Cómo organizar a tu jefe desorganizado

Son jefes por una razón (pero las habilidades organizativas no lo son)

Ayudar a su jefe a organizarse mejorará su imagen profesional. Ayúdalos a hacerlo sin presumir.

Maggie a través de Flickr, CC-BY-SA 2.0, modificado por FlourishAnyway

Ayuda a tu jefe a juntar sus cosas

Es el jefe por una buena razón, pero esa razón ciertamente no es su capacidad organizativa.

A veces, descuida detalles clave. Su oficina es una montaña de archivos extraviados. Cuando su jefe no puede encontrar ese documento importante, los plazos inminentes pueden hacer que la oficina se sienta como una olla a presión. ¿Suena familiar? Si es así, ayude a su jefe a administrar su tiempo y establecer prioridades, mientras deja que él piense que fue idea suya .

A medida que su jefe se vuelva más organizado, mejorará su imagen profesional. También estará más consciente de lo que está en su horario y desarrollará un mayor dominio de su tiempo. A su vez, se puede cosechar los beneficios residuales de menos estrés y más eficiencia.

Piense en el tiempo y el esfuerzo adicionales necesarios para organizarlo como una inversión. Al gestionar, gestionará su propio progreso profesional y su imagen profesional al mismo tiempo.

¿Listo para comenzar?

¡Lo tienes!

Predicar con el ejemplo. Primero demuestre usted mismo sólidas habilidades organizativas.

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Primero construya confianza

Antes de intentar arreglar algo, debe ganarse el derecho a hacerlo. Eso significa construir una base de confianza.

Predicar con el ejemplo

Asegúrese de demostrar usted mismo habilidades sólidas de organización ajustando su sistema para mantenerse en el buen camino. Mantenga ordenado su propio espacio de trabajo. Asiste a las reuniones preparado. Cumplir con todos los plazos. Además, demuestre su ingenio teniendo al alcance de su mano la información que más se confía (por ejemplo, contactos clave, informes a los que se accede con frecuencia).

Busca comprender

A medida que se gane la confianza de su jefe, también escuche, prestando especial atención a los sentimientos que se expresen. Escuche las señales de que las malas habilidades organizativas de su jefe le están causando frustración, conflicto o incluso consecuencias en la organización. Los ejemplos incluyen fechas límite o reuniones incumplidas, papeleo perdido y comentarios de otros.

Primero evalúa la situación antes de saltar para ayudar, y especialmente evita darle retroalimentación que podría ser contraproducente para ti. (Recuerde que está en un modo de recopilación de información). Puede haber un método para su locura, por ineficaz que sea, que debe comprender.

Además, no importa cuán irritado te ponga su descuido, nunca interfieras con nadie que lo hable mal. Su desahogo podría afectarlo, y esos comentarios críticos son incompatibles con su intención de ayudar.

Construir una asociación de confianza es la clave del éxito

Demuestre sólidas habilidades organizativas asistiendo a las reuniones preparadas y manteniendo su propio espacio de trabajo ordenado. Escuche la percepción de qué sentimientos o consecuencias están relacionadas con las deficientes habilidades organizativas del jefe.

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Brindar apoyo estratégico

Asegúrese de que tanto su función como su comportamiento apoyen el mejor desempeño de su jefe al minimizar las distracciones y mejorar su eficiencia.

Alinear metas

Conozca cuáles son los objetivos de su jefe y cómo se lo mide en la empresa. Asegúrese de que sus objetivos de rendimiento estén vinculados con los de él. Si percibe una desconexión, dígale que le gustaría buscar claridad sobre cómo sus objetivos pueden respaldar más plenamente los de él y los de la organización.

Minimizar las interrupciones

Pregúntele cómo prefiere recibir información, tanto en términos de su canal (por ejemplo, electrónico, en persona, por teléfono) como de preferencias de tiempo. Algunas personas son "personas mañaneros" y disfrutan sumergirse directamente en su día, mientras que otras tardan en calentarse.

También comprenda cómo quiere que se manejen las interrupciones y ayúdelo a evitar aquellas que son innecesarias. Las investigaciones indican que los empleados de oficina son interrumpidos en promedio una vez cada tres minutos. ¹ Dado que puede llevar hasta 23 minutos volver a la tarea original, no es de extrañar que cualquiera pueda terminar lo que comenzó.

En lugar de aparecer para hacer una pregunta rápida, que a menudo no es tan rápida, ¿verdad?, Pruebe esta técnica. Agrupe varios elementos menos importantes, luego reserve 15 minutos en el calendario de su jefe para ocuparse de todos ellos de una sola vez. Después de usar esta técnica varias veces, explíquele que su razón fundamental es la eficiencia y minimizar las interrupciones. Discuta cómo funciona para ambos. Es posible que descubra que este es un buen tema para iniciar una conversación sobre la eficiencia.

Hacer de un buen jefe uno organizado

Sea conciso en las comunicaciones y ayude a su gerente a evitar distracciones.

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Encuesta de lectores

Comuníquese claramente

Ser breve

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

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Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

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Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

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Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0

The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ El Wall Street Journal. "Distracciones en el lugar de trabajo: estas son las razones por las que no terminará este artículo". Última modificación el 11 de diciembre de 2012.