Tabla de contenido:
- ¿Siente que ha perdido el control?
- Desorganización del lugar de trabajo
- Mantenga una lista diaria que se transfiera
- Administre su tiempo y prioridades hacia arriba
- Lo que necesita para crear su lista de verificación
- Organizador de lista de verificación de 7 pasos
- Prioriza tu lista con colores
- Manténgase organizado en casa con su lista de verificación
- Organizadores de listas de verificación digitales
- Formulario del organizador de la lista de verificación en PDF
- Aplicaciones de lista de verificación para PC, teléfonos inteligentes y tabletas
- Aplicaciones versus listas de verificación en papel
- Por qué debería mantenerse organizado con una lista de verificación
- ¿Cómo te mantienes organizado? ¿Usas listas?
Este artículo desglosará cómo usar las listas de verificación para mantenerse organizado.
mohamed_hassan, CC0, a través de PIxabay
¿Siente que ha perdido el control?
¿Alguna vez has tenido uno de esos días en los que sales del trabajo sintiendo que no has logrado nada?
- Su escritorio parece más desordenado que cuando llegó.
- Su bandeja de entrada se agotó la semana pasada.
- Las notas adhesivas cubren la pantalla de su computadora.
- No queda espacio para los pies debajo del escritorio.
- Y esa reunión de la mañana finalmente terminó hace una hora.
Mantenerse organizado es un desafío. La información nos bombardea desde todas las direcciones. Los mensajes de texto, las redes sociales, el correo electrónico, las respuestas a los formularios web, las solicitudes de reunión, las conversaciones pasadas, las llamadas telefónicas y el correo estándar compiten por nuestra atención.
No es de extrañar que los niveles de estrés sean altos. La Asociación Estadounidense de Psicología (APA) informa que el 39% de los estadounidenses en 2017 sufrieron de "algo significativo" a "estrés significativo" causado por "una carga de trabajo demasiado pesada" en el lugar de trabajo.
Desorganización del lugar de trabajo
Los roles poco realistas o inciertos también se encontraban entre las cinco principales tensiones en el lugar de trabajo en la encuesta de APA en 2017. Estos aspectos negativos, junto con demasiado trabajo, dificultan mantenerse al tanto de su trabajo.
Y no son solo los empleados de oficina los que luchan con una sobrecarga de tareas y limitaciones de gestión del tiempo. Los comerciantes, los trabajadores minoristas y los artistas también luchan por hacer las cosas.
La mayoría de los lugares de trabajo le proporcionan una descripción del trabajo que destaca los deberes y las tareas. A veces, están desactualizados o no cubren todo lo que hace. Y aunque pueden comunicar una lista de responsabilidades, carecen de detalles.
Incluso cuando un lugar de trabajo tiene procedimientos documentados paso a paso, aún puede tener mucho que hacer. Saber cómo priorizar y administrar una gran carga de trabajo con una lista de verificación tiene beneficios. Y las listas de verificación sirven como una herramienta organizativa esencial.
Si se siente abrumado en el trabajo, organícese con la ayuda de una lista de tareas pendientes. Al comienzo de cada mañana, anote todo lo que necesita hacer. Se específico.
Mantenga una lista diaria que se transfiera
Una lista diaria de tareas y actividades:
- Actúa como recordatorio
- Te ayuda a priorizar tu día
- Muestra si te estás comprometiendo en exceso
- Te ahorra tiempo
Administre su tiempo y prioridades hacia arriba
Una lista de verificación también ayuda con el flujo de trabajo. Si eres una secretaria o asistente personal que responde a más de un gerente de línea, una lista de verificación te ayuda a administrar hacia arriba. Incluya una columna en su lista para registrar una estimación del tiempo necesario para completar cada tarea.
Anime a sus gerentes a registrar las tareas que le asignan en su lista de tareas pendientes. La lista de verificación amplía su conocimiento de su carga de trabajo. Ellos ven qué más tienes que hacer y cuándo es necesario. La lista gestiona sus expectativas.
Incluso si solo tiene un gerente de línea, una lista de verificación es una evidencia vital de su carga de trabajo. Utilice su lista de tareas pendientes para:
- Descubra procesos de trabajo más eficientes
- Aligera tu carga de trabajo
- Solicitar ayuda
- Discutir por un asistente o un nuevo miembro del equipo
Sin embargo, lo que voy a compartir con ustedes no es una lista cualquiera de cosas por hacer. Es un organizador de listas de verificación.
Lo que necesita para crear su lista de verificación
- Cuaderno (recomendé usar un libro de tamaño A5).
- Al menos cuatro bolígrafos de colores, como verde, amarillo, morado y rojo.
- Regla (opcional)
- Pegatinas de estrellas (de cualquier color)
Cuando haya completado todas las tareas de la página, dése una estrella.
© Phumphaosrk - Dreamstime.com (imagen modificada)
Organizador de lista de verificación de 7 pasos
- Abra su cuaderno en la primera página disponible.
- Escriba la fecha de hoy en la parte superior.
- Escriba todas las cosas que necesita completar antes de irse a casa.
* Incluya nuevas tareas, incluso aquellas que no necesite completar ese día.
* Utilice una línea por tarea.
* Priorice cada tarea con bolígrafos de colores (consulte la guía de colores a continuación).
Sugerencia: es posible que desee dividir algunas tareas en varias tareas para administrarlas más fácilmente. - Dirija una línea recta a través de cada tarea a medida que la completa. O coloque una marca al final de la línea.
- Inicie una nueva lista en una nueva página mañana.
- Revise su libro todos los días y busque las páginas sin estrellas. Evalúe las tareas pendientes. Si necesita adelantar una tarea a una nueva página, complete la tarea en la página anterior para no volver a visitarla.
