Cómo redactar una queja eficaz a una empresa: guía paso a paso y ejemplos de cartas

Redacción de una carta de queja

Todos hemos estado ahí cuando una empresa no nos deja satisfechos con su producto. Siempre se debe abordar la compra de un artículo que sea defectuoso, de mala calidad o que simplemente no exceda sus expectativas. A veces, un restaurante puede servirle comida que no es lo que esperaba (pelos en la carne, ¿alguien?).

Si bien las personas generalmente están contentas con un producto o servicio, a veces la empresa puede hacer una excepción o simplemente dejarlo completamente abatido.

¡Recibir un producto defectuoso o ser tratado mal por un camarero no debe pasar desapercibido! Problemas como estos se pueden resolver fácilmente, con una carta o correo electrónico de queja.

Cómo escribir una carta de queja con palabras fuertes: resumen

Cada uno de estos pasos se describe en su totalidad a continuación.

Pasos	Lo que necesitas decir	Ejemplo: producto
Paso 1: asegúrese de enviarlo al lugar correcto	Dirección del departamento y la empresa a la izquierda. Saludar con Estimado señor / señora	Dirección, Estimado señor / señora o estimado señor / señora Blakey
Paso 2: comience la letra con el tono correcto	Compraste un producto en _tienda_ el _fecha_. Proporcione otra información relevante, como códigos de referencia, detalles de garantía, garantías y fechas de caducidad para alimentos.	Recientemente compré las Cortinas Pastel Lavanda de dimensión 1.5mx 2m en Super Stores, Bakers Lane el 12 de septiembre de 2020. El código de referencia para las cortinas es 338J.
Paso 3: Explique el problema de manera eficaz	¿Qué estaba mal con el producto o servicio? Sea breve, preciso y conciso. Mencione exactamente qué está mal con el producto.	Las cortinas tenían un desgarro en la costura exterior que se nota mucho y no se puede arreglar sin dañar la tela.
Paso 4: sugiera una solución	Indique cómo le gustaría que se solucionara el problema, ¿qué modificará el problema? Podría ser un reembolso / reparación / reemplazo / cambio en el servicio / cupón / productos gratuitos	Para corregir el problema, me gustaría un reemplazo totalmente pagado del tipo de cortina mencionado anteriormente.
Paso 5: Adjunte o adjunte los documentos necesarios y pertinentes	También puede mencionar que se adjuntan documentos relevantes, es decir: garantías, recibos	Se adjunta el recibo con los detalles necesarios y la garantía de 1 año.
Paso 6: establezca un límite de tiempo	Dé un marco de tiempo adecuado para una respuesta.	Estaría encantado si pudiera enviar el reemplazo en cualquier momento del 6 al 15 de junio.
Paso 7: escribe un final fuerte	Concluya diciendo que espera que solucionen el problema y cierre la sesión.	Tengo la máxima confianza en que enviará el reemplazo y enmendará el problema. Atentamente….

Cómo escribir una carta de queja eficaz

Paso 1: asegúrese de enviarlo al lugar correcto

Lo primero que necesitas es el

dirección de la sede de la empresa en su país, y
el departamento al que lo enviará.

Al principio, puede resultar difícil encontrar el lugar al que escribir porque es posible que las empresas no muestren dónde está su base de manera muy eficaz. Lo más probable es que pueda encontrar su información de contacto en:

una garantía o una página de garantía suministrada con su producto
su página web. Haga clic en los enlaces "Contáctenos" o "Acerca de nosotros" que contienen la información relevante.
el producto en sí. Los alimentos y bebidas generalmente tienen información de contacto en su empaque, ¡así que asegúrese de revisarlos! Le sorprendería que la información esté en el lugar más fácil.

