Cómo diseñar un plan de gestión de proyectos

El plan del proyecto: ¿qué y por qué?

Un plan es esencial para el éxito de cualquier proyecto. Para ser honesto, la mayoría de los proyectos fracasan, incluso los que tienen buenos planes. Pero un proyecto sin un plan es inútil. El equipo del proyecto seguramente entregará una cosa cuando el cliente quiera otra, o llegue tarde o se exceda del presupuesto. Un buen plan de proyecto puede prepararnos para el éxito al evitar todos estos problemas, y también muchos otros.

Un plan de proyecto nos prepara para gestionar el proyecto. ¿Qué significa eso exactamente? Con un plan podremos:

• sigue los pasos del plan
• coordinar los esfuerzos de un equipo con muchas habilidades
• Ser lo suficientemente flexible para hacer frente al cambio, incluidas nuevas buenas ideas y manejo de problemas.
• entregar los resultados deseados a tiempo y por debajo del presupuesto

Como gerente de proyectos, mi objetivo es más que la satisfacción del cliente, es el deleite del cliente. Y el plan de gestión de proyectos es mi herramienta más importante.

Un buen plan de gestión de proyectos cubre todos los aspectos de un proyecto. Según el Project Management Institute (PMI), hay nueve áreas que debemos planificar y administrar para tener éxito en un proyecto. Camine conmigo y le mostraré cuáles son y cómo diseñar un plan de gestión de proyectos para su próximo proyecto.

He enseñado a más de 4.000 directores de proyectos y he escrito cuatro libros sobre gestión de proyectos. No es necesario leerlos todos. De hecho, si sigue los pasos de este artículo, estará muy por delante de la mayoría de los profesionales que he conocido.

Tabla de contenido

• Un plan completo da sus frutos

  Un proyecto con un plan se realiza antes, a un costo menor.

• El plan de proyecto más simple: alcance, tiempo y costo

  Planifique lo que entregará, cuándo lo hará y cuánto costará.

• Elementos cruciales de un gran plan de proyecto

  Aprenda a planificar los seis factores del proceso (p) que garantizan el éxito del proyecto

• Diseñe su próximo plan de proyecto

  Siguiendo los pasos de este artículo, puede diseñar su próximo plan de proyecto.

• Use su plan de proyecto todos los días

  Su plan guía su proyecto, ¡todos los días!

Un plan completo da sus frutos

Cuando haya terminado de leer este artículo, sabrá cómo crear un plan de gestión de proyectos completo, que cubra nueve cuestiones que necesitan planificación y gestión.

Parece mucho trabajo, pero eso no es necesariamente cierto.

Puedo diseñar un plan como este en unos 45 minutos para un proyecto pequeño. Y, si lo hago, es probable que ese proyecto tome 5 horas, en lugar de 8, y deleite al cliente, en lugar de frustrarlo. Efectivamente, acabo de duplicar mis ingresos al diseñar un plan de proyecto. Trabajo de manera más inteligente: he reducido la frustración y el desperdicio.

Por supuesto, un plan de proyecto para un gran proyecto lleva más tiempo. Pero siempre vale la pena. El tiempo dedicado a la planificación termina ahorrando más tiempo en el proyecto del que se necesita, siempre.

De hecho, los ahorros pueden ser enormes. Una vez me llamaron para rescatar un proyecto con un presupuesto de $ 10 millones. Ya era un desastre total: $ 1.5 millones gastados, nada que mostrar y meses desperdiciados. Las acciones de la compañía iban a caer en picado si este producto también salía tarde. Le enseñé al equipo cómo crear un plan de proyecto y lo presentamos juntos. Menos de un mes después, teníamos un nuevo plan que utilizaba las mejores habilidades de cada miembro del equipo y de cada consultor, y el nuevo producto estaba programado para su entrega a tiempo según el nuevo plan del proyecto.

Claro, ese plan costó alrededor de $ 10,000 para crear. Pero le ahorró a la empresa $ 10 millones y ayudó a la empresa a ganar unos cien millones de dólares en los próximos años.

