Cómo hacer la asignación de recursos en Excel

Introducción

La planificación de recursos puede ser uno de los aspectos más desafiantes de la gestión de proyectos, especialmente si está solicitando hacerlo para varios equipos de proyectos en toda una organización durante un largo período de tiempo. Si tiene Microsoft Project Server, puede realizar la asignación de recursos con bastante facilidad porque Microsoft Project Server puede buscar en todos los proyectos de su organización y decirle dónde está asignado un recurso específico. Sin embargo, la edición estándar de Microsoft no le permite hacer eso, y en ese momento es más fácil consultar los cronogramas de su proyecto en Microsoft Project o en otro lugar, y crear la documentación de asignación de recursos en Excel. Este artículo lo guía a través de todo lo que necesita para hacer su documentación de recursos en Microsoft Excel.

Trabajar en la asignación de recursos puede parecer que estás resolviendo un gran rompecabezas.

Crea una lista

El primer paso es crear una lista de todos los recursos que será responsable de asignar. Si esto es para un solo proyecto o un departamento pequeño, es probable que pueda hacerlo por su cuenta, pero si está asignando recursos a un departamento grande donde los empleados están trabajando en cientos de proyectos, es posible que deba trabajar a través de un departamento de soporte para asegurarse de que tiene la lista completa de nombres. Haga que alguien revise la lista. No desea comenzar a mover a la gente y ajustar los plazos del proyecto, solo para descubrir que había otras personas que podrían haber llenado algunos de los agujeros.

Incluya el trabajo de apoyo

En algunas empresas, los empleados que trabajan en proyectos también realizan una buena cantidad de trabajo de apoyo. El porcentaje de trabajo de apoyo que realizan los empleados varía de una empresa a otra y de un empleado a otro. Es importante comprender qué porcentaje de trabajo de apoyo necesita para integrar los números de cada empleado durante el día laboral promedio o la semana laboral durante la duración para la que está asignando recursos. Y si usted no es la persona que está lo suficientemente familiarizada con la carga de trabajo de los empleados, asegúrese de obtener esa información de alguien que sí lo esté. Si adivinas y está mal, perderá tus números de una manera importante que puede generar mucho dolor.

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Conozca la duración que está asignando

Como punto de aclaración, siempre verifique la duración para la que se le solicita que asigne recursos. Pronosticar dónde estarán las personas a corto plazo es algo más fácil de hacer, pero cuanto más lejos se le pida que mire, mayor será el riesgo de que se equivoque y si no tiene que poner un número por ahí, es posible que desee considerar seriamente no hacerlo.

Reúna los horarios del proyecto

El pronóstico que hace como parte de la asignación de recursos se vuelve mucho más preciso si tiene como entrada los cronogramas completos del proyecto. Incluso si el proyecto aún no ha comenzado formalmente, debería poder reunir un cronograma básico del proyecto de alto nivel que describa todas las tareas conocidas que deberán realizarse. Sin embargo, en esa etapa, el trabajo de desarrollo probablemente será una gran cantidad de tiempo sin detalles, ya que una estructura de desglose del trabajo que detalla todas las tareas aún no se habrá construido. Pero aún debería poder juntar los nombres de las personas que realizan el trabajo de desarrollo, junto con los nombres de las personas asociadas con todas las demás tareas. Después de revisar el caso comercial y una conversación con la entidad comercial que solicitó el proyecto,Tendré una idea de muy alto nivel de la complejidad del proyecto y podré pronosticar la duración de cada una de las tareas a partir de eso. Si el proyecto ya está en marcha y hay una estructura de desglose del trabajo que menciona todas las tareas asociadas con el trabajo de desarrollo, entonces tendrá información aún más detallada sobre quién trabajará en qué y cuándo.

La nivelación de recursos es un paso final crítico en el trabajo en la asignación de recursos, ya que ayuda a las empresas a comprender cuándo escalar su fuerza de trabajo hacia arriba y hacia abajo, y ayuda a los gerentes de proyecto a establecer cronogramas de proyectos realistas.

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Cree su hoja de cálculo de asignación de recursos

Los pasos para canalizar toda la información que ha recopilado en una hoja de cálculo de asignación de recursos en Excel son los siguientes:

Abra un nuevo libro de trabajo en Excel y cree nuevas hojas para cada recurso para el que necesitará hacer una previsión.
En la primera hoja, comenzando un puñado de filas hacia abajo, comience a ingresar los nombres de los proyectos en los que la persona estará trabajando en la primera columna, con cada proyecto en su propia fila.
En la fila vacía directamente arriba de donde ingresó su primer proyecto, salte a la segunda celda de la fila y comience a ingresar los días individuales o los rangos de fechas de una semana para la duración para la que necesita hacer la asignación de recursos en esa fila. En última instancia, esto depende de cuán granular usted o su jefe quieran ser.
Abra el cronograma del proyecto para el primer proyecto de su lista y filtre solo las tareas en las que participó el recurso que está viendo. Encuentre la duración de la primera tarea en la que estuvo involucrado el recurso y cambie a la hoja de cálculo de asignación de recursos que está creando. Navegue a las celdas en esa fila del proyecto que se alinean con ese día o rango de una semana, y luego ingrese la cantidad de horas que ve ese recurso en ese período de tiempo. Repita este paso para todas las tareas en todos los proyectos para todos los empleados.
Ingrese una fórmula en la parte inferior de cada día o columna de rango de fechas de una semana que sume el número total de nuestros en esa columna que también tenga en cuenta el trabajo de apoyo necesario para ese recurso.
Revise los totales. Si usó días de trabajo estándar y únicos, cualquier día en el que parezca que un empleado dedicará más de ocho horas es una señal de alerta y debe ser examinado. Es muy normal tener esto cuando se va a sumar los números, y realmente resalta cómo la mayoría de las organizaciones sobreasignan sus recursos y ni siquiera se dan cuenta hasta que pasan por un ejercicio como este.
Nivele sus recursos. Aquí es donde se realiza el ejercicio de transferir el trabajo a otras personas o extender la duración de las tareas para que todos estén asignados de manera adecuada.