán un buen comentario e impresión sobre la organización.
- Cada empleado y su comportamiento serán un reflejo de la organización y, por lo tanto, una respuesta rápida y cortés dejará una buena imagen de la organización.
- Los visitantes recomendarán la organización a otros y difundirán la buena palabra y también utilizarán esta organización en el futuro.
1.3 Explicar el propósito de presentar una imagen positiva de sí mismo y de la organización.
Cuando los visitantes visitan un entorno empresarial, su primer punto de contacto será la persona de la recepción (la mayoría de las organizaciones tienen una), o al menos la persona que se reúne y saluda. Como todos sabemos, la primera impresión siempre marca la diferencia y, por lo tanto, presentar una imagen positiva de usted y de la organización es muy importante. Vístete y preséntate prolijamente. Cíñete al código de vestimenta de la organización. Sonría, mantenga el contacto visual, escuche, sea positivo y haga todo lo posible para ayudarlos con sus consultas.
El propósito de hacerlo es:
- En ese momento en particular, representará a la organización para el visitante. De modo que su comportamiento y enfoque se reflejarán en la organización en su conjunto. Usted y la organización serán juzgados o evaluados según su enfoque y servicio.
- Crea un sentimiento de confianza en el visitante.
- Los visitantes obtienen una impresión positiva de la organización.
- Ayuda a generar confianza entre la organización y sus clientes y empleados.
- Atrae clientes de calidad que mejorarán el negocio de la organización aumentando así los beneficios de la organización.
1.4 Explicar el propósito de seguir los procedimientos de salud, seguridad y protección al tratar con visitantes, incluidas las propias responsabilidades.
En todas las organizaciones existen varios procedimientos de seguridad y salud. Estos procedimientos deben ser seguidos responsablemente por los empleados en todo momento, lo que también incluye el trato con los visitantes.
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El propósito de seguir estos procedimientos es:
- Mantener la organización y su entorno como un lugar más seguro para visitar y trabajar.
- Contar con todas las instalaciones de primeros auxilios requeridas en los requisitos adecuados.
- Prevenir riesgos para la salud de empleados y visitantes.
- Asegurar que las máquinas y cualquier dispositivo o equipo que opere en las instalaciones de la organización sea seguro de usar.
- Para ayudar a tomar medidas preventivas o establecer planes de emergencia cuando sea necesario.
- Para registrar y reportar accidentes, lesiones y cualquier otro problema de salud y seguridad.
- Asegurar que las prácticas laborales sean seguras y que se hayan implementado y se estén siguiendo las medidas de salud y seguridad.
- Los pisos, escaleras y otras áreas deben ser seguros de usar
- Para confirmar que si los materiales peligrosos, si se usan, se almacenan de manera segura, en un lugar seguro y que se manipulan y usan de manera segura, ya que pueden causar daños de muchas maneras.
- Asegurarse de que haya una ventilación adecuada en las áreas donde los visitantes tienen acceso y donde trabajan los empleados.
- Mantener la temperatura de las áreas de trabajo y visitas en los niveles adecuados y también que las instalaciones de baño, aseo y baño estén en buenas condiciones para que los visitantes puedan usarlas sin problemas o problemas.
- Las áreas de visita y de trabajo deben estar libres de materiales inflamables, materiales explosivos y otros materiales radiactivos nocivos.
- La maquinaria y el equipo enormes deben mantenerse alejados de las áreas de visita para evitar accidentes.
- Las señales de advertencia deben colocarse en las áreas requeridas.
- Asegúrese de que no haya cables arrastrados y tenga cuidado de evitar cualquier riesgo para la salud y la seguridad.
- Obtenga la capacitación adecuada si usa cualquier equipo en el lugar de trabajo y cumpla con las políticas de salud y seguridad y los procedimientos de accidentes de las organizaciones.
- Asegúrese de haber registrado a los visitantes de acuerdo con los procedimientos de la organización para garantizar la seguridad.
Espero que la información aquí te resulte útil e interesante. No dude en enviarnos sus comentarios y compartir sus pensamientos y experiencias.
Gracias por detenerte.
Livingsta.
Una nota amable para los candidatos de NVQ: esto es solo para referencia y no lo reproduzca. Además, identifíquese con su entorno empresarial y la descripción del trabajo mientras escribe sus unidades. ¡Todo lo mejor!