Cómo delegar tareas a subordinados

La delegación de responsabilidades demuestra la fe del supervisor en sus subordenados.

Autor

El arte de la delegación

Con presupuestos ajustados y menos empleados para hacer la misma cantidad de trabajo, los empleadores han tenido que aprender a trabajar con menos. El hecho es que los desafíos económicos de los últimos años han requerido cambios en la forma en que los empleadores realizan negocios. Los gerentes han tenido que delegar tareas a los subordinados y reasignar el trabajo debido a cargas de trabajo pesadas que ya no pueden ser manejadas por una sola persona. El lugar de trabajo ya no es lo que solía ser. Los empleadores han aprendido una nueva forma de hacer negocios antiguos sin dejar de crecer. El arte de la delegación es una herramienta que los gerentes han utilizado con frecuencia a lo largo de los años porque saben que no pueden hacerlo todo. Cuando el trabajo se delega de manera adecuada, los gerentes pueden cumplir los objetivos de la organización de una manera eficiente y eficaz. Después,los empleados se benefician de poder brillar a medida que crecen y se desarrollan profesionalmente a partir de la experiencia.

¿Cuál es la definición de delegación?

"Delegación", según la definición del Diccionario gratuito Merriam-Webster, es "el acto de empoderar para actuar en nombre de otro".

¿Qué tareas podría delegar a sus subordinados?

En el lugar de trabajo, los supervisores a menudo delegan responsabilidades, tareas específicas o deberes a un empleado. La delegación de tales tareas le permite a este empleado tomar ciertas decisiones que normalmente no tomaría. El acto de empoderar a un empleado para que ejecute una tarea o asuma una responsabilidad es un gran recurso para cualquier organización porque permite a los empleados adquirir una valiosa experiencia laboral. La experiencia práctica que se obtiene al realizar el trabajo, en lugar de ver a otros hacerlo, puede ser gratificante.

En algunas organizaciones, los supervisores se muestran reacios a delegar responsabilidades. Para estos supervisores, es necesario tener un control total de todo lo que está bajo su autoridad. Otros llevan esta filosofía controladora más allá asumiendo que la única forma de hacer algo bien es hacerlo usted mismo. Pensar que uno puede hacer todo solo es una tontería porque se necesita el esfuerzo de todo el equipo para tener éxito. Las razones por las que los supervisores delegan responsabilidades a los subordinados varían. Sin embargo, el resultado final puede ser gratificante para el empleado, el supervisor y el lugar de trabajo.

¿Por qué los supervisores delegan?

Los supervisores eligen delegar tareas a sus subordinados por diversas razones. Las razones comunes para delegar son:

Oportunidad de crecimiento profesional: los empleados a quienes se delegan nuevas responsabilidades tienen la oportunidad de sobresalir en una tarea que se les ha confiado a su cuidado y dirección. Los supervisores que delegan ciertas tareas seleccionan a alguien que pueda realizar el trabajo de una manera que conduzca a un resultado exitoso.
Capacitación cruzada: los supervisores inteligentes saben que una organización eficaz incluye un personal completo que puede intervenir para cubrir cuando el supervisor no está debido a una enfermedad o vacaciones. La delegación de tareas permite esta oportunidad.
Nuevos proyectos y tareas para el empleador: si a la organización se le ha dado una nueva responsabilidad, los supervisores podrían encontrar la nueva tarea como una gran oportunidad para la delegación de nuevas responsabilidades. Dado que la tarea delegada debería ser la que haría el supervisor, la nueva tarea podría ser algo nuevo para la organización que podría requerir la diligencia del subordinado con la supervisión del supervisor. Si bien el supervisor no debe ser autoritario ni escrutar cada movimiento, el supervisor debe estar disponible en caso de que el subordinado con la nueva tarea delegada necesite ayuda o dirección.
Personal limitado en la organización: la reducción de personal debido a restricciones presupuestarias requiere que las organizaciones reasignen tareas de vez en cuando. Los supervisores a menudo evalúan a su personal por sus fortalezas y debilidades para determinar la mejor persona para realizar la tarea delegada. Dado que los supervisores tendrán que esforzarse demasiado para seguir participando en gran parte del trabajo, a menudo se hace necesario delegar algunas responsabilidades a los subordinados.
Necesidad de demostrar apoyo al equipo: la delegación de responsabilidades demuestra la confianza que tiene el supervisor en que sus subordinados bajo su supervisión asuman la responsabilidad.