- Recompénsese con una estrella cuando complete la lista de un día. Coloque la etiqueta de la estrella en la página donde pueda verla fácilmente. Cuando recompensa sus esfuerzos visualmente, también indica que cada elemento de la página está completo. Una página sin estrella tiene asuntos pendientes.
Las pegatinas de estrellas significan que los elementos de la lista se completaron o se trasladaron a otro día.
© Bazruh - Dreamstime.com
Prioriza tu lista con colores
- Las tareas rojas tienen un sentido de urgencia. Deben completarse ese día.
- Las tareas azules son repetitivas.
- Las tareas verdes son para proyectos largos. Espera que tarden más de una semana en completarse.
- Las tareas negras son tareas generales que puede encontrar en la descripción de su trabajo.
Puede utilizar otros colores para una mayor categorización. Por ejemplo, es posible que desee utilizar diferentes colores para diferenciar entre tareas repetitivas diarias y semanales.
Manténgase organizado en casa con su lista de verificación
Un organizador de listas de verificación funciona en cualquier lugar. Es posible que desee tener dos cuadernos: uno para el trabajo y otro para su vida personal.
Mantenga su casa limpia y su césped cortado agregando tareas a la lista de verificación de su organizador del hogar. También puedes usarlo para:
- Organiza tu boda
- Búsqueda de trabajo
- Planifica la fiesta de jubilación del tío Ben
- Priorizar y pagar facturas
- Organice sus próximas vacaciones en el extranjero
Puede usarlo para administrar la mayoría de los tipos de eventos o circunstancias de la vida.
Organizadores de listas de verificación digitales
¿Tiene un proceso en el lugar de trabajo que requiere controles frecuentes? Considere la posibilidad de automatizar el organizador de su lista de verificación para su uso en un teléfono inteligente o tableta. Cree un formulario PDF o pruebe una de las aplicaciones que se enumeran a continuación.
Formulario del organizador de la lista de verificación en PDF
Los lugares de trabajo donde los clientes acceden a las instalaciones a menudo comienzan el día con una auditoría del sitio para inspeccionar los equipos y las instalaciones. Cree una lista de prioridades, como la que se muestra a continuación, para que un empleado designado la marque o comente. Una vez completada, el empleado guarda y envía por correo electrónico la lista de verificación de auditoría a un gerente o funcionario de SST.
Aplicaciones de lista de verificación para PC, teléfonos inteligentes y tabletas
Si no desea llevar un cuaderno, estas aplicaciones también pueden ayudarlo a organizarse.
El iOS de Apple viene con una aplicación de recordatorio estándar. Use esto como un proceso alternativo para mantenerse organizado.
¿Encuentra la aplicación Apple Reminder que limita o no usa un dispositivo IOS? Prueba Todoist: Lista de tareas pendientes y Administrador de tareas. Está disponible de forma gratuita en varios dispositivos, pero también viene con una opción premium. Inicie sesión en la aplicación con su cuenta de Google o Facebook, o cree una nueva. Lo uso en mi PC con Windows 10.
Otras listas de verificación y aplicaciones organizativas (algunas tienen una pequeña tarifa o contienen compras dentro de la aplicación) incluyen:
- Wunderlist
- Google Keep
- Habitica (una lista de tareas pendientes gamificada)
- OmniFocus 2
- 2Do (lista de tareas, tareas y notas)
Aplicaciones versus listas de verificación en papel
Las aplicaciones automatizan las listas de verificación. Facilitan compartir e integrar su flujo de trabajo con otras personas, programas y procesos de trabajo. Sin embargo, cuando un sistema informático se detiene o falla la energía, un organizador de lista de verificación manual lo mantiene en control.
Una lista de verificación en papel es una herramienta esencial para las emergencias. Considere tener a mano una copia impresa de su lista de verificación digital.
Si tiene el control de la seguridad de su lugar de trabajo, guarde un portapapeles y una copia impresa de las listas de verificación de salud y seguridad en el lugar de trabajo en un lugar de fácil acceso. También podría ser una buena idea tener una lista de verificación para los procedimientos de bloqueo.
Mantenga listas de verificación en papel para cuando se corte la energía.
© Ekaterina79 - Dreamstime.com
Por qué debería mantenerse organizado con una lista de verificación
Al utilizar un organizador de listas de verificación, como una lista de tareas pendientes, recupera el control de su trabajo. En lugar de recordar constantemente todo lo que necesita hacer, escribir sus tareas libera sus pensamientos para concentrarse en el trabajo en cuestión.
Un organizador de listas de verificación también se extiende más allá de la lista de tareas diarias. Úselo para completar un proceso específico, como una verificación de salud y seguridad ocupacional o una auditoría del sitio. O para organizar todo lo que necesita hacer para relajarse y disfrutar de un fin de semana.
Al hacer que las listas de verificación sean parte de su día, alivia el estrés en el lugar de trabajo. También puede utilizar una lista de tareas pendientes para:
- Presentar un caso comercial para obtener más recursos
- Actualizar una descripción de trabajo y asignar responsabilidades
Sobre todo, las listas de verificación ayudan a administrar y organizar visualmente un proceso o las cosas que debe hacer. Como resultado, ese tic final te quita un montón de presión.
© 2012 Tina Dubinsky
¿Cómo te mantienes organizado? ¿Usas listas?
Will English el 1 de mayo de 2013:
desorganizado? Ese soy yo todos los días lol. No es de extrañar que todavía esté cuerdo. De hecho, tengo un iPhone y uso la aplicación "Recordatorio" todo el tiempo, no sé qué tan organizado estoy gracias a él, pero ayuda mucho. Buen hub.