Gestión del alcance del proyecto: ¿qué estamos haciendo?

Prepárese para el éxito del proyecto definiendo claramente los objetivos, el alcance, al principio.

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Prevenir el desastre del proyecto

Este artículo es una descripción general de un tema muy extenso, Gestión del alcance del proyecto. De hecho, se han escrito libros completos sobre la gestión del alcance. Esta descripción general puede orientar sus estudios adicionales sobre la gestión del alcance, que es crucial para el éxito del proyecto.

La gestión del alcance es fundamental para el éxito del proyecto

La mayoría de los proyectos fracasan y por muchas razones. Pero los fracasos del proyecto verdaderamente desastrosos son fallos en la gestión del alcance. El alcance es la definición del propósito y la meta del proyecto. Entonces, si eso está mal definido, o no obtenemos nada en absoluto (meta no cumplida), o obtenemos un resultado que no hace lo que queremos, o obtenemos dos partes que no funcionan juntas, porque la mitad de la El equipo del proyecto tuvo una idea y la otra mitad tuvo otra idea. Entregamos la parte delantera de un burro y la parte trasera de un caballo, y terminamos pareciendo la parte trasera de un caballo.

Prevenir el deslizamiento del alcance

Incluso si el producto y su propósito están bien definidos al principio, los clientes tienen el hábito notorio de obtener nuevas ideas y esperar más y más. Si los ignoramos, comenzarán a soñar y esperarán que cumplamos sus sueños. Cuando cumplimos lo que prometimos, mucho menos de lo que soñaron, no quedarán satisfechos. No importa si les damos exactamente lo que pidieron. La gente se molesta cuando no obtiene lo que espera. Peor aún, si los escuchamos, seguimos agregando las funciones que solicitan. Pero eso lleva mucho más tiempo que el programa original y mucho más dinero del que figura en el presupuesto original.

Como resultado, no tenemos nada que entregar al final del proyecto. El cliente no tiene tiempo ni dinero, y no tenemos nada útil que mostrar en todo nuestro trabajo. Llamamos a este alcance monstruo creep, lo que significa que, aunque definimos el alcance al principio, más y más características, más y más campanas y silbidos, se infiltraron en el alcance, agregando al plan del proyecto hasta que colapsó por su propio peso.

Según el Project Management Institute, el 64% de todos los proyectos no logran cumplir con su cronograma y presupuesto originales. Y la principal causa de estas fallas es una definición deficiente del alcance, o si lo tenemos bien definido al principio, el alcance se desliza.

La buena noticia es que si definimos el alcance con claridad y gestionamos el deslizamiento del alcance, ¡vamos camino al éxito!

He formado a más de 4.000 directores de proyectos y he dirigido decenas de proyectos. ¡Permítame mostrarle cómo definir el alcance y administrar el avance del alcance antes de que su proyecto se vea abrumado!

¿Las solicitudes de campanas y silbidos adicionales abruman su proyecto como hormigas en un terrón de azúcar? Siga leyendo para aprender cómo gestionar la fluctuación del alcance.

stevendepolo Steven Depolo (CC BY) a través de Flickr

¿Cuándo es el próximo martes?

Siempre que imparto una clase sobre la definición del alcance y la claridad de las comunicaciones, pido que levanten la mano sobre esta pregunta. Digamos que estoy enseñando el jueves. Le pregunto: "Levante la mano si cree que el próximo martes es dentro de cinco días". Aproximadamente la mitad de las personas en la sala levantan la mano. Luego le pregunto: "Levante la mano si cree que el próximo martes es dentro de 12 días". La otra mitad de las personas en la sala levanta la mano.

Esto demuestra que el inglés simple no es un idioma preciso. Para algunos, el "próximo martes" es el que viene dentro de cinco días. Para otros, "el próximo martes" es después de "este martes", por lo que faltan doce días.

Cuando los estudiantes ven que, de cualquier forma que piensen, la mitad de las personas en el salón piensan de manera diferente, comienzan a ver el valor de definiciones escritas claras y precisas. Estas definiciones contribuyen en gran medida a eliminar costosos malentendidos y también a prevenir errores que decepcionan a nuestros clientes.

Acuerdo sobre el alcance de su proyecto

Trabajar con el cliente, el equipo y todas las partes interesadas para acordar el entregable del proyecto y su función y propósito no es fácil. Por ejemplo, un sitio web corporativo es:

expresión de la imagen corporativa, según altos ejecutivos
una fuente de exposición a la responsabilidad legal, según el asesor corporativo
una herramienta para generar nuevos ingresos, según el departamento de marketing
otro elemento de costo para mantener, según finanzas
una oportunidad para resolver algunos problemas de contratación y conseguir buenos empleados potenciales, según recursos humanos
un trabajo de mantenimiento, según el departamento de TI
un proyecto para terminar, según el equipo de desarrollo web

La clave aquí es que todos tienen razón. Una gestión de alcance exitosa requiere poder comprender la perspectiva de todos, ver lo que necesitan y lo que tienen para ofrecer, y ponerlo todo en un plan y una definición.

