Cómo delegar

No se limite a deshacerse de su trabajo, delegado

Para cualquier persona nueva en un puesto de gestión, puede ser importante aprender a delegar asignaciones de forma eficaz. La delegación le permite desarrollar a los empleados, lograr más y hacer que las cosas que implementa sean más efectivas.

En las primeras etapas del proceso, delegar en un subordinado puede llevar mucho tiempo a medida que lo guía y lo monitorea, pero al final, ahorrará tiempo y frustración a medida que obtenga empleados cada vez más competentes y comprometidos que pueden relevarlo de deberes que no requiera su experiencia.

Las tareas debidamente delegadas también pueden motivar a los empleados, frustrar el aburrimiento y dar energía a los empleados con bajo rendimiento. Ciertamente, los empleados que asumen la responsabilidad de una asignación o proyecto están más interesados ​​en su resultado y es probable que estén motivados por la responsabilidad.

Sin embargo, una delegación eficaz requiere mucho más que descargar trabajo sobre otros. Es un proceso que requiere que:

• Identificar cuidadosamente qué tipos de tareas deben delegarse.
• determinar quién debe asumir la tarea
• dar seguimiento de manera consistente y comprensiva para asegurar su éxito

¿Qué tipo de cosas deberían delegarse?

Al aprender a delegar el trabajo, el primer paso es comprender qué tipo de cosas referirse a los demás.

Hay una variedad de tareas y asignaciones que pueden delegarse de manera apropiada.

• Ciertamente, las tareas que no requieren el nivel de habilidad de un gerente o aquellas que requieren una experiencia que el gerente no posee se encuentran entre las que pueden considerarse para reasignación.
• En una situación ideal, las cosas que un gerente delega a los empleados deberían motivarlos o enseñarles. Simplemente darle a un empleado trabajo adicional que hacer, lo que no le da la oportunidad de crecer o aprender, no es motivador. Para algunos empleados, esto significa que necesitan la responsabilidad de una tarea completa, mientras que para otros que operan en un nivel diferente, tener la responsabilidad de un solo aspecto de un proyecto es suficiente.
• Delegar tareas que simplemente estimulan a un empleado también puede ser bueno, ya que el aburrimiento puede ser una fuerza destructiva en el trabajo.
• Proporcionar asignaciones de capacitación cruzada es bueno por razones similares y puede ayudar a garantizar un lugar de trabajo que funcione sin problemas.

Cualquier tarea o asignación que se delegue a otra persona debe ser específica en su alcance y algo que ustedes dos puedan medir para que sepan cuándo se completó y qué tan exitosamente se hizo. Idealmente, el empleado que asume la asignación estará de acuerdo con asumirla como una responsabilidad.

Nota: No se debe delegar ninguna tarea que requiera el manejo de información confidencial o decisiones que sean responsabilidad de la gerencia; como cosas relacionadas con la planificación estratégica, la supervisión presupuestaria, la dotación de personal y la evaluación.

¿A quién se debe delegar la tarea o asignación?

El siguiente paso para aprender a delegar es comprender qué personas deben recibir el trabajo asignado.

• Para que la asignación o tarea tenga éxito, la persona que la asume debe tener el tiempo disponible para realizarla. Aplastar a un empleado con una expectativa irrazonable asegurará el fracaso del proyecto y probablemente destruirá la moral del empleado.
• Por supuesto, identificar a un empleado con las habilidades y calificaciones adecuadas para el trabajo es igualmente importante. Por ejemplo, pedirle a un empleado con mala comunicación que dirija un proyecto grupal probablemente sea una mala elección.
• Si bien es importante elegir a alguien con habilidades que coincidan, también es bueno tener una tarea que desafíe a un empleado a lograr un poco más.
• En general, un empleado asumirá fácilmente un deber delegado si siente que puede beneficiarse de él en su carrera al brindarle la oportunidad de mostrar sus talentos, dar un paso adelante o desarrollar una habilidad buscada. Esto también debe tenerse en cuenta al hacer su selección.

Planificación

Una vez que haya decidido qué tarea o asignación desea delegar y qué empleado es el candidato más probable, es hora de tener una charla para establecer metas claras y establecer un plan.

