Cómo organizar sus registros financieros

Año tras año vivía con el estrés de pilas de papel desorganizadas esparcidas por la casa. Había pequeñas pilas aquí y allá, junto a la entrada, en la cocina y en mi escritorio. Tenía un sistema de bandeja de entrada / bandeja de salida, pero no funcionaba con eficacia. Las facturas se perdían, las declaraciones rara vez llegaban a sus archivos y nunca podía encontrar lo que necesitaba cuando lo necesitaba. De la manera más básica, mis finanzas no estaban organizadas correctamente.

La gestión eficaz de sus finanzas requiere un sistema para realizar un seguimiento de todas sus facturas, estados financieros, pólizas de seguro y otros trámites importantes. No requiere que guarde cada trozo de papel, recibo o factura que pase por sus manos. A continuación se muestra una guía que le ayudará a determinar qué necesita aferrarse y qué puede triturar. Una vez que tenga claros estos requisitos, puede limpiar sus archivos antiguos y montones de papeles y configurar un sistema que sea rápido y sencillo de mantener al día.

Sistema de archivo casero

¿Qué se debe archivar? ¿Qué se debe tirar?

La mayoría de nosotros ahorramos demasiado papeleo, lo que se convierte en una carga de administrar. No es necesario guardar cada recibo de cajero automático o factura de cable. ¿Con qué frecuencia los ha necesitado como referencia? Adquiera el hábito de revisar todo el correo todos los días y deshacerse de todo lo que no necesite. Manténgase constantemente al tanto del flujo de papel en la casa, a través de su oficina o apilado en su escritorio.

Una vez que haya establecido un sistema que funcione, solo le tomará unos minutos cada día mantenerlo en orden.

Aquí hay un vistazo rápido a algunos de los documentos financieros que necesita guardar y archivar, y los que puede tirar. Tenga en cuenta cuando "tirar" que triturar y reciclar es la forma más responsable de hacerlo, para la protección de su identidad y el planeta.

• Talones de pago: una vez que haya verificado la exactitud de sus talones de pago, no son necesarios. Puede guardar el más reciente, en caso de que lo necesite como comprobante de empleo al solicitar un préstamo.
• Extractos bancarios, cheques cancelados: guarde y archive los extractos bancarios durante tres años fiscales completos. Serán necesarios si lo auditan y pueden servir como recibo para probar las facturas pagadas. Los cheques cancelados deben guardarse durante un año como mínimo. Cuando los estados de cuenta y los cheques ya no sean relevantes, quémalos o tritúralos.
• Facturas de servicios públicos: No es necesario guardar las facturas de servicios públicos durante meses o años. Cuando llegue una factura, verifique que se le acredite el último pago, luego tire o destruya la factura anterior. Guarde solo lo más actual.
• Estados de cuenta de tarjetas de crédito: al igual que con las facturas de servicios públicos, verifique que se le acredite su último pago y conserve solo el estado de cuenta más actual. No es necesario que obstruya sus archivos con extractos de tarjetas de crédito antiguas a menos que esas tarjetas se hayan utilizado para gastos deducibles de impuestos.
• Pólizas de seguro y facturas: guárdelas para el momento en que estén vigentes. Las pólizas canceladas y las declaraciones relacionadas pueden desecharse.
• Recibos de depósito, recibos de tarjeta de débito y recibos de cajero automático: guárdelos solo hasta que llegue su próximo extracto bancario para poder consultarlos y verificar los montos. Siempre que no representen un gasto deducible de impuestos y no se necesiten como prueba para una reclamación de garantía, puede desecharlos.
• Registros de propiedad: Los registros de bienes raíces deben mantenerse durante el tiempo que dure la propiedad. Si existe la posibilidad de que los registros sean necesarios para fines fiscales, guárdelos después de una transferencia de propiedad o venta.
• Registros de inversiones: Se deben guardar todos los registros de inversiones y extractos bancarios relacionados con las inversiones. Si sus estados de cuenta son acumulativos, puede conservar solo el más reciente y destruir la documentación obsoleta.