Ponerse en la misma página

Todos los afectados por un proyecto tienen su propia perspectiva y también su propio idioma. ¿Cómo se traduce la "imagen corporativa" ejecutiva en la "página de destino eficaz" de marketing y en los mensajes de "página 404 no encontrada" del departamento de TI? La arquitectura es la capacidad de ver una cosa en múltiples vistas, múltiples perspectivas y múltiples idiomas. Como jefes de proyecto, también debemos ser arquitectos, capaces de ver el proyecto desde todas las perspectivas y abordar todas las inquietudes.

Al armar la definición inicial del proyecto, la declaración del alcance, tenemos que asegurarnos de que todos comprendan el propósito y el objetivo. Pueden tener diferentes términos para lo mismo; esta bien. Pero si dos personas tienen imágenes completamente diferentes de lo que se está haciendo, tenemos un problema. Y no podemos ser vagos al respecto. No podemos declarar "Estamos haciendo un mamífero gris" y hacer que el equipo corporativo espere un elefante, mientras que el director financiero solo acordó pagar por un ratón.

Acuerdo sobre el alcance

Una vez que estamos en la misma página, trabajamos con cada parte interesada para definir lo que estamos haciendo y por qué. Todavía estamos operando a un alto nivel aquí. Pero estamos yendo y viniendo, aclarando, definiendo y obteniendo una imagen cada vez mejor de lo que estamos haciendo.

Clarificación de supuestos

Como dijimos anteriormente, los clientes no están contentos cuando no obtienen lo que esperan. Para asegurarnos de que comprendemos y gestionamos sus expectativas, no podemos dejar la declaración del alcance del proyecto en términos vagos y sencillos en inglés. Debe definirse con precisión de ingeniería y también debe explicarse en lenguaje común. También es útil utilizar diagramas y, cuando sea posible, desarrollar maquetas y prototipos para que nuestros clientes y partes interesadas puedan ver o ver una imagen de lo que obtendrán. Para conocer la importancia del lenguaje preciso, consulte la barra lateral, ¿ Cuándo es el próximo martes?

Los pasos de la gestión del alcance

El Project Management Institute define cuatro procesos que componen la Gestión del Alcance:

Scope Planning presenta nuestro plan para gestionar el alcance de este proyecto en particular. Si nuestros proyectos son bastante similares entre sí, entonces esto se hace una vez para todos los proyectos y seguimos una metodología estándar.
La Definición del Alcance es el proceso de crear nuestra primera declaración de lo que estamos haciendo en este proyecto, incluida su naturaleza, función y propósito. La Declaración de Definición del Alcance resultante es el concepto central a partir del cual se planifica todo el proyecto.
Work Breakdown Structuring (WBS) es un proceso de definir todos los detalles de lo que estamos haciendo, creando una definición completa y precisa del alcance del proyecto.

El PMI ofrece un nombre elegante para crear una definición de alcance de alto nivel primero y una WBS detallada más tarde. Lo llaman elaboración progresiva.

Preguntas que definen el resto del proyecto

La definición clara del alcance es esencial para planificar y definir todos los demás aspectos del proyecto. La definición adecuada de cada una de las otras ocho áreas de la gestión de proyectos se basa en una definición clara y sólida del alcance. Si no tiene claras las nueve áreas de la gestión de proyectos, le recomendamos que lea Las nueve áreas de la gestión de proyectos y por qué son importantes.

Inclusiones y Exclusiones

Una excelente herramienta para definir el alcance y la prevención de la corrupción del alcance es incluir tanto una definición de lo que estamos haciendo, que es una lista de inclusiones, y también una lista de lo que la gente ha pedido que estamos no haciendo, es decir, una lista de exclusiones. hay dos razones para hacer esto.

En primer lugar, las personas tienden a recordar que van a obtener lo que quieran, incluso si usted dice "no". Podemos manejar esta tendencia humana natural escribiendo lo que acordamos, mostrándoselo y haciendo que lo firmen. Luego, más adelante en el proyecto, cuando recuerden que lo pidieron, y piensan que lo van a conseguir, les podemos mostrar, perdón, no, siempre se excluyó del alcance, el acuerdo de lo que estamos haciendo.

Por ejemplo, digamos que estoy creando un sitio web para una empresa en el sur de Florida, donde hay tres idiomas populares: inglés, español y criollo haitiano. Durante la definición inicial del alcance, acordamos que el sitio estará en inglés y español, pero que traducirlo al criollo haitiano no es rentable en este momento. Escribimos "El sitio web no se traducirá al criollo haitiano este año. Si aumenta la demanda de la comunidad criolla, esto puede ser asequible el próximo año".

