Cómo delegar eficazmente en el trabajo

¿Te estás ahogando en un mar de papeleo?

Al final de cada día de trabajo, ¿te avergüenza la cantidad de cosas que aún no se han tachado de tu lista de tareas pendientes?

¿Se siente abrumado por todos los compromisos que ha hecho con otras personas?

Al mismo tiempo, mientras está estresado por lo mucho que tiene que hacer, ¿se siente ansioso por dejar que otras personas intervengan para ayudarlo?

Si esto le suena a usted, entonces es hora de aprender el arte de la delegación efectiva.

¿Se acumula el trabajo en su escritorio? Esa es una señal de que debe comenzar a priorizar su tiempo y delegar más trabajo a su personal.

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La delegación es crucial

Si está en una posición de liderazgo en el trabajo, debe aprender a delegar tareas al personal de manera justa y eficaz, de lo contrario, será usted quien se sienta abrumado y comience a tener un desempeño inferior.

La razón más común por la que las personas no delegan más trabajo a otras personas, incluso cuando están enterradas bajo una montaña de papeleo, es el miedo a dejarlo ir. Delegar una tarea a un empleado, un amigo o un miembro de la familia significa que debe renunciar a su necesidad de controlar el resultado.

¿Cuál es la definición de delegar?

Según varios diccionarios, el verbo delegar significa enviar o designar como suplente o representante; comprometerse (poderes, funciones, etc.) con otro; transferir poder a alguien o asignar autoridad. Con definiciones como esta, ¿es de extrañar que algunas personas tengan miedo de delegar el trabajo a otras personas, incluso cuando están abrumadas?

La delegación efectiva, sin embargo, no se trata realmente de ceder el control o renunciar al rol de liderazgo. Se trata de elegir a las personas adecuadas para hacer el trabajo correcto, de modo que todos alcancen objetivos comunes.

¿Cómo decide qué tareas deben asignarse a otra persona y cuáles deben mantenerse en su carpeta de trabajo? Al elegir proyectos que necesita que alguien complete en su nombre, recuerde que el liderazgo no se trata de descargar proyectos aburridos que no desea hacer. Las personas que pasan la pelota de esta manera tienden a administrar por autoridad, en lugar de predicar con el ejemplo. Si está repartiendo trabajos que no tocaría con un poste de diez pies, su personal lo sabrá. La delegación eficaz consiste en saber cuáles son sus prioridades laborales, no sus preferencias, y luego decidir dónde se necesita más su tiempo y energía. A continuación, se muestran algunos ejemplos de tareas que deberían delegarse:

• Elimine los trabajos que le roban el tiempo y los recursos que necesita para abordar problemas más importantes.
• Delega proyectos en los que no eres bueno. El verdadero liderazgo no significa que deba ser un experto en todo. Ser un líder se trata de averiguar quiénes son los expertos entre usted y luego reclutarlos para ayudarlo a hacer el trabajo. ¿Por qué pasar 8 horas jugando con un programa de diseño gráfico cuando hay alguien en su departamento que conoce el software de diseño de adentro hacia afuera y puede hacer el trabajo en una décima parte del tiempo?
• No se aferre a tareas que no lo desafíen a trabajar más duro, de manera más inteligente y más eficiente. Preste atención a esos "proyectos prácticos" que pueden engañarlo para que se sienta ocupado sin que realmente lo impulse.

Los líderes eficaces saben que la delegación de tareas es una habilidad esencial para la gestión del tiempo.

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¿Cómo puede la delegación de trabajo a otras personas mejorar sus posibilidades de promoción?

Asignar trabajo a otras personas le da la oportunidad de enfocar sus esfuerzos en proyectos que muestran sus talentos naturales.

• Asigne a su personal tareas que los desafíen y les hagan sentir que están haciendo una contribución significativa a la empresa. (¡Porque ellos son!)
• Siempre, siempre, siempre reconozca y dé el debido crédito a las personas que hayan completado las tareas que se les asignaron. Nunca se atribuya el mérito del trabajo de otra persona, incluso si es un líder de proyecto. La forma más rápida de socavar su capacidad para liderar a otros es fallar constantemente en agradecer y reconocer los esfuerzos de otras personas.
• Comprenda la descripción del trabajo de la persona a la que le pide que le ayude. ¿Tiene la autoridad para pedir su ayuda o informa a otra persona? Aprecia que la persona a la que le pidas ayuda puede tener que decir que no porque informa a otra persona. Intente mantener abiertas las líneas de comunicación con todas las partes afectadas por su solicitud. No pongas a las personas en una situación difícil ni las amenaces con "Bien, iré a hablar con tu jefe y él te obligará a hacerlo".

No eres el único que gana cuando delegas tareas a tu personal.

Sus empleados también ganan porque tienen la oportunidad de desarrollar sus propias habilidades. Cuando un miembro del personal aborda con éxito un proyecto difícil, aumenta su confianza en sí mismo. Al ofrecerle a su personal proyectos desafiantes, le está diciendo a su personal “Creo en usted. ¡Sé que puedes hacerlo!" Delegar puede ser una manera maravillosa de expresar su fe en sus empleados. Darle a un empleado una tarea que es tan fácil de hacer que un mono podría hacerla tiene el efecto contrario. Dice: "No creo que seas capaz de otra cosa que no sea un trabajo servil". Delegar tareas a un grupo de personas como un proyecto de equipo también es una excelente manera de fomentar sentimientos de conexión, responsabilidad compartida e inclusión en el lugar de trabajo.

© 2016 Sally Hayes