Claramente, el supervisor debe discutir:

• exactamente lo que le piden al empleado que asuma,
• cuál es el alcance de la asignación,
• por qué la tarea es crítica
• lo que ganará el empleado al asumir este trabajo; ¿Será para desarrollar nuevas habilidades, más remuneración o simplemente para satisfacer su interés en un área determinada?

Para asegurar la finalización exitosa del proyecto que satisfaga su satisfacción, es importante:

• definir exactamente lo que se va a lograr
• lo que constituirá el éxito
• el cronograma general para la finalización. Si el empleado está dispuesto a asumir la tarea, la planificación será la siguiente fase del proceso.

La delegación efectiva a partir de este punto girará en torno a esta próxima etapa de planificación. Un plan bueno y bien pensado garantizará que el empleado sepa:

• sus expectativas
• limitaciones de tiempo
• alcance de su responsabilidad
• tu papel en la tarea

Ustedes dos deben armar un plan que defina:

• cualquier recurso necesario (personas, equipo, materiales, etc.) necesarios para la asignación
• plazos específicos para la finalización de varias fases del proyecto
• cómo el supervisor supervisará el progreso.

Definir cómo se monitoreará el progreso es fundamental en este momento para asegurar que su rol sea discreto y esperado. Puede consistir en:

• un programa regular de informes escritos
• reuniones breves con actualizaciones verbales
• observaciones
• o alguna combinación de cada uno

También es importante asegurarse de que el empleado que asume la responsabilidad del trabajo tenga una voz activa en la planificación. Es posible que no hagan las cosas de la manera en que las haría usted, pero necesitan tener cierto control sobre cómo se hacen las cosas, ya que serán la persona, al menos parcialmente, responsable del resultado. Una vez más, no solo aceptan trabajo adicional, están aceptando responsabilidades.

Otra parte importante de asumir la responsabilidad es que se le otorgue la autoridad necesaria. Por ejemplo, si un empleado asume la responsabilidad de liderar un grupo en una asignación, el grupo y cualquier otro personal relacionado deben conocer el nuevo rol de liderazgo. Se debe pedir a cualquier otro gerente involucrado que los apoye y reconozca su autoridad en asuntos relacionados.

Asimismo, el empleado debe comprender los límites de su autoridad en el proyecto desde el principio, durante la etapa de planificación. Por ejemplo, si es necesario comprar materiales, necesitan saber si todas las solicitudes deben pasar por el gerente o si su juicio será la última palabra.

Ponerse en marcha

Un gerente que realmente sabe cómo delegar entiende que una vez que el plan está en marcha, su deber está lejos de cumplirse. Es un error grave soltar al empleado, no monitorear regularmente o brindar orientación según sea necesario. En última instancia, el éxito sigue siendo responsabilidad del gerente supervisor, aunque el trabajo diario recae en el empleado asignado.

Con el plan implementado, los informes y las actualizaciones deben realizarse de forma rutinaria y sin interrupciones. El gerente puede auditar a través de las interacciones planificadas.

Según la asignación y el empleado, el gerente puede proporcionar:

• ánimo
• realimentación
• orientación general
• asistencia en la resolución de problemas según sea necesario

Sin embargo, el empleado asignado debe ser guiado para que piense en los problemas y las soluciones en lugar de que esto se lo devuelva al gerente. El gerente debe intervenir solo cuando su función sea necesaria para ganar cooperación, para resolver problemas de naturaleza más amplia, etc. En general, el gerente debe actuar como entrenador y mentor.

Terminando

Al finalizar la tarea, es importante reconocer el evento. Si un proyecto no tiene éxito, el gerente tendrá que asumir la responsabilidad. Si la tarea fue exitosa, que suele ser así, entonces debería haber un reconocimiento público por el trabajo completado.

Las áreas para el desarrollo pueden identificarse independientemente del resultado general. Estos pueden orientar futuras asignaciones.

Como se mencionó anteriormente, la delegación puede ayudar a hacer más trabajo pero, en última instancia, también debería ayudar a desarrollar y motivar a los empleados. Depende del gerente:

• hacer asignaciones apropiadas
• planear cuidadosamente
• monitorear regularmente
• Asegurar el éxito de la tarea para una experiencia positiva.

© 2009 Christine Mulberry