Una vez que tenga su dirección, asegúrese de verificar el departamento correspondiente al que enviará la carta. Para servicios pequeños como restaurantes, no hay necesidad, pero para empresas de alta potencia (Unilever o Pepsi, por ejemplo), se necesitará un departamento. En su sitio web, la empresa especificará dónde enviar su carta, ya sea técnico, servicio al cliente, etc.

Paso 2: comience la letra con el tono correcto

Una vez que haya descubierto esa molesta dirección y esté lista para comenzar, ¡puede comenzar la carta!

Lo primero que debe hacer es poner la dirección del remitente en la esquina superior derecha y su dirección en la esquina izquierda. Esto es por formalidad, que siempre agrega un toque agradable a su carta.
A continuación, escriba Estimado señor / señora si no sabe quién es el representante de servicio al cliente. Si está escribiendo a un gerente o director ejecutivo, escriba Estimado Sr. / Sra……

Luego, comienza el cuerpo real de la carta, ¡que será el centro de atención para quien la lea!

Comience diciendo que compró un artículo en cualquier tienda en cualquier fecha. Para alimentos, mencione la fecha de caducidad y el código de tienda. Para cualquier otra cosa, eso es relevante. Por ejemplo: Recientemente compré una botella de 2L de Pepsi Max en Super Stores el 19 de noviembre de 2014. La fecha de caducidad de la botella era el 30 de noviembre de 2014 y el código en el cuello de botella decía 113A.
Diga que siempre esperó la más alta calidad de esa empresa y que ese día en particular, sus expectativas se desvanecieron, por ejemplo: Siempre valoré mucho TechnoPC y confié en todas y cada una de sus computadoras portátiles. Fui a Super Stores para comprar una computadora portátil con las mismas expectativas, pero mi experiencia con la computadora portátil considera que esa afirmación es falsa.

Paso 3: Explique el problema de manera eficaz

La siguiente parte es la más importante porque menciona exactamente lo que sucedió cuando usó el producto o asistió al servicio.

Diga en qué estado se encontraba el producto cuando abrió el paquete y qué es exactamente lo que está mal. Si no puede identificar lo que está mal internamente, simplemente diga que no está funcionando correctamente y la compañía lo investigará, por ejemplo: Descubrí que la cámara no estaba funcionando correctamente. Cada vez que encendía la cámara, entraba en la galería de fotos. Esto no me permitió tomar una foto ya que solo me permitió acceder a la galería.
Si está hablando de un servicio, indique lo que sucedió en su visita, por ejemplo: Cuando tuve una cita con la peluquera de nombre "Lizze", pasó 30 minutos hablando con sus amigos y terminé esperando ¡largo tiempo!

Consejos para transmitir el tono correcto:

Mantenga la calma en todo momento. No se enfurezca, tiene todo el derecho a estarlo, pero imagine cuántas quejas recibió el equipo de servicio al cliente ese día. El lector podría frustrarse, enfadarse contigo y tirarlo por considerarlo falso o spam.
Sea conciso, no gofre su carta con declaraciones irrelevantes como decir qué desperdicio de dinero fue, cuánto sufrió o qué mal producto es. Simplemente quieren saber qué está mal y arreglarlo, por lo general nunca leen ni la mitad de la carta, solo las oraciones clave.
Sea lo más preciso posible al decir qué está mal con el producto o servicio. Esto le ahorrará mucho tiempo a la empresa.

Si tienes una queja, ¡no lo dudes! Para eso está el servicio al cliente. ¡Ve a por ello!

Paso 4: sugiera una solución

En esta sección, dirá lo que desea hacer para solucionar el problema. Tiene una serie de opciones que puede solicitar a la empresa, que incluyen:

Un reembolso por el producto.
Un vale para usar con cualquiera de su gama.
El producto a reparar
Un cambio en su servicio como servir más comida de calidad, escalar la higiene o un cambio en la actitud del personal.
Cupones de comida

Ejemplos: Me gustaría obtener un reembolso completo por mi cámara, ya que me gustaría comprar una cámara alternativa.

