Tabla de contenido:
- Cómo manejar el correo electrónico de forma eficaz en el trabajo
- 1. Recuerde siempre que los correos electrónicos son registros permanentes.
- 2. Nunca deje su correo electrónico desatendido.
- 3. Sea transparente sobre las políticas de su organización con respecto al uso, almacenamiento y supervisión del correo electrónico en el lugar de trabajo.
- 4. Deja de registrarte para suscripciones por correo electrónico que nunca leerás.
- 5. Utilice el correo electrónico con menos frecuencia.
- Recordatorio: ¡No se vuelva demasiado dependiente del correo electrónico!
¿No sería bueno si su bandeja de entrada pudiera verse como la pila de papel de la derecha, no como la de la izquierda? A continuación, le indicamos cómo comenzar a clasificar su correo electrónico.
Cómo manejar el correo electrónico de forma eficaz en el trabajo
¿Sientes que recibes demasiado correo electrónico en el trabajo? ¿Pones los ojos en blanco y suspiras cuando abres tu cuenta de correo electrónico y encuentras cientos de mensajes esperando ser abiertos, escaneados, eliminados o tratados?
Algunos días parece que se necesita más tiempo para atender las tareas de correo electrónico que para realizar cualquier trabajo. El correo electrónico no estaba destinado a hacer que nuestros días laborales fueran más ocupados. El correo electrónico se desarrolló como una forma de acelerar la entrega de mensajes importantes y reducir el exceso de desperdicio de papel. Pero la realidad es que la tecnología de correo electrónico no es una panacea para mejorar la eficiencia de sus comunicaciones comerciales. ¿Por qué? Porque, como todas las tecnologías, el correo electrónico depende completamente de cómo elija usarlo para satisfacer sus necesidades. El adagio "basura entra, basura sale" se aplica a cómo usa (o abusa) de sus cuentas de correo electrónico del trabajo.
En su libro Managing Your E-mail: Thinking Outside the Inbox, la experta en comunicaciones Christina Cavanagh ofrece consejos sobre cómo:
- Controle y filtre eficazmente lo que termina en su bandeja de entrada
- Identifique y administre mensajes triviales y de bajo valor que crean desorden en su bandeja de entrada
- Comprender y gestionar los problemas causados por el envío de correos electrónicos grupales y las listas de distribución.
El libro también ofrece consejos y sugerencias útiles sobre cómo evitar problemas legales causados por el uso inadecuado del correo electrónico en el lugar de trabajo. A continuación, se incluyen algunos recordatorios sencillos que le ayudarán a evitar los problemas habituales del correo electrónico.
1. Recuerde siempre que los correos electrónicos son registros permanentes.
No existe el correo electrónico eliminado. Aunque parezca que un correo electrónico ha sido eliminado de su sistema, no tiene forma de saber si el destinatario ha eliminado su mensaje. De hecho, una vez que envía un correo electrónico, no hay forma de saber qué pasará con él. Se puede reenviar, copiar o guardar como captura de pantalla. Utilice el correo electrónico del trabajo únicamente para mensajes profesionales y legítimos. Evite siempre incluir cualquier información en sus correos electrónicos relacionados con el trabajo que no le gustaría que sus supervisores conocieran públicamente o la examinaran.
2. Nunca deje su correo electrónico desatendido.
Siempre proteja su cuenta de correo electrónico con contraseñas y asegúrese de que sus programas de correo electrónico no se dejen abiertos en su computadora portátil o de escritorio. Cavanagh señala que si alguien más accede a su cuenta de correo electrónico para enviar información ofensiva, potencialmente ilegal o dañina en su nombre, puede ser muy difícil demostrar que usted no fue el autor de ese mensaje.
3. Sea transparente sobre las políticas de su organización con respecto al uso, almacenamiento y supervisión del correo electrónico en el lugar de trabajo.
Utilice pancartas al final de los correos electrónicos para notificar a los usuarios (tanto remitentes como receptores) de sus derechos y responsabilidades legales con respecto a las transmisiones de correo electrónico. Los carteles se pueden utilizar para notificar a los usuarios de correo electrónico si se supervisarán sus transmisiones de correo electrónico y cómo. Un extracto de Managing Your Email proporciona un texto de muestra para un banner que notifica a los usuarios de la red de correo electrónico del gobierno sobre los límites a la privacidad:
La próxima vez que envíe o reciba un correo electrónico de una corporación u organismo gubernamental, mire de cerca y vea si usan un banner de divulgación en sus correos electrónicos.
