Cómo ser un gran gestor de proyectos

Estos consejos y trucos te ayudarán a ser el mejor administrador posible.

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Un gran administrador de proyectos es alguien que se preocupa profundamente por comprender todos los aspectos de un proyecto antes de que despegue y luego se asegura de que todos estén al tanto, trabajando juntos y en la misma página durante todo el ciclo de vida de la gestión del proyecto. Los gerentes de proyectos de élite entienden que puede evitar muchos dolores de cabeza en las últimas fases de un proyecto si dedica mucho tiempo durante las primeras fases. Este artículo describe lo que hace que un administrador de proyectos sea excelente.

Cómo ser un gran gestor de proyectos

1. Tenga un plan claro.
2. Sepa cómo comunicarse con todas las partes interesadas.
3. Se honesto.
4. Gestione el alcance.
5. Sigue haciendo avanzar al equipo.
6. Abordar las disputas del equipo de inmediato.

1. Tenga un plan claro

Tener un plan de proyecto sólido al comienzo de sus proyectos no garantiza que el proyecto se descarrile más adelante, pero reducirá enormemente el riesgo de que eso suceda. Y si un proyecto se descarrila, te da algo tangible que puedes mostrarle a tu jefe que ilustra que hiciste todo lo posible para mantener las cosas encaminadas.

Si bien un plan de proyecto es en gran medida un documento vivo y dinámico que continuará cambiando y adaptándose a medida que los proyectos avancen a través de las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos, es necesario que los siguientes elementos se incluyan en el plan de su proyecto con anticipación y se actualicen con frecuencia.:

No solo es importante asegurarse de haber identificado a todas las partes interesadas, sino que también debe administrar la comunicación que reciben y sus expectativas durante todo el proceso.

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2. Sepa cómo comunicarse con todas las partes interesadas

Un gran gerente de proyecto debe ir más allá de tener un plan de comunicación sólido, y realmente trabajar para comprender las personalidades de las partes interesadas de su proyecto y lo que los motiva. Algunas partes interesadas pueden agradecer que pases por su oficina de vez en cuando y charles en persona sobre el estado del proyecto, mientras que otras partes interesadas solo querrán saber de ti si hay algún problema. También debe tener en cuenta las políticas de la oficina que pueden estar en juego entre las partes interesadas. La mayoría de los equipos de proyectos incluyen representantes de diferentes grupos funcionales, y esos grupos a menudo tendrán su propia agenda que están trabajando para impulsar.

Cómo obtener los requisitos del proyecto de las partes interesadas del proyecto

3. Sea honesto

Por encima de todo, un gran gestor de proyectos es siempre honesto y trabaja para establecer expectativas de forma adecuada, y si las noticias son malas, la responsabilidad de transmitirlas es suya. Sin embargo, a menudo puede suavizar el golpe proponiendo una solución. Puede que no sea la dirección que el equipo decida tomar, pero las partes interesadas siempre son más receptivas si presenta una solución en lugar de simplemente dejar caer un problema en su regazo. Además, exponga claramente el problema y cómo llegó allí, pero no trabaje para culpar a otras personas. Culpar a otras personas rara vez logra algo, y solo retrasa el inicio del trabajo en una solución.