Tómese el tiempo para revisar todo su papel, incluidos los archivos antiguos, para eliminar todo lo que ya no sea necesario. Esto hará que la tarea de organizar sus registros financieros sea más fácil y menos desordenada. En última instancia, tendrá un sistema de archivo organizado que le permitirá encontrar lo que necesita en cualquier momento.

The Bill Payer, conjunto de organización financiera del hogar.

Configurar un sistema de archivo

Hay varios tipos diferentes de sistemas de archivo a considerar. Dependiendo de sus necesidades, se puede requerir cualquier cosa, desde un archivo de acordeón portátil hasta un pequeño archivador. Una vez que haya limpiado todo el papeleo financiero sobrante, evalúe cuánto espacio necesitará para almacenar el resto de sus archivos. Vaya un poco más grande de lo que necesita actualmente, para que no tenga que preocuparse por pasar a un sistema más grande más adelante y pueda presentar documentos rápida y fácilmente.

Utilizo un sistema de archivo tradicional simple con pestañas para cada categoría (consulte la sección anterior para las categorías generales). Además, tengo archivos separados para almacenar documentos importantes para cada uno de mis hijos, facturas médicas y seguro. Cada póliza de seguro y declaración relacionada también tiene su propio archivo.

Instale una estación de pago de facturas. Esta puede ser una caja de almacenamiento pequeña y simple que contiene todo lo que necesita para pagar sus facturas, un organizador de archivos de escritorio o un producto de organización basado en un calendario diseñado específicamente para esta tarea. Incluso si paga la mayoría de sus facturas en línea, inevitablemente tendrá que pagar facturas impares a la manera "antigua" y solicitar su chequera, sellos, etc. en un lugar conveniente. En lugar de un solo archivo de "pago", utilizo un sistema basado en calendario. Pagar tantas facturas en línea como sea posible ayuda a mantener el papel al mínimo y también puedo marcar en mi calendario los pagos vencidos.

Documentos que deben guardarse en una caja fuerte

Para estar seguro, considere guardar los siguientes documentos importantes, a menudo irreemplazables, en una caja de seguridad alquilada o en una caja fuerte a prueba de fuego en su hogar.

• Actas de nacimiento, defunción y matrimonio
• Papeles de liquidación, custodia y divorcio
• Documentos de adopción o ciudadanía
• Escrituras de propiedad, títulos de vehículos de motor
• Acciones, bonos de ahorro de EE. UU.
• Contratos de hipotecas y terrenos, o cualquier acuerdo legalmente vinculante
• Papeles militares
• Patentes, derechos de autor
• Una lista del inventario de su casa, incluidas fotos y recibos.

En caso de emergencia

¿Es usted el único en su familia que maneja el pago de facturas y la presentación financiera? ¿Podrían su cónyuge u otro ser querido encontrar el papeleo necesario en su ausencia?

Tómese el tiempo para configurar un archivo "En caso de emergencia" que explique su sistema, aclare dónde se almacena la información legal y de seguros importante e instrucciones sobre cómo encontrar lo que puede ser necesario en caso de emergencia. Incluya números de teléfono importantes, como los de su contador, abogado y corredor de inversiones. Marque el archivo claramente para que pueda encontrarlo fácilmente en su ausencia. Manténgalo actualizado de forma regular.

Hacer un compromiso

La clave para hacer que cualquier sistema de archivo funcione y mantener sus registros financieros bien organizados es comprometerse a mantenerse al día a diario. Una vez que su sistema esté en su lugar, tómese unos minutos todos los días para clasificar el correo, presentar estados de cuenta y mantenerse al día con sus facturas.

Pronto, habrá establecido un hábito que es esencial para su salud financiera a largo plazo y habrá reducido parte del estrés generado por la administración de sus finanzas.

Video útil sobre cómo organizar su papeleo