Seis consejos para estar más organizado y preparado en el trabajo

Monica del programa AMIGOS

Mis compañeros de trabajo y amigos dicen que soy la persona más organizada y estructurada que conocen. Sin embargo, no siempre he vivido este tipo de vida. De hecho, la principal razón por la que estoy organizada y estructurada hoy es por lo olvidadiza que puedo ser.

Siempre tengo muchas cosas en la cabeza, y creo que esa es una de las principales razones por las que olvido las cosas tan rápido. Cuando comencé a vivir por mi cuenta lejos de mis padres, decidí dejar de poner excusas y hacer un cambio por mí mismo. Este cambio en mi vida no solo me ha hecho menos olvidadizo, sino que también me ha ayudado a tener éxito en mi carrera hoy.

1. Utilice un calendario o planificador

Vivo de mi iCalendar. Esta es una función para Macbooks y iPhones; sin embargo, puede utilizar Google Calendar si no tiene estos dispositivos. Amo mi calendario porque no solo se sincroniza con mi computadora portátil, sino también con mi teléfono inteligente. Puedo escribir la hora a la que comienza el evento y aparecerá una notificación en mi teléfono inteligente unos días antes de que llegue. También puedo poner una descripción de lo que necesito llevar a ese evento y dónde está la ubicación. Mi parte favorita de mi calendario digital es que puedo organizar mis eventos teniendo diferentes colores para eventos específicos.

Tenga en cuenta que si usa un libro de agenda, debe entrar en la rutina de revisarlo todos los días. Sabía que no haría esto, por eso elegí una forma digital de planificar. Tener una forma digital de planificación me permite poder aumentar mi disponibilidad en cualquier momento y en cualquier lugar.

2. Establecer una alarma

Configurar una alarma en su teléfono puede ser fácil y útil también para cosas pequeñas. A veces puedo tener una reunión breve a la que ir temprano en la mañana para trabajar. Una vez que la reunión se anuncie con anticipación, sé que la olvidaré si no tengo una forma de recordarla. Inmediatamente estableceré una alarma en mi teléfono durante 5 minutos antes de que comience la reunión para ese día específico, y la etiquetaré como "reunión".

Encuentro que esto es muy útil porque a veces una notificación no es suficiente. Esto es especialmente cierto si tiene un trabajo ajetreado en el que no tiene tiempo para revisar su teléfono durante el día. Me encanta cómo mi alarma seguirá sonando en mi bolso hasta que la apague. Me obliga a detener el trabajo que estoy haciendo, ver el recordatorio y llegar a la reunión a tiempo.

3. Cree notas adhesivas virtuales con Google Keep

Pegar una nota adhesiva en la parte superior de la pantalla de mi computadora en el trabajo es otra forma de recordarme los próximos eventos. Sin embargo, al tener un trabajo en el que estoy constantemente ocupado y caminando, no siempre tengo tiempo para escribir en una nota adhesiva cuando lo necesito. Utilizo las notas adhesivas digitales, conocidas como Google Keep, cuando tengo una larga lista de cosas que hacer. Puede marcarlos y establecer recordatorios en ellos. Puede compartir las notas adhesivas digitales con cualquier persona que desee, para que puedan editar y tachar cosas con usted. Esto es genial cuando trabajas en un proyecto de equipo con un compañero de trabajo. Es una gran fuente de comunicación.

No solo puede acceder a él en su computadora, sino que también puede acceder a él en una aplicación en su teléfono inteligente. La mejor característica es la función de ubicación. Puede poner un recordatorio en la nota adhesiva en Google Keep y establecer la ubicación de su dirección de trabajo. Tan pronto como llegue a la dirección, se activará un recordatorio en su teléfono inteligente.

4. Crea una unidad de Google

Este es un sistema de archivo que me encanta para las copias digitales. Google Drive le permite acceder a sus archivos en cualquier lugar de cualquier computadora. Incluso puede acceder a sus archivos desde su teléfono inteligente a través de la aplicación Google Drive. La conveniencia de esta herramienta me ha ayudado enormemente, especialmente cuando estoy en movimiento y no tengo mi computadora.

5. Utilice carpetas y etiquételas

Organizar sus documentos en carpetas es otra excelente manera de mantenerse organizado. Dependiendo del tipo de trabajo que tenga, su trabajo puede requerir una gran cantidad de papeles o copias que debe conservar. Si los pone todos en una pila en un solo lugar, se perderán fácilmente. Obtenga algunas carpetas estándar, carpetas manilla o ambas y etiquételas de una manera que lo ayude a realizar un seguimiento de su papeleo. Tener documentos y copias específicos en lugares específicos le provocará menos dolores de cabeza a largo plazo.

6. Utilice una carpeta con varias pestañas de carpeta

Esta es otra forma de organizar todo nuestro papeleo si no quiere carpetas en todas partes. Sin embargo, es posible que no pueda colocar el papeleo importante allí porque tendría que perforarlo. Recomiendo obtener pestañas para cada categoría a la que pertenecen sus artículos. Si no quieres salir a comprar pestañas, siempre puedes crear las tuyas propias. Lo he hecho yo mismo, pero lleva mucho tiempo hacerlo, y eran muy endebles, ya que estaban hechos de papel de construcción.

Haz el cambio

No dejes que tu olvido o tu desorden reduzcan tu rendimiento en el trabajo. Si lo ve como un problema, depende de usted hacer ese cambio. Fíjese metas e incorpore la organización lentamente en su vida laboral hasta que se convierta en algo natural. La gente se dará cuenta y tendrá más éxito en su carrera.