La conclusión para la mayoría de los supervisores es que no pueden hacer todo por sí mismos. Cualquier supervisor que crea que puede es tonto porque se necesita la contribución de todos en el equipo para que una organización tenga éxito. Los supervisores deben recordar que cuando sus empleados brillan, ellos también lo hacen. Además, al confiar ciertas responsabilidades a los empleados, el supervisor está demostrando su confianza y fe en el equipo. Cada empleado de una organización tiene una contribución que hacer al éxito de la organización. Pensar que las metas que se alcanzan o el éxito que se experimenta no se debe a los empleados que ayudan a alcanzar esas metas es miope del supervisor. Un gran liderazgo es necesario con el fin de liderar y dar un buen ejemplo al equipo. Sin embargo,se necesitan los esfuerzos de todo el equipo para tener éxito. Delegar tareas al personal apropiado ayudará al supervisor a guiar a otros hacia su propio desarrollo profesional.

Seleccionar a la persona adecuada para el trabajo

Una vez que un supervisor ha determinado la necesidad de delegar una responsabilidad, el siguiente paso será seleccionar a la mejor persona para la tarea. La delegación de tareas a los empleados debe realizarse de manera que garantice una experiencia exitosa para el empleado al que se le confía la nueva oportunidad. Si bien es cierto que existen muchos niveles de responsabilidades y la importancia de las tareas reasignadas, hay algunas cosas similares a considerar por parte del supervisor. Algunas cosas útiles a considerar al decidir delegar responsabilidades son:

Nunca delegue una tarea a un subordinado enojado. Deje que prevalezcan las cabezas más frías al examinar verdaderamente la naturaleza del trabajo y quién en el equipo tiene la capacidad para tener éxito en su realización. La delegación de una tarea nunca debe hacerse con ira o como castigo.
Seleccione a la persona con experiencia y formación relevantes. Para seleccionar a la mejor persona para la tarea, los supervisores deben observar la experiencia, educación y capacitación que tienen los miembros individuales del equipo. Dado que el supervisor quiere que el empleado tenga éxito, será importante seleccionar al empleado que tenga la capacidad para realizar las tareas delegadas.
No aceptes un no como respuesta. Dado que la oportunidad de asumir la responsabilidad puede ser algo abrumadora para el empleado seleccionado, será necesario ofrecer la tarea de una manera de apoyo para que el empleado sepa que no será "arrojado a los lobos". Más bien, el supervisor debe estar en comunicación constante para mostrar su apoyo a este empleado y su fe en que harán el trabajo.
Premie el buen desempeño. Delegar una tarea es una oportunidad para premiar el buen desempeño y ofrecer una nueva ocasión para ver brillar y crecer profesionalmente a un empleado.
No dejes que los prejuicios personales sean el factor determinante para la selección del empleado. Los supervisores siempre deben seleccionar al empleado de una manera que sea solo por razones comerciales. Dejar todos los prejuicios fuera de la selección del empleado es primordial porque esta tarea puede verse como una ventaja. La delegación no debe ser una ocasión para que se muestre favoritismo.

La comunicación es crucial

Una vez que se haya tomado la decisión de delegar y se haya seleccionado al subordinado, será importante que los supervisores vuelvan a consultar con el empleado periódicamente para ofrecerle el apoyo o la orientación necesarios. La comunicación con ese empleado se vuelve crucial porque ofrece otra oportunidad para mostrar la fe que le confió al empleado la responsabilidad delegada. Los supervisores pueden optar por exigir a estos empleados que proporcionen actualizaciones periódicas sobre el progreso de la tarea. Además, durante las reuniones periódicas y la reunión anual de evaluación del desempeño, los supervisores pueden dar algunos comentarios importantes sobre cómo está progresando la responsabilidad delegada. Los empleados agradecerán la oportunidad de proporcionar comentarios al supervisor.

La delegación puede fortalecer el lugar de trabajo

Como se mencionó anteriormente, cada empleado en el lugar de trabajo tiene una contribución valiosa que hacer para alcanzar las metas del lugar de trabajo. Los lazos fortalecidos que existirán entre supervisores y empleados serán un resultado directo de la experiencia que el empleado gane al ser encomendado una tarea delegada. La necesidad de que el empleado y el supervisor trabajen entre sí para comunicar cualquier problema que esté ocurriendo se satisfará cuando tanto el empleado como el supervisor se reúnan regularmente para discutir el trabajo que se está realizando. Sin duda, la relación de trabajo puede mejorarse si se establece la confianza de forma regular entre el supervisor y el subordinado. Los empleadores que utilizan la delegación por las razones apropiadas y para las personas que pueden manejar la responsabilidad tendrán más éxito debido al desempeño unificado de los supervisores y subordinados.