Luego, cuando se está probando el sitio, un gerente viene y dice, "pero no pude leer el sitio en criollo. ¿Qué pasó?" Sacamos la declaración de alcance y le mostramos que el criollo estaba excluido por ahora.

La segunda razón es simplemente por claridad. La definición de exclusiones aumenta la claridad sobre lo que estamos haciendo y nos brinda una herramienta para administrar el avance del alcance más adelante en el proyecto. Por ejemplo, suponga que uno de los propósitos de un sitio web en nuestra declaración de alcance es "mejorar la atención al cliente". Como parte de eso, alguien sugirió un chat en línea, pero decidimos no hacerlo. Si no escribimos "chat en línea" en la lista de exclusión, alguien puede volver a sugerirlo más tarde. Pero si lo escribimos, todo el mundo lo tiene claro: no estamos implementando el chat en línea. Eso ahorra mucho tiempo teniendo la misma discusión una y otra vez.

Creación de la estructura de desglose del trabajo (WBS)

La Estructuración de Desglose del Trabajo comienza cuando la Declaración de Alcance es aprobada por todas las partes interesadas. Es un proceso de creación de una lista jerárquica muy cuidadosa y detallada de todos los componentes del proyecto.

Por ejemplo, digamos que estamos construyendo un avión. Nuestra descripción inicial se ve así:

un fuselaje
una cabina
una cabina
dos alas
un conjunto de cola
controles de vuelo
electrónica para navegación y otros fines

Cada uno de esos componentes principales se convierte en el encabezado de una lista de componentes más pequeños. Un ala incluye:

cuerpo de ala
tanques de combustible
líneas de combustible
solapas

En última instancia, esto se detalla en una lista completa de piezas. ¡Para un avión comercial, eso puede ser más de 1 millón de piezas!

Creación del resto del plan del proyecto

Una vez que tenemos una WBS, es posible crear el resto del plan detallado del proyecto. Podemos crear estimaciones precisas de tiempo y costos. También podemos completar planes para gestionar las otras seis áreas de la gestión de proyectos: calidad, riesgo, recursos humanos, comunicaciones, adquisiciones e integración.

Por ejemplo, la WBS es una lista de lo que estamos haciendo. A partir de eso, preguntamos cómo haremos cada componente. Eso genera la Lista de actividades, que es un componente clave de la estimación del tiempo. Además, cuando sabemos lo que estamos haciendo, podemos preguntarnos: "¿Qué podría salir mal?" y ese es el punto de partida para la planificación de riesgos. Y preguntando "¿qué lo hace bueno?" es el comienzo de la planificación de la calidad.

Gestión del alcance durante el proyecto

Una vez que se aprueba la WBS, completamos el resto del plan del proyecto. Una vez aprobado todo el plan, iniciamos el trabajo. Ahora, nuestro trabajo es completar el proyecto. O, en términos de gestión de proyectos, entregaremos el alcance especificado con calidad aceptable a tiempo y dentro del presupuesto, pase lo que pase.

Hacer esto requiere trabajo, que se llama ejecución. Pero también exige hacer un seguimiento de ese trabajo y corregir el rumbo, si es necesario. A esos se les llama seguimiento y control. Es como conducir por la autopista. Si todo lo que hace es conducir, perderá la salida y llegará tarde. O irá demasiado lento y llegará tarde, o acelerará y recibirá una multa. Para conducir bien, tenemos que observar dónde estamos, qué tan rápido vamos, si nos estamos quedando sin gasolina y qué están haciendo los demás conductores en la carretera. Es lo mismo en un proyecto. Y lo logramos con el Análisis de valor ganado, administrando el alcance del alcance y administrando las nueve áreas del proyecto.

Análisis de valor ganado

El análisis de valor ganado (EVA) comienza con el seguimiento del alcance, el tiempo y el costo. En un lenguaje sencillo: ¿Qué hemos completado, cuánto tiempo nos llevó y cuánto dinero gastamos? Una vez que tenemos esas cifras, las sometemos a algunas ecuaciones. Las ecuaciones son proporcionales: preguntan cuánto alcance hemos completado en relación con el tiempo invertido y el dinero invertido. Estos resultados responden a la pregunta: si seguimos a este ritmo, ¿terminaremos antes de que nos quedemos sin tiempo y dinero? Si es así, todo bien. Si no es así, tenemos que averiguar por qué estamos funcionando lento o gastando demasiado dinero y solucionar el problema.

Gestión de la fluencia del alcance

El análisis del valor ganado mide el progreso en nuestro objetivo comprometido, el alcance especificado. Pero, ¿qué pasa si el cliente tiene una gran idea y quiere que se agregue al proyecto? ¿Qué pasa si un ingeniero piensa en una función mejor, y él quiere que se añadió? ¿Qué pasa si un alto ejecutivo renuncia y es reemplazado por un nuevo jefe, y ella quiere algo totalmente diferente?

