27 consejos sobre cómo preparar y dar una revisión del desempeño de los empleados

Evaluación del desempeño de un empleado

Revisar el desempeño de un empleado puede ser lo más difícil que puede hacer como líder. Básicamente, debe tomar su desempeño durante un período de tiempo determinado y resumirlo en un par de hojas de papel que podrían determinar su futuro con su organización. Si da una mala reseña, la persona podría quedarse atrapada en su puesto actual para siempre. Si das una revisión estelar, entonces podrías impulsarlos hacia cosas mejores. Lo peor es que podría dar una reseña inexacta que podría empeorar las cosas en el futuro.

Esta guía le ayudará en todos los aspectos del proceso de revisión del desempeño de los empleados.

Revisión de desempeño incómoda

Cómo prepararse para una revisión del desempeño de los empleados

Antes de pensar en escribir o realizar una evaluación de desempeño, debe prepararse para ello. Los siguientes consejos explican cómo hacerlo.

Mantenga un registro de sus actividades. Anote, ya sea en papel o en un registro computarizado, las actividades del empleado. No escriba los deberes básicos que se espera que cumplan. En su lugar, tome nota de cualquier acción positiva o negativa que hayan tomado y que pueda afectar su evaluación de desempeño. Tenga en cuenta que algunas organizaciones pueden requerir que se informe a los empleados si se conserva alguna documentación sobre ellos.
Guarde copias del trabajo realizado. Si un empleado hace un trabajo excelente en un informe, guarde una copia. Si recibe un correo electrónico de otra persona elogiando al empleado por un trabajo bien hecho, conserve una copia también. Lo mismo ocurre con cualquier cosa mala con respecto al empleado. Al igual que con el último consejo, es posible que se deba informar al empleado sobre cualquier documentación que tenga.
Proporcione retroalimentación periódicamente. No espere hasta la revisión para ofrecer comentarios sobre su desempeño. Bríndeles retroalimentación continua para que sepan si están haciendo un buen trabajo o si hay áreas en las que necesitan trabajar. Esto les da tiempo para mejorar en las áreas que discutió. Si un empleado no mejora, puede indicar en la evaluación que le aconsejó dónde necesitaba mejorar, pero no lo hizo.
Habla con tu propio supervisor. Si tiene una evaluación difícil de preparar, discútala con su propio supervisor. Infórmeles sobre sus preocupaciones y sus pensamientos al respecto. Siempre es mejor compartir algunas ideas con otra persona. Además, si es una mala reseña, su superior debe saberlo.
Revise los estándares. Asegúrese de que en todas y cada una de las revisiones siga los estándares establecidos por su organización. Esto asegurará que no le des a alguien una buena calificación, cuando podría ser estándar. O dar una calificación estándar cuando alguien podría ser pobre. Trate de ser lo más consistente posible.

Tomar notas mientras escribe una revisión del desempeño de los empleados le ayudará a asegurarse de que no se pierda nada.

Por StartupStockPhotos, dominio público, a través de Pixabay

Cómo escribir una revisión del desempeño de los empleados

Ahora que está preparado para una revisión del desempeño de los empleados, es hora de escribirla. Los pasos a continuación son pautas que debe seguir al escribirlo.

Saque toda la documentación relacionada con el empleado. Esto incluiría cualquier nota que haya tomado, copias de documentos relacionados con el empleado, su expediente y las normas laborales. Tampoco está de más utilizar esta guía como referencia.
Escriba basándose únicamente en su desempeño. No escriba la evaluación basándose en sus sentimientos personales del empleado o en lo que otras personas afirman que el empleado hace o no hace. La evaluación debe basarse en un desempeño laboral observable y solo eso.
Comience con cuáles son los deberes generales del empleado. No escriba lo que espera de ellos, sino explíqueles de qué son responsables. Esto le ayudará cuando haga referencia a su desempeño laboral real.
Nunca use la palabra "normalmente" cuando escriba sobre su desempeño real. Alguien no puede ser bueno o malo en algo. O lo son o no lo son. Suele ser una palabra demasiado vaga.
Nunca use la palabra "actitud". Esa palabra siempre tiene una connotación negativa. Incluso si dices que alguien tiene una buena actitud, todavía suena negativo. En su lugar, use palabras como "comportamiento" o "perspectiva".
No empieces muchas oraciones con la palabra "tú". Si comienza varias oraciones seguidas con la palabra "usted", parecerá que las señala con el dedo, incluso si está destinado a ser positivo. Por ejemplo, "Hiciste bien esta tarea. La hiciste con eficacia. La completaste rápidamente". Todo lo que escucho cuando leo eso es "tú, tú, tú".
Empiece con lo bueno y luego termine con lo malo. Su empleado siempre estará nervioso cuando comience a leer la evaluación. Si comienzas con lo positivo, se relajarán. Entonces puedes pasar a lo negativo, si hay alguno.
No digas simplemente que alguien es bueno o malo. Debe proporcionar esa justificación. No se limite a decir "Usted es excelente escribiendo varios formularios a la vez" sin decir por qué es genial. ¿Ahorra tiempo? ¿Ayuda a un proceso ser más rápido? ¿Qué? Esto es especialmente cierto si tiene algo malo que decir. Por ejemplo, "No pudo completar varias tareas a tiempo". ¿Por qué fallaron? ¿Qué impacto tuvo? Esto no solo justificará su evaluación del empleado, sino que les abrirá los ojos para verlo en el papel.
Si un error solo ocurrió una o dos veces, o no fue de naturaleza grave, simplemente ignórelo. Si alguien solo comete un error importante en un período de un año, ese es en realidad un récord bastante bueno. No debería insistir en ese único error en su evaluación.
Si reciben reseñas durante el período de evaluación, puede mencionarlas en la evaluación, pero sea breve. Si los errores o el comportamiento ejemplar continuaron después de la redacción, no dude en documentarlo en la evaluación. Eso ayudará a justificar aún más la evaluación del desempeño. Si no hicieron nada más notable después del artículo, anótelo también.
Proporcione algunas metas. En cada evaluación, proporcione las metas que deben cumplir para el próximo período de calificación. Dirija estos objetivos hacia sus aspectos negativos para que sepan lo que espera de ellos. Si no hay aspectos negativos, indique qué más le gustaría que logre el empleado.
Si otorga una calificación general que sea buena o mala, asegúrese de tener varias otras calificaciones que respalden esa calificación general. Alguien no puede ser un poco bueno en una categoría y merece una calificación general excelente. Lo mismo ocurre si les da una calificación deficiente en general. Solo un par de errores no justifican una calificación horrible en general.
Si les pide que firmen la evaluación, asegúrese de que parte de la evaluación esté en una de las páginas que firman. No lo hagas en una página separada. Si firman en una página que tiene parte de la evaluación, demostrará que fue la misma evaluación que recibieron. Si vuelve a quejarse más tarde de que no fue la misma evaluación, puede demostrar que sí.
Pídale a otra persona que revise la evaluación. Debe ser alguien del mismo nivel que tú, o superior, como tu jefe. Siempre es bueno tener otro par de ojos para ver si cometió algún error, se perdió algo, etc.
Al final, sigue tu instinto. Conoces al empleado. Has interactuado con ellos. Vaya con lo que crea que es correcto.