¿Ese libro electrónico gratuito que recibió por suscribirse a un boletín electrónico realmente vale la pena el desorden adicional en su bandeja de entrada?
4. Deja de registrarte para suscripciones por correo electrónico que nunca leerás.
Una vez tuve una cuenta de correo electrónico adicional que se parecía a esta. Seguí posponiendo el tratamiento de los correos electrónicos y, por lo tanto, siguieron acumulándose. Finalmente decidí cerrar toda la cuenta. Lo había configurado para leer boletines electrónicos, feeds y otras suscripciones gratuitas, pero simplemente no tenía tiempo para leer todas las cartas electrónicas gratuitas a las que me había suscrito.
5. Utilice el correo electrónico con menos frecuencia.
Controlar la cantidad de correos electrónicos que genera ayuda a controlar la cantidad de correos electrónicos que recibe a cambio.
Si desea reducir la cantidad de correo no deseado e información inútil que recibe, tenga en cuenta la cantidad de correo electrónico que envía a otras personas. Cavanagh señala que lo que más amamos del correo electrónico es también lo que más odiamos de él. Ella dice: "Nos encanta porque podemos enviar el mismo mensaje a muchas personas con una sola pulsación de tecla; lo odiamos porque recibimos demasiados de estos mensajes".
Desde usar la función "responder a todos" en lugar de tomarse el tiempo para seleccionar los destinatarios apropiados, hasta reenviar cartas en cadena "inspiradoras o divertidas", la mayoría de nosotros hemos incurrido en malas prácticas de correo electrónico que nos ralentizan a nosotros y a nuestros compañeros de trabajo. Intente adoptar algunos buenos hábitos de correo electrónico como estos:
- Mantenga sus mensajes cortos y al grano.
- Mantenga sus listas de distribución actualizadas y elimine los destinatarios de correo electrónico que ya no forman parte de un departamento o participan activamente en un proyecto compartido.
- No utilice las listas de distribución de su organización para promover proyectos personales o la próxima campaña de recaudación de fondos de su hijo. Comparta este tipo de avisos en el comedor o en un tablero de anuncios común.
¿Qué piensas? ¿Cuáles son sus mayores preocupaciones sobre la gestión de su correo electrónico? Comparte tu opinión en los comentarios.
Recordatorio: ¡No se vuelva demasiado dependiente del correo electrónico!
No importa qué tan eficiente se vuelva en administrar su correo electrónico y evitar que se apodere de su día de trabajo, a veces una llamada telefónica personal es la mejor manera de lidiar con una situación. Pero si la idea de levantar el teléfono y hablar con un ser humano real te pone nervioso, relájate, estás en buena compañía. Hay muchas personas que prefieren enviar un mensaje de texto o un correo electrónico que hablar por teléfono. Un artículo en línea en The Science of Us ofrece algunos consejos e ideas de psicólogos sobre por qué algunos de nosotros tenemos miedo de hacer llamadas telefónicas y qué podemos hacer para superar ese miedo.
- Los psicólogos explican su ansiedad telefónica y cómo superarla
Sugerencia adicional para el envío de correos electrónicos: si una de las cosas que lo está volviendo loco acerca del uso del correo electrónico es el hecho de que las personas tardan una eternidad en responder sus mensajes, tal vez sea el momento de examinar el final de su mensaje. ¿Está terminando su mensaje de correo electrónico con una llamada a la acción clara y específica o su cierre es demasiado vago?
En lugar de cerrar un mensaje extenso con: "¿Qué opinas de este plan?" intente hacer una pregunta más específica. Podría intentar preguntar: "¿Cuál de los cinco puntos que he enumerado cree que deberíamos implementar de inmediato?" Está haciendo una pregunta específica que se relaciona con los puntos que hizo en su correo electrónico y está creando una sensación de urgencia al preguntar qué elementos necesitan más atención en este momento.
© 2013 Sally Hayes