Cómo formatear y escribir una carta comercial profesional

Una carta comercial es un ritual diario para algunos.

¿Por Petar Miloševi? (Trabajo propio), CC-BY-SA-3.0, vía Wiki Commons

La comunicación empresarial es la clave para dirigir una empresa rentable y respetada. Una carta comercial es un ritual diario para muchas empresas y sus empleados. Una carta comercial puede hacer o deshacer un trato comercial y, obviamente, una carta bien escrita puede sellar mejor el trato.

Ejemplo de formato de carta comercial profesional. Los números se refieren a los componentes principales de una carta comercial.

Teresa Coppens, 2012

Componentes principales de una gran carta comercial

Hay diez componentes principales de una gran carta comercial:

Dirección del remitente
Fecha
Dirección del destinatario
Una buena primera impresión (saludo)
Razón para escribir (el cuerpo de la carta)
Terminando al pie de la letra
Refiriéndose al contacto futuro
Cierre de la carta
Recintos
Iniciales de mecanógrafos

1. Dirección del remitente

Este componente a menudo se incluye en el membrete de la empresa. Sin embargo, si no está usando membrete, la dirección del remitente aparece justificada a la izquierda a dos pulgadas de la parte superior de la página. Incluya solo la dirección postal, la ciudad y el código postal seguidos de un número de teléfono de contacto, número de fax y dirección de correo electrónico, si corresponde. La fuente apropiada para su carta debe ser fácil de leer y formal. La fuente más aceptada es Times New Roman, tamaño 12, que es una fuente conservadora.

2. Fecha

Este componente se utiliza para indicar la fecha en la que se escribió la carta. Si le ha llevado varios días redactar la carta, utilice la fecha en la que se terminó. Cuando escriba a empresas dentro de los Estados Unidos, utilice el formato de fecha estadounidense que coloca el mes antes del día (12 de abril de 2012). La línea de fecha debe estar justificada a la izquierda y aparecer una línea debajo de la dirección del remitente.

3. Dirección del destinatario

Deje una línea en blanco después de la dirección del remitente seguida de la dirección del destinatario, que también debe justificarse a la izquierda. Para direcciones internacionales, escriba el nombre del país en letras mayúsculas en la última línea. Si es posible, debe escribir a una persona específica. Llame a la empresa o hable con los empleados de la empresa si no sabe el nombre de la persona. Incluya un título personal exacto, como Sra., Sra., Sr. o Dr. Si tiene dudas sobre la preferencia del título personal de una mujer, use Sra.

4. Una buena primera impresión (saludo)

Su primera impresión en el lector será el saludo de su carta. Asegúrese de que el nombre y el cargo de la persona sean precisos y estén bien escritos. Si ha sido imposible encontrar el nombre de la persona, use “Estimado señor o señora:” Si no está seguro del sexo de la persona, puede usar el nombre completo en un saludo. Por ejemplo, podría escribir Estimado Chris Williams: si no estuviera seguro del sexo de Chris. El nombre en su saludo debe ser el mismo que se utilizó para la dirección del destinatario. Deje una línea en blanco después del saludo.

5. Razón para escribir una carta comercial (el cuerpo de la carta)

Las cartas comerciales se pueden escribir por muchas razones, como:

Consulta (para solicitar información)
Solicitar (pedirle a alguien que haga algo)
Disculpa (pedir perdón)
Queja (para quejarse de un problema)

Al escribir una carta de consulta o solicitud, puede comenzar su carta diciendo: "¿Podría usted…?" O "Le agradecería que lo hiciera…". Al dar una mala noticia o disculparse, debe tener tacto y cortesía, dando la razón por el problema. "Desafortunadamente, no podremos procesar su pedido a tiempo debido a…" o "Desafortunadamente, no podremos reunirnos con usted en este momento debido a compromisos anteriores abrumadores".

Utilice un formato de bloque al escribir su carta. No aplique sangría a los párrafos, sino a espacios simples. Deje un espacio en blanco entre párrafos. Al escribir una carta comercial, es muy importante recordar que la concisión es clave. En el primer párrafo, abra de manera amistosa y luego indique su propósito por escrito. El siguiente párrafo debe proporcionar detalles que justifiquen el motivo de la redacción. Un tercer párrafo puede proporcionar información de antecedentes y detalles de respaldo.

6. Finalización de la carta comercial

El párrafo de cierre debe reafirmar el propósito de la carta y, si es necesario, solicitar algún tipo de acción. "Por favor comuníquese con nosotros si tiene alguna otra pregunta." "Me gustaría reunirme con usted cuando le sea conveniente para discutir este asunto más a fondo". Asimismo, si se van a adjuntar documentos, se debe indicar en el párrafo final. "Por favor, encuentre adjunto…"

7. Permitir el contacto futuro

El párrafo de cierre también debe hacer referencia a contactos futuros, como "Espero reunirme con usted el próximo miércoles".

8. Cierre de la carta

El cierre de su carta depende de su relación con el destinatario. "Atentamente," es mucho más formal que "Atentamente". Si el lector es conocido por usted, entonces se puede utilizar "Saludos cordiales". Después del cierre apropiado seguido de una coma, deje cuatro líneas para su firma y luego escriba su nombre y cargo.

9. Recintos

Si se incluyen adjuntos con la carta, indíquelo escribiendo 'Enc.' una línea debajo del cierre. Si se incluyen varios documentos, es apropiado nombrar cada documento.

10. Iniciales de mecanógrafos

Si redactó la carta, pero otra persona la mecanografió o la ha escrito para otra persona, las iniciales de la mecanógrafa aparecen después de los adjuntos. Si usted es el remitente y escribió la carta usted mismo, omita las iniciales del mecanógrafo.

¡Tome su tiempo!

Las cartas comerciales profesionales siguen un esquema formal que les da un aspecto refinado. Sin embargo, el contenido es la característica más importante que asegurará un resultado positivo para el propósito de su carta. Es imperativo que su ortografía y gramática sean impecables. Por lo tanto, revise su trabajo dos o tres veces antes de enviarlo. Asegúrese de que su fraseo sea cortés, discreto y directo. Los ejecutivos tienen limitaciones de tiempo y no es probable que dediquen tiempo a leer prosa que divaga y tarda demasiado en llegar al punto. Tómese el tiempo para seguir las pautas de este artículo y edite cuidadosamente su contenido conciso, y el resultado será una carta profesional.