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Julie DeNeen 2012
En la era de Internet, parece que la redacción de memorandos ha pasado de moda. ¿Quién necesita enviar una nota cuando puedes enviar un mensaje de texto o enviar un correo electrónico? Pero el hecho es que todavía hay muchas razones para enviar uno, y si quieres parecer profesional, hay reglas a seguir. A continuación, le indicamos cómo hacerlo correctamente.
Situaciones que requieren una nota impresa
- Enviar documentos por fax a organizaciones que requieren copias impresas en lugar de correo electrónico (consultorios médicos, oficinas gubernamentales, etc.)
- Enviar un paquete, libro o documento que requiera una nota que explique los elementos de acción para el destinatario
- Un mensaje privado que no es apropiado enviar por correo electrónico.
- Una entrega masiva de información a los trabajadores distribuida en sus buzones de correo (si aún no existe un sistema de correo electrónico en todo el trabajo)
Tenga en cuenta que incluso si puede enviar información por correo electrónico, utilizar un formato de nota informal en el correo electrónico es una forma profesional de comunicarse.
El encabezado
Todos los memorandos comienzan con la palabra "memo" o "memorandum". Si usa Microsoft Word, busque una plantilla que se adapte al estilo de su empresa u organización. Muchas oficinas utilizan un archivo de encabezado personalizado para su negocio. Luego, desea incluir la información más importante en la parte superior para que sea fácil para el lector.
- Para quien es
- De quien es
- La fecha
- ¿Quién más pudo haber recibido el memo?
- La línea de asunto
Julie DeNeen 2012
El cuerpo
Escribir el cuerpo de una nota es bastante simple. Diga lo que necesita decir con la menor cantidad de palabras posible. Si puede usar subtítulos y listas en negrita, hágalo, ya que eso facilitará que su lector recopile la información importante rápidamente. Use las mismas reglas y gramática que usaría si estuviera escribiendo un artículo en línea. No use palabras de jerga como "voy a" o "quiero". Evite siglas como "LOL" o "TTL". Son demasiado informales incluso para un memorando informal.
Utilice el corrector ortográfico en su programa de Word y asegúrese de que no tiene errores tipográficos ni frases extrañas. Escriba en mayúscula todos y cada uno de los nombres y lugares, pero no use mayúsculas en las palabras del encabezado (con la excepción de la primera palabra).
Al final de su documento, firme como si fuera una carta. Aunque coloque la información "de" en el encabezado, es bueno cerrarla. Dado que la mayoría de las notas se copian en papel, deje un espacio para firmarlas. Si lo envía por correo electrónico, no es necesario.
Julie DeNeen 2012
Diferentes tipos de notas
- Directivas: este tipo instruye a sus compañeros de trabajo sobre una nueva acción que desea que sigan.
- Respuestas: este tipo generalmente se escribe como resultado de un cambio de elemento de acción. Si su nota directiva anunciaba un cambio en la hora de la reunión semanal, entonces una nota de respuesta podría ser de un compañero de trabajo que tiene un conflicto.
- Informes de viaje: este tipo brinda información resumida sobre una reunión, un viaje de negocios u otra empresa que requiere que un miembro del personal informe a un supervisor o un grupo más grande.
- Informes de campo: este tipo suele ser en respuesta a una inspección.
- Notas de crédito: este tipo tiene un formato muy diferente, ya que generalmente describe información financiera sobre servicios o bienes. Consulte las plantillas de Microsoft Word para notas de crédito para ver el formato.
¡Una nota que salió mal!
Como siempre…
Tenga en cuenta que la información escrita no se puede retirar. Asegúrese de tener cuidado en su redacción para que suene profesional y objetiva, incluso si se trata de un memorando informal. Con la práctica, usted también se convertirá en un experto en la redacción de memorandos.