Cómo diseñar un kit de medios

Heidi Thorne (autor) a través de Canva

¿Crees que no eres digno de la prensa? El hecho es que probablemente lo seas. La clave es saber cómo presentarse a sí mismo y a su negocio a los medios de comunicación para que usted y su historia puedan ser considerados para su publicación en periódicos, revistas, programas de televisión, sitios web y más.

Su kit de medios es su "folleto de ventas" de relaciones públicas. En este artículo, aprenderá a diseñar un kit de medios que muestre a los posibles editores y periodistas lo que tiene para ofrecerles a ellos y a sus audiencias.

¿Qué es un kit de medios?

En primer lugar, hablemos de qué es un kit de medios. En realidad, hay dos tipos de kits de medios: uno para atraer el interés potencial de los medios y el otro para atraer anunciantes potenciales para su publicación, blog o programa. El que discutiremos en este artículo es atraer a los medios.

En pocas palabras, es una herramienta de relaciones públicas que es una colección de documentos, generalmente empaquetados de manera atractiva en algún tipo de carpeta o sobre, distribuidos a miembros de la prensa y otras partes interesadas para que puedan aprender más sobre usted fácilmente. A diferencia de un kit de ventas que le daría a los clientes, lo vende a usted y a su empresa como sujetos potenciales para aparecer en varias publicaciones, transmisiones y eventos.

Aquí hay una lista de elementos comunes que incluiría en un kit de medios:

• Ficha de contacto y / o tarjeta de presentación.
• Folleto de la empresa más reciente.
• Copias de comunicados de prensa recientes y / o relevantes.
• Lista o copias de menciones o artículos recientes publicados sobre usted y su negocio.
• Fotos de alta calidad (un gran punto de venta), videos y / o clips de audio que lo destacan a usted, su empresa, productos y servicios recopilados en una lista que muestra dónde se pueden descargar en la web. También puede incluir un CD / DVD de ellos, pero generalmente no vale la pena el gasto.
• Libros blancos u otros informes que pueda haber publicado.
• Orador promocional de una hoja (si desea participar en conferencias).

(Un poco más tarde, hablaremos de los kits de medios digitales que, en muchos casos, reemplazan a los físicos).

Los editores y reporteros pueden tomar sus comunicados de prensa y fotos directamente de su kit e incluirlos automáticamente en un próximo número o transmisión. También pueden comunicarse con usted para obtener más información si creen que su historia tiene mérito y se ajusta a sus calendarios editoriales u otros proyectos editoriales que tienen en progreso. O es posible que nunca se comuniquen contigo. (Lo siento, sucede). Pero su paquete bien diseñado puede ayudar a abrir más puertas a oportunidades rentables de relaciones públicas.

Consejos para ahorrar dinero

Supongo que debido a que está buscando en Internet consejos sobre kits de medios, no está trabajando para una importante agencia de publicidad o relaciones públicas. Si lo fuera, ni siquiera estaría preguntando. También supongo que no ha contratado una agencia de este tipo para preparar su paquete de medios de relaciones públicas. Si lo hiciera, ellos se encargarían de todo esto por usted.

Así que usted, como propietario o empresario de una pequeña empresa, probablemente va a hacer esto por su cuenta. Y con presupuestos típicamente ajustados en empresas más pequeñas, querrás encontrar consejos para ahorrar dinero para lucir profesional sin tener que contratar a alguien que lo haga por ti.

De hecho, es un proceso bastante sencillo. Los grandes del mundo empresarial suelen gastar para tener carpetas e insertos especialmente impresos y diseñados. Pero eso no suele ser necesario.

Así que veamos rápidamente las piezas de esa lista de contenido del kit anterior. ¿Alguno de ellos, excepto su folleto de ventas, debe imprimirse comercialmente? ¡No! Con los servicios de fotocopias actuales (como en FedEx, UPS, tiendas de suministros de oficina y tiendas de impresión rápida), a menudo puede imprimir directamente desde su archivo digital para crear copias nítidas y limpias de sus encartes. Es mucho más económico que imprimirlos comercialmente, especialmente si solo necesita unos pocos kits, digamos menos de 100.

Para su carpeta, puede comprar algunas carpetas de papel de dos bolsillos de alta calidad, generalmente por menos de un par de dólares cada una (a veces mucho menos) en línea o en tiendas de suministros de oficina. Las carpetas con acabado brillante le dan un aspecto elegante.

Para personalizar la carpeta para su empresa, coloque una etiqueta más grande con el nombre, el logotipo, el eslogan (o la descripción de un par de palabras de su empresa) y el sitio web de su empresa en la parte frontal de la carpeta. Si planea imprimir en su impresora de inyección de tinta, use etiquetas de la más alta calidad que pueda encontrar.

El kit de medios digitales

Es realmente fácil y económico crear un kit de medios digitales. En estos días, muchos editores y reporteros incluso prefieren sus materiales digitales más que una carpeta llena de papel.

Primero, necesita configurar una página de "Prensa" en su sitio web o blog. Sube todos los documentos de tu kit de medios a tu sitio web. En la página de Prensa recién creada, cree un breve párrafo de introducción que brinde a los miembros de los medios una descripción general rápida de usted y su empresa. Luego siga con una lista de enlaces a cada uno de los documentos de su kit de medios.

¡Fácil, tonto, listo!

¿Qué hago con mi kit de medios?

Tiene su kit de medios listo para usar. ¿Ahora que?

Una vez más, a diferencia de un kit de ventas, no enviará su paquete de prensa como si fuera un correo directo. Estas son las formas en que se distribuyen normalmente los kits de medios:

• Envíelo a los contactos de los medios relevantes si lo solicita.
• Envíe junto con los argumentos de la historia a los editores.
• Ponlos a disposición en salas de prensa o salones en ferias y exposiciones. Este privilegio de distribución generalmente solo se otorga a aquellas empresas que exhiben oficialmente en estos eventos. Solo un aviso: cuando estaba en el negocio de las ferias comerciales, solíamos tirar a la basura todos los kits de medios que los no expositores llevaban al área de prensa.
• Téngalos disponibles en el stand de su feria comercial para los contactos de los medios que puedan pasar.
• Publique su kit de medios digitales en la página de prensa de su sitio web para que los miembros de los medios tengan acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año.
• Envíe a los organizadores de eventos que quieran contratarlo para participar en conferencias.

© 2013 Heidi Thorne