Diseñar una portada de propuesta comercial

Al hojear Internet, noté que había varios términos que se usaban indistintamente con "portada" que podían crear confusión. La portada, la página de título y la carta de presentación son elementos diferentes que se utilizan para diferentes propósitos.

Una portada es lo que precede a un informe largo de algún tipo, como propuestas de contratos o proyectos, propuestas de subvenciones o informes comerciales, y el proceso de diseño es básicamente el mismo para todos. En este caso, usaré el ejemplo de una propuesta de contrato (u oferta) que se redacta en respuesta a una "Solicitud de propuesta" presentada por una agencia gubernamental (estilo no APA).

Portada diseñada para una propuesta (no real): preparar un manual de instrucciones sobre cómo realizar auditorías del sistema de riego. Tenga en cuenta lo bien que la foto ilustra el proyecto, pero no domina.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (ambos)

¿Qué es una solicitud de propuesta (RPF)?

Una RFP es un documento detallado, generalmente publicado por una agencia gubernamental, que le permite al público saber que tienen un proyecto por el que quieren licitar. Una RFP bien redactada describe el objetivo que persigue la agencia, el motivo del proyecto, sus antecedentes y detalles sobre lo que quieren que se haga.

Si está escribiendo una propuesta en respuesta a una RFP, es importante que la redacte en el mismo orden que la agencia lo solicita. Si no lo hace, la agencia lo descartará. ¿Por qué? Lo ven como un postor que no está dispuesto a acceder a las necesidades de la agencia, lo que significa que pueden esperar problemas durante el contrato, si usted es el seleccionado. Dicho esto, existe una forma estándar en la que se organizan la mayoría de las propuestas.

Formato de propuesta comercial

En una propuesta comercial estándar, las páginas de portada y contraportada adjuntan el documento. La portada es como la portada de una revista con gráficos, un bonito diseño, que muestra información clave e impresa en cartulina.

Una propuesta realmente grande puede tener una página de título que, si la solicitan, va justo dentro de la portada. La página de título debe ser casi o solo texto, generalmente impresa en blanco y negro en un formato fácil de leer, con el título de la propuesta destacado.

A continuación, se encuentra la Carta ejecutiva de la empresa o la Tabla de contenido (TOC), en el orden que solicite la RFP. Luego viene el resto del contenido, con cada sección y número de página enumerados en el TOC. La contraportada extiende el esquema de color básico del frente, pero no tiene mucho más.

La contraportada sigue el esquema de colores, pero se mantiene mínima. El único texto en esta portada es el nombre y la dirección de la empresa. También podría ser una cita relacionada de algún tipo, según el tipo de informe.

Ejemplos y características de portada

La portada de una propuesta es lo primero que cualquiera verá de su propuesta. Debe reflejar lo mejor de quién eres y ser reconocible. Una buena portada tiene las siguientes cualidades:

Se ve limpio y ordenado.
Los componentes son informativos y están bien organizados, pero bastante simples.
El diseño es atractivo de una manera que refleja la empresa o el proyecto.
El texto incluye el nombre, la dirección y el logotipo de su empresa, el nombre de la propuesta, la fecha de vencimiento y a quién va dirigida la propuesta.

Los ejemplos a continuación fueron diseñados por empresas de agua u organismos gubernamentales relacionados con el Departamento de Recursos Hídricos del Estado. Todos cubrieron solicitudes para desembolsos de subvenciones para proyectos de protección o restauración del agua. Como puede ver, son muy diferentes entre sí. Cada uno tiene sus fortalezas y debilidades.

El primer ejemplo, de la ciudad de Upland, está bastante bien diseñado y contiene la mayor parte de la información necesaria. Sin embargo, no es muy atractivo tener el logotipo de Upland en blanco y negro como único gráfico. Podría beneficiarse al acercar todo el texto, para que haya más espacios en blanco alrededor de los bordes. El logotipo y el segundo cuadro de texto podrían acercarse un poco más al nombre de la ciudad, de modo que formen un grupo grande. También necesita una fecha de envío, que agregaría al final del segundo cuadro de texto.

El segundo ejemplo, del Distrito de Control de Inundaciones del Condado de Riverside, utiliza el logotipo más colorido del condado como gráfico, bien colocado y ampliado. El texto pequeño en la parte superior derecha es la fecha de envío de la propuesta. El primer cuadro de texto principal se ve un poco incómodo con la línea de años cortos seguida de la línea de programa de subvenciones larga, y luego líneas cortas nuevamente. Cambiaría esto de varias formas menores pero efectivas:

Mueva la fecha de envío justo debajo de las palabras "PROPUESTA DE SUBVENCIÓN" y aumente su tamaño. Levante ambas líneas, para que sean una agrupación separada del resto. Estos luego se convierten en el "título" del documento.
En el siguiente cuadro de texto, elimine los años y mueva la línea más larga al final de esa agrupación. Luego se convierte en un programa del Departamento de Recursos Hídricos, que es. Visualmente, también hace que el grupo de texto sobre el logotipo se vea similar (pero invertido) al grupo debajo del logotipo. Juntos enmarcan el logo.

El tercer ejemplo, del Reclamation District 2107, tiene una hermosa fotografía de un área inundada, directamente relacionada con el proyecto para el que están solicitando financiamiento, pero el formato no es muy atractivo. Sería mucho mejor con la fotografía un poco más pequeña y ligeramente enmarcada, y el texto más grande, colocado un poco más cerca de la foto. La fecha podría quedarse pequeña. Para lucir equilibrado, el espacio en blanco en la parte superior e inferior de la página debe ser más grande que los espacios entre el texto y la foto.

