Cómo asignar trabajo ocupado a los empleados

Existe una gran variedad de trabajos ocupados que se pueden asignar a un empleado.

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Como supervisor, hay ocasiones en las que es posible que deba asignar trabajo ocupado a los empleados. Entonces, ¿qué es exactamente el trabajo ocupado? Básicamente, es un trabajo destinado a mantener ocupado a un empleado, lo que puede no tener un impacto directo en la organización. Sin embargo, hay una manera en que el trabajo ajetreado puede resultar beneficioso para el empleado y la organización, incluso si está destinado a llenar el tiempo con lo que se percibe como un trabajo inútil.

Este artículo explica por qué el trabajo intenso puede ser beneficioso, los posibles obstáculos y los tipos de trabajo intenso. También entro en mi propia experiencia personal con el trabajo ajetreado.

Las ventajas del trabajo ajetreado

Existen múltiples beneficios al asignar un trabajo ocupado a un empleado:

Puede liberarte para otros asuntos más importantes. Básicamente, si necesita que lo dejen solo para realizar un proyecto crítico en el que el empleado no puede ayudar, el trabajo ajetreado puede mantenerlos distraídos para que pueda realizar el trabajo que necesita.
Puede mejorar el conocimiento o las habilidades de un empleado. Esta puede ser la oportunidad de mejorar las habilidades del empleado, incluso si es una habilidad rudimentaria. El empleado puede incluso aprender algo nuevo que podría beneficiar a la organización en el futuro.
Se puede descubrir un posible problema oculto o una mejor forma de hacer las cosas. Mientras realiza el trabajo, el empleado ve un problema y lo señala a su atención, o descubre que hay una mejor manera de realizar otra tarea.

Tener una gran cantidad de archivos para organizar puede ser un gran tipo de trabajo intenso, pero también puede resultar aburrido.

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Los contras del trabajo ocupado

Hay aspectos negativos que debe tener en cuenta cuando asigna un trabajo ocupado a un empleado:

El empleado puede sentirse infravalorado. Si el empleado está atascado haciendo un trabajo pesado que no tiene ningún beneficio real, es posible que sienta que no está siendo utilizado al máximo de sus capacidades. Es posible que pierdan interés en su trabajo e incluso se vayan a causa de él.
Puede mostrarle a su organización que el puesto puede no ser necesario. Si los superiores observan que a los empleados solo se les asigna trabajo ocupado, es posible que sientan que esos puestos no son necesarios y busquen transferir o eliminar los puestos.
El trabajo intenso puede terminar siendo un procedimiento estándar. Dependiendo de la tarea, puede terminar convirtiéndose en un procedimiento estándar. Esto podría ser bueno si demuestra ser un beneficio, pero muy bien puede ser solo una tarea adicional que no tiene ningún beneficio. La gente sigue haciéndolo porque "siempre se ha hecho de esta manera".

Tipos de trabajo ocupado

Entonces, ¿qué tipo de trabajo ocupado le asigna a su empleado? Bueno, todo depende del tipo de empleado con el que esté tratando y de lo que desee lograr, aunque solo sea trabajo mantener al empleado ocupado. A continuación se presentan algunas ideas de alto nivel.

Formación. Una de las mejores formas de ocupar el tiempo de un empleado es hacer que participe en alguna capacitación. La capacitación en línea, como a través de LinkedIn Learning, puede ser excelente. Esto se puede utilizar para desarrollar habilidades existentes o nuevas habilidades si el empleado desea crecer a otro puesto. El problema de esto es que el empleado puede experimentar agotamiento, así que distribuya las sesiones de capacitación que realizan.
Reuniones. Haga que la persona asista a reuniones a las que normalmente no asiste, incluso si no tiene ningún comentario. Pueden tomar notas e informar lo que aprendieron. Incluso pueden tener algunos comentarios que otros no habían considerado.
Investigación. Haga que el empleado investigue algo que pueda beneficiar a la organización en el futuro, o investigue un proyecto fallido para ver cuál es su opinión sobre por qué falló.
Organizar. No importa si se trata de materiales en un almacén, un archivador o archivos en una base de datos. Siempre hay una organización que debe hacerse, lo que se puede hacer como un trabajo intenso.
Pídales ideas. Puede devolverle esto al empleado. Pregúnteles qué tareas han querido hacer en su tiempo libre, sin importar qué tan original sea. Puede ser una excelente manera de cumplir con lo que quieren y al mismo tiempo darles algo que hacer.

La siguiente tabla muestra tipos más específicos de trabajo ocupado que puede realizar un empleado, si necesita ideas más específicas.

Diferentes tipos de trabajo ocupado

Estos son solo algunos de los tipos de trabajos ocupados que se pueden asignar a un empleado. Cuando piense en más, los agregaré a la lista.

Escanear documentos	Documentos revisados	Convierta archivos PDF en documentos editables
Investigar eventos actuales aplicables a la organización	Organizar suministros de oficina	Monitorear la presencia de la organización en las redes sociales
Póngase en contacto con los clientes para realizar el check-in	Verificar la información de contacto	Sombra a otros empleados
Asista a seminarios web	Asistir a reuniones en otras secciones	Llamadas en frío
Limpiar la oficina	Tome un curso universitario sobre tiempo de empresa	Capacitar a otros empleados

Experiencias con trabajo ocupado

He tenido varias experiencias de trabajo intenso, tanto buenas como malas, que he compartido a continuación.

Durante el brote de COVID-19, se ordenó a todos los empleados que trabajaran desde casa. Mi personal no tenía muchas tareas que realizar desde casa, sin embargo, fue una gran oportunidad para que el empleado recibiera capacitación en línea en un área en la que estaban interesados. Habíamos hablado sobre sus aspiraciones solo unas semanas antes, así que esta fue la oportunidad perfecta para entrenar en esa área, incluso si no se aplica a su puesto actual.
Un empleado ya no podía realizar la función que se le asignó, por lo que se le asignó a otra área con el deber principal de escanear documentos. Si bien no era una prioridad alta y era un trabajo claramente ajetreado, el empleado necesitaba capacitarse y tenía algunas dificultades para hacerlo. Sin embargo, estaba dentro de sus deberes laborales y, con el tiempo, demostraron crecer en ese papel. Les dio trabajo que hacer y, al final, resultó un beneficio para la organización.
Cuando llegué como supervisor a un área en la que trabajaba anteriormente, parte del trabajo que se estaba realizando era un proceso estándar establecido, aunque no lo era la última vez que trabajé allí. Sin embargo, obviamente se hizo como un trabajo intenso solo para decir que se estaba haciendo algo. El primer día interrumpí el proceso, a pesar de la irritación de los empleados, que básicamente daban a entender que siempre se hacía así. Sin embargo, interrumpir el intenso trabajo no tuvo un impacto negativo en la organización.

Al final, asegúrese de no sobrecargar a los empleados con un trabajo demasiado ajetreado que no puedan realizar sus tareas asignadas habitualmente.

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Me encantaría saber qué tipo de trabajo ocupado asigna a sus empleados para poder incluirlos en mi mesa. Así que comparte los comentarios a continuación.