Di cómo te gustaría que fuera el producto en el futuro si lo volvieras a comprar, por ejemplo: Espero que este problema no vuelva a ocurrir para otros clientes y que siempre recibiré la máxima calidad de tus productos.

Paso 5: Adjunte o adjunte los documentos necesarios y pertinentes

Si tiene alguna imagen que le gustaría adjuntar (especialmente para correos electrónicos), páginas de referencia como garantías, páginas de garantía o recibos, deberá mencionarlo en la carta.

Diga que hay una garantía / recibo adjunto.

Ejemplos: "Por favor, adjunta una copia de mi recibo original, junto con la página de garantía del despertador y la información sobre el número de serie".

Si tiene un producto dañado que le gustaría reparar, asegúrese de mencionarlo también.

Ejemplo: Encuentre también adjunta la cámara defectuosa a la que me referí en mi carta.

Paso 6: establezca un límite de tiempo

¿Por qué establecer un límite de tiempo? Bueno, las empresas reciben decenas de cartas cada día, si no cientos. Lo más probable es que pueda tomar de 6 semanas a 3 meses obtener una respuesta de una empresa y, si desea una reparación, llevará aún más tiempo. ¡Esa es una espera bastante larga!

La mayoría de las empresas revisarán su carta aproximadamente 2 semanas después de que la envíe, debido al retraso. Para evitar que lo arrojen a un segundo plano, puede establecer un marco de tiempo cuando desee una respuesta. Eso es genial.

Ejemplos: Me gustaría recibir una respuesta lo antes posible, en cualquier momento desde el 16 de agosto hasta el 30 de agosto. Eso sería muy apreciado.

Paso 7: escribe un final fuerte

Puede terminar su carta diciendo que espera que el problema se resuelva y firmar con Atentamente el suyo , si no sabe su nombre o Atentamente , si conoce su nombre.

Ejemplo: espero que este problema se resuelva y tengo la mayor confianza en que lo solucionará.

Envíe su carta y debe esperar una respuesta dentro del plazo que indicó.

Razones para escribir una carta de queja

Muchas personas ignoran un producto que les decepciona al no hacer nada en absoluto. Como consumidor, tiene derecho a que su producto sea reembolsado o reemplazado por otro. Estas son algunas de las razones por las que escribir una carta de queja es eficaz:

Se notificará a la empresa de cualquier producto defectuoso en su línea que pueda causar más peligro a otros. Al ponerse en contacto con ellos, pueden ver por qué estaba defectuoso y evitar que vuelva a suceder.
Las empresas odian ver a un cliente insatisfecho, por lo que tiene muchas posibilidades de que su producto sea reemplazado o reembolsado.
Para bebidas y alimentos, en lugar de un reemplazo, puede recibir cupones gratis o incluso productos gratis. Las empresas siempre los agregan para endulzarte.
Un restaurante u otra empresa que brinde un servicio se puede llamar la atención de un miembro del personal que no esté haciendo su trabajo correctamente.
Si algo no está bien, ¡confiesa! Pagó su dinero por ese producto o servicio, por lo que debería tener un producto de alta calidad. ¡Nunca te quedes callado porque resolverás tu problema con bastante rapidez!

La siguiente carta es una queja por un teléfono inteligente defectuoso.

William, dominio público, a través de Pixabay

Modelo de carta para un teléfono inteligente defectuoso

Querido señor, señora, Recientemente compré un teléfono inteligente Samsung Galaxy S5 en Super Stores, Baker Street, Londres el 17 de julio. La garantía es válida por un año y el número de referencia en la caja decía SSF319.

El teléfono inteligente estaba defectuoso y estoy muy decepcionado con sus productos. El teléfono inteligente sigue mostrando la pantalla del menú, pero no me permite acceder a las aplicaciones ni abrir una nueva ventana. La pantalla permanece congelada en la pantalla del menú.