Historia de terror de la revisión del desempeño de los empleados

Mi supervisor en ese momento le dio a otro empleado su revisión de desempeño. Parte de la revisión fue una portada donde se podían marcar las calificaciones individuales del empleado. Mi supervisor tenía la intención de darle al empleado algunas calificaciones de "Superior al estándar" y el resto sería "Estándar". En cambio, dio por error algunas calificaciones de "Sobresaliente" y el resto "Por encima del estándar". Ella descubrió esto después de realizar la evaluación.

Ella intentó corregirlo después, pero el empleado se negó a firmar la nueva evaluación, lo que solo causó más problemas.

Cómo realizar una evaluación eficaz de los empleados

Cómo realizar una revisión del desempeño de los empleados

Es hora de la parte más difícil del proceso: realizar la revisión en sí. A continuación se ofrecen algunos consejos generales sobre el proceso.

No lea la evaluación palabra por palabra. Resuma y hable con el empleado. Míralos a la cara y sé semi casual al respecto. Se sentirán más a gusto. Déjalos hablar también. Su reacción le ayudará a guiarse a lo largo de la evaluación.
No muestres demasiada emoción. He tenido empleados llorando, gritando y devolviéndome la evaluación cuando no estaban de acuerdo con ella. No se enoje ni se enoje. Si muestras emoción, el empleado sentirá que no apoyas lo que escribiste o que podría usar tus emociones en tu contra.
Prepárate para lo inesperado. Puede pensar que sabe cómo reaccionará el empleado, pero no siempre es así. Esté preparado para respaldar la evaluación con ejemplos de su desempeño para contrarrestar cualquier arrebato o reacción de sorpresa.
Termine siempre la evaluación ofreciendo palabras positivas y alentadoras. No termine con una mala nota, incluso con una evaluación horrible. Anímalos a mejorar y ofrece tu apoyo.
Dé las malas evaluaciones justo antes de los días libres del miembro del personal. Esto les permitirá enfriarse y regresar de mejor humor la próxima semana.
Siempre tenga a alguien sentado con usted durante la evaluación. Servirán como testigos y lo mantendrán a salvo si ocurre algo malo. Además, pueden tomar notas si espera que sea una evaluación difícil.
Proporcione al empleado cualquier nota o copia que se guarde durante todo el año. Esto les permitirá ver cómo progresan, recordarles ciertos incidentes, etc. Tenga en cuenta que ciertos documentos internos pueden no ser para ellos, así que asegúrese de seguir las políticas de su organización al respecto.
Pregúntele al empleado si tiene alguna pregunta al final de la evaluación. Esto les permitirá salir de la habitación con una idea clara de lo que acaba de suceder.

Después de la revisión del desempeño del empleado

Hay algunas cosas que puede hacer después de realizar la evaluación:

Borre las notas y extraiga los documentos que puedan estar relacionados con el año anterior. Si se trata de una revisión anual, básicamente comienzan de nuevo para el próximo año. Siempre deben tener un nuevo comienzo.
Proporcione una copia de la evaluación al empleado. Esto podría hacerlo su propio departamento de Recursos Humanos, pero si no es así, asegúrese de proporcionar una copia de la evaluación al empleado directamente.
Revise el proceso de evaluación en su conjunto. Revise todo lo que hizo al preparar, redactar y realizar la evaluación. Trate de encontrar áreas en las que pueda mejorar para la próxima evaluación que procese.

Recuerde: la evaluación no debería sorprender al empleado. Deben estar al tanto de su progreso a lo largo del período de evaluación.