Estos problemas surgen todo el tiempo. Como dije anteriormente, la fluctuación del alcance surge de la naturaleza humana. Lo que debemos hacer es ser conscientes de ello y abordar los cambios propuestos al proyecto antes de que se conviertan en supuestos, características o demandas.

En resumen, no dejes que nadie mueva los postes de la portería. Si alguien quiere cambiar el alcance, calculamos el costo del cambio de proyecto y el tiempo extra que tomará. Entonces negociamos: Preferimos no hay cambios, pero vamos a hacer un cambio en el alcance si el proyecto recibe una extensión de los fondos de plazo y de más, por lo que podemos entregar la nueva , una mayor alcance, que es más de lo especificado y por lo tanto, más de lo presupuestado o programado.

En un lenguaje sencillo: si quieres más cosas, te llevará más tiempo y te costará más dinero. Eso se llama Triángulo de Hierro de Alcance, Tiempo y Costo.

Gestión de las nueve áreas

Hay una cosa más que podemos hacer para asegurarnos de entregar los resultados del proyecto y deleitar al cliente. Tenga en cuenta lo que dije anteriormente, entregue resultados "con una calidad aceptable… pase lo que pase". Esto señala el hecho de que debemos administrar más que el alcance, el tiempo y el costo. Es fundamental gestionar las nueve áreas de la gestión de proyectos durante todo el proyecto, de principio a fin. La gestión de la calidad del proyecto garantiza resultados aceptables o excelentes. La gestión de riesgos del proyecto garantiza el éxito sin importar lo que suceda. Para obtener una explicación de las nueve áreas y por qué son importantes, lea Las nueve áreas de la gestión de proyectos y por qué son importantes.

Cumpliendo lo que prometiste

Si seguimos trabajando en el proyecto para construir el producto, servicio o resultado que definimos en la declaración del alcance, entonces un día, un día antes de que se acabe el dinero y el tiempo, espero, estaremos listos para cumplir.

O creemos que estamos listos para cumplir. ¿Pero estamos realmente seguros? Y qué piensa el cliente. Echemos un vistazo a los pasos que seguimos para asegurarnos de entregar lo correcto al cliente y terminar bien.

Verificación y validación

La verificación es un proceso interno del proyecto, donde verificamos lo que hemos creado con la declaración del alcance, la EDT y otros documentos relevantes. Nos aseguramos, lo mejor que podemos, de que lo que hemos hecho cumpla o supere todos los requisitos del cliente. Y, si aprobamos un cambio de alcance para el proyecto, también incluimos esos cambios en nuestro entregable. En pocas palabras, comparamos lo que vamos a ofrecer con el plan y nos aseguramos de que todo esté listo. Es importante que esto no sea solo algo que estamos cumpliendo. Todo lo que entreguemos tiene que funcionar para el cliente, es decir, tiene que cumplir con requisitos funcionales , así como físicos. Por eso, antes de entregar, queremos poder decir: "¡Aquí está y funciona!"

¿Pero estará de acuerdo el cliente? Esa pregunta es respondida por el proceso de Validación. No podemos hacer la validación nosotros mismos. Por lo general, lo realiza el cliente, ya que comprueba y aprueba la entrega de los resultados del proyecto. Pero hay otras dos posibilidades:

Si entregamos algo grande o complicado, o algo que debe cumplir con requisitos exigentes, probablemente querremos organizar la validación mucho antes de la fecha de entrega. Esto le da al equipo del proyecto tiempo para ajustar o arreglar cualquier cosa que no cumpla con los requisitos del cliente.
Si hay una disputa sobre si nuestro proyecto está dando los resultados que el cliente se inscribió, pueden solicitar una Verificación y Validación Independiente (IV&V), donde un contratista externo entra para definir las brechas entre lo que estamos entregando y lo que el cliente quiere y recomendar soluciones.

Entrega

Sin embargo, normalmente no se necesita IV&V. Entregamos los resultados del proyecto, que pueden incluir instalación, configuración y capacitación, dependiendo de si se incluyeron en la declaración del alcance del proyecto. El cliente patea los neumáticos, por así decirlo, y está satisfecho o solicita algunos pequeños cambios, que hacemos. Y luego el proyecto está completo, casi.

La satisfacción del cliente

Nuestros últimos pasos incluyen asegurarnos de que todos reciban su pago y la firma de los contratos y demás. También debe incluir una reunión exclusivamente para el servicio al cliente, para asegurarnos de que estén encantados con nuestro trabajo. El final de un proyecto puede ser el comienzo de una relación larga y saludable con un cliente.