Cómo convertirse en administrador de ofertas

¿Qué es Bid Manager?

Un administrador de ofertas redacta documentos de propuesta para otras empresas, tratando de obtener trabajo para su propia empresa.

Ellos escribirán una propuesta basada en un esquema de lo que el cliente ha especificado que quieren o responderán preguntas específicas planteadas por el cliente potencial.

El trabajo del administrador de ofertas es vender su empresa al cliente potencial para ganar el trabajo.

Un administrador de ofertas puede marcar una gran diferencia en los ingresos de una empresa y se considera un activo valioso en muchas industrias. Son más comunes en la industria de la construcción que cualquier otra.

¿Qué hace un Bid Manager?

Un administrador de ofertas recibirá una variedad de documentos de clientes potenciales con las siguientes abreviaturas:

• PQQ - Cuestionario de precalificación. Esta es la primera etapa del proceso de licitación y reduce los posibles proveedores o subcontratistas para el cliente.
• ITT - Invitación a licitación. Esta es la segunda etapa del proceso de licitación y debería resultar en que el cliente seleccione una organización final.
• BAFO - Mejor y última oferta. Algunos clientes agregarán una etapa final al proceso de licitación para tratar de reducir los precios que ha presentado en la etapa ITT.
• RFQ - Solicitud de cotización. Algunos clientes solo quieren un presupuesto sin demasiada documentación de ventas que normalmente produce.
• RFP - Solicitud de propuesta. Esto requiere una cotización y la documentación de ventas que cree para vender la empresa. Se le puede dar un esquema de lo que el cliente quiere ver o tendrá rienda suelta para producir una propuesta que crea que muestra a su empresa de la mejor manera.

Un administrador de ofertas responderá a estas solicitudes asegurándose de que comprendan completamente las instrucciones del cliente y produciendo un documento que los convencerá de contratar a su empresa para el trabajo.

Para producir esta documentación, probablemente trabajarán con una serie de partes interesadas en toda la empresa, incluido el asesor de salud y seguridad, el departamento comercial (para precios) y el departamento de operaciones (para determinar cómo se llevará a cabo el contrato).

El documento de propuesta generalmente tendrá una fecha límite. Los plazos pueden ser muy cortos (he tenido algunos en los que tenían un plazo de 24 horas) o pueden ser bastante largos (alrededor de seis semanas). Debido a esto, debe estar preparado para dedicar horas adicionales de vez en cuando para cumplir con estos plazos.

¿Qué habilidades necesito para ser un administrador de ofertas?

Una de las principales habilidades necesarias, de la que muchas personas carecen, es una excelente organización. Puede hacer malabarismos con varias licitaciones al mismo tiempo, y distintas personas completan partes de ellas. Necesita saber cómo avanza cada licitación y cuándo finalizan sus plazos. Para hacer esto, utilizo una hoja de cálculo personalizada en la que puedo anotar si he asignado partes del trabajo a otras partes interesadas, los plazos y el progreso realizado.

Los administradores de ofertas también deben tener muy buenas habilidades de comunicación escrita. Tratar de vender los productos o servicios de una empresa a través de palabras puede resultar muy difícil y el cliente no querrá pasar horas y horas leyendo un documento extenso. Debe poder dar al cliente una idea clara de lo que puede hacer sin dejar de ser conciso. Algunos clientes establecerán límites de palabras que debe cumplir.

También debe tener gran atención a los detalles, teniendo en cuenta sus requisitos exactos, ya que puede ser descalificado del proceso de licitación si no sigue sus instrucciones.

¿Cuál es el sueldo?

El salario de los gerentes de licitaciones puede variar ampliamente y depende de la experiencia y la industria en la que trabaja.

En el Reino Unido, el salario promedio es probablemente de entre £ 30 mil y £ 40 mil, pero no es raro ver puestos anunciados hasta alrededor de £ 80 mil. Con los salarios más altos, probablemente deba tener conocimientos especializados y calificaciones de un sector en particular y asumirá más responsabilidad con un equipo de licitación para administrar.

No es común trabajar a comisión.

¿Cómo obtengo mi primer papel?

Si su propia empresa tiene un puesto de gerente de ofertas, esta sería la mejor introducción al puesto si estuviera disponible, ya que ya conoce a la empresa lo suficiente como para escribir sobre él.

Sin embargo, es poco probable que muchos tengan esta oportunidad.

Ofrezca ayudar al administrador de ofertas actual respondiendo cualquier cuestionario pequeño que pueda tener. Responder a estas es una buena idea de los tipos de preguntas a las que tienen que responder en licitaciones más grandes.

Busque trabajos con las palabras 'oferta' o 'licitación' en ellos, como 'Redactor de ofertas' o 'Ejecutivo de ofertas', donde será parte de un equipo que asiste a un gerente de ofertas y podrá aprender el rol con un poco menos responsabilidad y recibir orientación del administrador de ofertas.

Asegúrese de escribir una buena carta de presentación para el trabajo, vendiéndose a sí mismo. Si no puede venderse a sí mismo en una carta, ¿cómo va a saber el empleador si podría vender su empresa?

Entré en mi primer puesto de administrador de ofertas cuando la empresa en la que trabajaba tuvo una reestructuración y creó un nuevo puesto de administrador de ofertas. Solicité el puesto y mejoré mi salario cuando acepté una oferta. Esta fue la oportunidad que me preparó para una carrera en la que he estado por poco menos de cinco años. Desde entonces, he aumentado mi salario en más del 60% de ese trabajo inicial y mis perspectivas de futuro son mucho más brillantes que antes.

Puedo decir sinceramente que disfruto de mi trabajo y, a pesar de las frustraciones con otros que no pueden ayudarlo cuando más los necesita, y el estrés de cumplir con plazos ajustados, es gratificante saber que algo que ha hecho ha tenido un impacto. efecto positivo en la empresa para la que trabaja.