4. Gestionar el alcance

Después de trabajar con todas las partes interesadas necesarias para recopilar los requisitos relacionados con el trabajo que se realizará, obtener la aprobación de esos requisitos, generar estimaciones y alinear los recursos en función de esos requisitos, es importante administrar ese alcance para evitar que el alcance se desvanezca.. La fluencia del alcance es el destructor final de proyectos y ocurre cuando una parte interesada sigue agregando requisitos al proyecto después de que la financiación y los recursos ya se han asegurado según las estimaciones iniciales. Cuando eso sucede, puede encontrarse rápidamente en una situación en la que intenta hacer más trabajo con la misma cantidad de dinero y la misma cantidad de recursos durante la misma duración, lo que a menudo resulta en un trabajo deficiente. Si todos aprobaron los requisitos detallados en el plan del proyecto,luego, el gerente del proyecto tiene algún recurso para volver a las partes interesadas que hacen la solicitud para incluir requisitos adicionales y decir que si quieren que se incluyan esos requisitos, entonces necesitarán más recursos y más tiempo. En ese momento, la pelota se coloca en la cancha de las partes interesadas, y si quieren seguir adelante con la inclusión de esos requisitos, la responsabilidad recae en ellos para reunir los fondos y vender al resto del equipo del proyecto el aumento del cronograma del proyecto. Nunca debes tener miedo de hacer retroceder. Si no retrocede e intenta agregar más requisitos sin agregar recursos y tiempo, entonces la culpa de esa decisión recae en usted.entonces necesitarán más recursos y más tiempo. En ese momento, la pelota se coloca en la cancha de las partes interesadas, y si quieren seguir adelante con la inclusión de esos requisitos, la responsabilidad recae en ellos para reunir los fondos y vender al resto del equipo del proyecto el aumento del cronograma del proyecto. Nunca debes tener miedo de hacer retroceder. Si no retrocede e intenta agregar más requisitos sin agregar recursos y tiempo, entonces la culpa de esa decisión recae en usted.entonces necesitarán más recursos y más tiempo. En ese momento, la pelota se coloca en la cancha de las partes interesadas, y si quieren seguir adelante con la inclusión de esos requisitos, la responsabilidad recae en ellos para reunir los fondos y vender al resto del equipo del proyecto el aumento del cronograma del proyecto. Nunca debes tener miedo de hacer retroceder. Si no retrocede e intenta agregar más requisitos sin agregar recursos y tiempo, entonces la culpa de esa decisión recae en usted.Si retrocede y trata de agregar más requisitos sin agregar recursos y tiempo, entonces la culpa de esa decisión recae en usted.Si retrocede y trata de agregar más requisitos sin agregar recursos y tiempo, entonces la culpa de esa decisión recae en usted.

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5. Siga moviendo el equipo hacia adelante

Los proyectos pueden paralizarse si los miembros del equipo del proyecto no tienen claro cuáles son los objetivos por los que deberían trabajar. Un gran gerente de proyectos puede prevenir esto asegurándose de que existan objetivos de proyecto más amplios a corto, mediano y largo plazo, y que todas las personas tengan claro en qué están trabajando, tanto a corto, mediano y largo plazo. Tener puntos de contacto rápidos y regulares con los miembros del equipo puede ser una excelente manera de garantizar que las personas se concentren en la tarea. Alternativamente, hacer que los miembros del equipo dediquen cinco minutos al final del día y redacten un resumen rápido y de alto nivel de lo que hicieron ese día y lo que tienen preparado para mañana es otra excelente manera de asegurarse de que todos avancen.

6. Abordar las disputas del equipo de inmediato

Los desacuerdos y debates entre los miembros del equipo pueden ser muy saludables para un proyecto. Ilustra la pasión que las personas sienten por aquello en lo que están trabajando y, a menudo, conduce a una exploración profunda en torno al mejor camino a seguir. Sin embargo, las confrontaciones ocasionalmente pueden ir demasiado lejos y pueden resultar en auténtica mala sangre entre los miembros del equipo. Un gran gerente de proyecto trabajará para frenar una discusión si parece que podría calentarse demasiado. Sin embargo, si lleva a la mala voluntad entre los compañeros de equipo, un gran gerente de proyecto trabajará para manejar ese conflicto de manera apropiada, ya sea que eso signifique llevar a esas personas a una habitación para hablar de sus problemas, tener conversaciones individuales con ellos sobre el problema o trabajar a través de sus gerentes para poner fin a la disputa.Lo peor que puede hacer un gerente de proyecto en esa situación es ignorar el problema y dejar que la disputa empeore, ya que eso puede comenzar a derribar el proyecto.

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© 2016 Max Dalton