Le pido que repare el teléfono lo antes posible, preferiblemente dentro del plazo que se indica a continuación.

Se adjunta la garantía suministrada con el teléfono junto con el recibo que me dio la tienda cuando lo compré. Encontrará todos los códigos de referencia necesarios en estos documentos.

Me gustaría recibir una respuesta en el plazo del 27 de julio al 10 de agosto y me gustaría que el teléfono esté completamente reparado y funcione normalmente.

Espero que esto no vuelva a suceder a otros clientes. Seguiré siendo un cliente suyo si se modifica el problema. Espero que se solucione el problema y tengo la máxima confianza en que así será.

Atentamente, Susan Wells

Modelo de carta por mal servicio en el restaurante

Querido señor, señora, Le escribo para detallar mi decepcionante experiencia en Taco Hut, el miércoles 26 de julio. Como cliente habitual suyo, me molesta mucho decir que tuve una experiencia de lo más horrible en su restaurante.

Cuando pedí mis tacos, ¡el personal retrasó completamente el proceso al ignorar mi pedido! Cuando les pregunté si podía pedir, lo aceptaron, pero fueron muy rápidos y groseros. Un miembro del personal con el nombre de "Emma" sirvió el pedido, pero no fue lo que pedí en primer lugar. Ella no quiso cambiar el orden y me dejaron comer comida que no pedí en primer lugar.

Creo que el personal necesita un cambio de actitud hacia sus clientes. Me gustaría que hicieran su trabajo correctamente y fueran amables y serviciales. Su agilidad y su actitud de "uf, otro cliente" deberían desaparecer. y La única forma de lograr un restaurante exitoso es con un personal amable que esté dispuesto a ayudar.

Seguiré siendo cliente suyo una vez que se haya corregido el problema. Por favor notifíqueme cuando haya un cambio.

Tuyo sinceramente, Susan Wells.

¿Cuál es la mejor manera de presentar una queja: carta o correo electrónico?

Puede ser difícil decidir si escribir un correo electrónico o una carta. Ambos tienen sus ventajas y desventajas, pero generalmente se prefiere si escribió una carta escrita a mano. Esto se debe a que la compañía lo tomará más en serio y puede enviarle por correo la reparación / reemplazo mucho más rápido.

Sin embargo, algunas empresas (como Apple) no tienen una dirección válida a la que pueda escribir para una reparación, por lo que tendrá que enviarlas por correo electrónico al departamento correspondiente.

Consejos

Los siguientes consejos principales lo ayudarán en su curso a resolver el problema.

Sé conciso. Cualquier tipo de burla o despotricación sobre el tema solo resultará en confusión y frustración para el lector, ¡y eso es lo último que desea! Las empresas quieren cartas formales y concisas que se puedan escanear fácilmente y luego utilizar para recuperar información vital, como lo que está mal, el período de tiempo en el que desea una respuesta y lo que solucionará el problema. Esto hará que el proceso sea rápido y sencillo.
¡No digas palabrotas, te pongas desagradable ni muestres mal genio! ¡Esa es una muy mala vibra para dar y solo empeorará las cosas!
No amenace a la empresa a menos que haya consultado a un abogado. Para problemas pequeños, como productos defectuosos, no es necesario realizar amenazas legales.
Asegúrese de darles la impresión de que continuará siendo un cliente suyo si resuelven el problema. Si dices que nunca volverás a comprar sus productos, es posible que ignoren tu carta y nunca solucionen el problema. Pero al decirle que si le reembolsan / cambian asuntos, lo harán para mantenerlo como cliente.
Dé un marco de tiempo cuando desee una respuesta o resolución. Esto mantiene todo rápido y funcionando sin problemas. Sin un marco de tiempo, es posible que la empresa no responda durante semanas.

¡Se agradecen todos los comentarios! ¿Alguna vez experimentó un producto o servicio insatisfactorio? Comparte tu experiencia a continuación. ¡Gracias por leer!