Tenga en cuenta las cosas que los tres tienen en común:

Texto que indica cuál es el documento (financiamiento de la Proposición 13, propuesta de subvención, solicitud de subvención).
Nombre del proyecto para el que solicitan financiación.
Nombre de la agencia que presenta (ellos mismos).

Lo que no tienen en común, pero es deseable:

Dos tienen fechas.
Dos tienen logotipos.
Solo el condado de Riverside enumera la agencia a la que se envía la subvención.

Tres muestras de portadas reales. Todas son solicitudes de subvenciones de agencias gubernamentales para proyectos de agua (por lo tanto, son de dominio público).

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Elementos deseables en una portada

Los tres ejemplos de portada que se muestran arriba contienen algunos de estos elementos, pero ninguno de ellos contiene todos. El condado de Riverside es el que más se acerca.

Articulo	Tierras altas	Orilla	Distrito 2107
Tipo de documento	X	X	X
Nombre del proyecto	X	X	X
			X
Enviar a nombre		X
Enviar desde nombre	X	X	X
Logotipo del remitente	X	X
Enviar fecha		X	X

Diseñar una portada

Si escribe muchas propuestas (o informes) que requieren portadas, siempre ayuda establecer una rutina de diseño. Aquí está el orden que sugiero:

Consulte la RFP para conocer los requisitos de la portada.
Elige texto.
Elija gráficos relacionados con el tipo de propuesta (incluido el logotipo). La portada y el contenido de la propuesta deben coincidir, porque la portada es la introducción al contenido. Si la propuesta es para un proyecto que realiza auditorías de agua, coloque una foto en la portada de alguien haciendo una prueba de uniformidad de riego, o viendo aspersores con un portapapeles en la mano, o algo que refleje la naturaleza de la propuesta. No ponga una foto de usted mismo hablando con un grupo de personas, aunque se vea bien, si no se solicita esa habilidad.
Elija un esquema de color que coincida con el logotipo o los colores de la foto principal.
Desarrolle un diseño básico. Agregue un esquema de color, luego cuadros de texto y texto, luego gráficos y cualquier texto que los acompañe.
Cambie los gráficos y los cuadros de texto, experimentando con diferentes ubicaciones y alineaciones, hasta que toda la portada esté exactamente como la desea.
En algún momento desarrollarás una portada que sabes que es impresionante. Si es así, conviértala en una plantilla cuando la guardes, para que puedas volver a usarla con otras propuestas.

El formato general de la portada de arriba es una de tres bandas, cada una de las cuales aumenta en profundidad, con la de mayor peso en la parte inferior. La parte superior es la banda de verde y azul, que representa los colores del medio ambiente y del agua. El segundo en el centro muestra el nombre del proyecto, con una fotografía que ilustra el tipo de manual que se va a escribir y las habilidades relevantes que se enumeran al lado. Esto coloca el proyecto y mis calificaciones para él en la posición más central y llamativa. La banda inferior está formada por un bloque de texto que consta de los detalles del envío: Mi empresa y dirección, su empresa y dirección, y la fecha de envío. El ojo se mueve naturalmente hacia la derecha hacia el pequeño elemento del "logotipo" verde a juego, atándolos inconscientemente en una amplia banda inferior.Los espacios en blanco entre las bandas se equilibran entre sí y hacen que la cubierta se vea "limpia".

Analizar portadas como esta puede entrenar tu ojo. Cuando diseña y analiza uno de los suyos, puede asustar las primeras veces. Pero el proceso se volverá más interesante a medida que se relaje, se vuelva más creativo y comience a ver resultados.

Para superar los aterradores, a veces es útil utilizar una plantilla hecha por otra persona (su programa de software o en línea) o una portada de propuesta que otra persona hizo antes de su llegada.

Primero coloqué los colores y la línea central como guía. Luego agregue el título de la propuesta, luego las direcciones y la foto del logotipo.

Terminé con la foto elegida para representar el proyecto, junto con algunas habilidades relevantes. Luego, mueva los objetos ligeramente de lado a lado, y hacia arriba y hacia abajo, para encontrar el mejor equilibrio.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (ambos)

Plantilla de portada

Si decide intentar usar una plantilla, busque la colección en su software o en una en Internet y busque un par de plantillas que tengan una apariencia similar a su negocio. Teniendo en cuenta los componentes de diseño que ya ha establecido (colores, texto, gráficos) comience a reemplazar objetos en una de las plantillas con su propio material y vea qué sucede. Si hace lo mismo con los demás, probablemente encontrará que uno se destaca por ser mucho mejor que los demás.

Entonces, si es como yo, probablemente verá algunos cambios que desea hacer en el que más le guste. Harás los cambios y verás otro. Antes de que te des cuenta, habrás hecho tuya esa plantilla. Asegúrese de guardarlo en un lugar separado, para que sea fácil encontrarlo nuevamente. Una vez que haya creado su plantilla, será mucho más fácil crear portadas en el futuro, utilizando el mismo diseño.

Tenga en cuenta que, aunque la portada da una primera impresión, no es la única. Un buen evaluador también verá más allá del contenido, así que no se preocupe demasiado por si su portada será lo suficientemente buena o no. Demasiada inquietud puede inhibir la creatividad.

Este tutorial muestra cómo crear un diseño básico con Microsoft Publisher, un software sencillo y más que adecuado. Otros programas de software que puede utilizar son Word o InDesign (Mac). Diseñé las portadas de arriba modificando una plantilla en InDesign. De hecho, prefiero Publisher, pero no se ejecutará en Mac.