Figura # 1: El triángulo de hierro

El Triángulo de Hierro: Un aumento del alcance exige más tiempo y más dinero.

Sid Kemp

El plan de proyecto más simple: alcance, tiempo y costo

El plan de proyecto más simple tiene al menos tres elementos: alcance, tiempo y costo. O, en inglés sencillo:

• Alcance: ¿Qué estamos haciendo?
• Tiempo: ¿Cuánto tiempo llevará? ¿Cuándo comenzaremos y cuándo terminaremos?
• Costo: ¿Cuánto costará?

Digamos que un cliente contrata a mi equipo para que le cree un sitio web. Si digo, "Tendré el sitio web que quieres listo en dos semanas por $ 1,200", entonces ese es el resumen del alcance, el tiempo y el costo del proyecto. Pero necesito diseñar el plan completo para asegurarme de que el sitio web que estamos construyendo sea lo que el cliente desea y que realmente podamos hacerlo en dos semanas por $ 1,200.

El alcance, el tiempo y el costo se denominan "Triángulo de hierro", como se muestra en la Figura # 1. ¿Por qué? Porque el hierro no se estira y, una vez que un triángulo tiene dos lados fijos, el otro lado no puede cambiar sin romper el triángulo. El Triángulo de Hierro es una forma de recordar a los clientes que no pueden obtener más de lo que pagaron. Si acuerdan un alcance determinado durante un tiempo y un costo determinados, no pueden volver más tarde y decir: "Quiero más". Si lo hacen, les mostramos el diagrama del Triángulo de Hierro y les decimos: "No puedes estirar un triángulo de hierro. Si quieres más resultados, necesitamos más tiempo para hacer el trabajo y también costará más dinero".

Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de estos tres elementos.

Alcance: ¿Qué estamos haciendo?

Puede parecer simple: estamos creando un sitio web. Pero el cliente puede estar asumiendo que habrá video y dieciséis páginas y un carrito de compras, a pesar de que su oferta indica claramente que un sitio web de $ 1,200 tiene hasta cinco fotos, seis páginas, ningún video y ningún carrito de compras. Entonces, para hacer una declaración de alcance, que es la primera sección del plan del proyecto, escribimos lo que entregaremos.

Y también anotamos lo que no entregaremos. Los clientes tienden a recordar que dijiste "sí" a todo lo que querían, incluso cuando dijiste "no". Por lo tanto, supongamos que el cliente solicitó un video y usted dijo: "Estaré encantado de vincular un video si usted proporciona uno. Pero la creación de un video no está cubierta por el precio de $ 1200 y no se puede hacer en dos semanas." Si eso sucedió en la reunión de planificación, asegúrese de que también esté en el plan del proyecto, en una sección llamada "exclusiones". Podemos ser amables. No es necesario que digamos "ESCUCHA: NO HAY VIDEO". Pero podemos decir: "El plan actual de $ 1,200 no incluye ninguna producción de video. Si desea un video en el sitio, podemos producir un video de 3 minutos y agregarlo por $ 350 adicionales después de que el sitio esté activo.Se necesitará una semana más para crear el video ".

Otro error común en las declaraciones de alcance es si se incluye soporte. Un cliente puede asumir que, una vez que el sitio web esté activo, realizará cambios y adiciones de forma gratuita. Su declaración de alcance debe incluir el soporte que brindará y excluir explícitamente cualquier soporte que no brinde.

Una buena declaración de alcance establece claramente todas las suposiciones, para que pueda estar seguro de que todos los involucrados en el proyecto tienen el mismo objetivo en mente. A medida que avanza el proyecto, recordará a las personas la declaración del alcance para mantener a todos en la misma página. Y cuando haya terminado, comparará sus entregables con su declaración de alcance. ¡Entregará todo lo que el cliente desee y garantizará su satisfacción!

Tiempo: ¿Cuánto tiempo llevará?

Puede parecer sencillo decir: "Puedo crear un sitio web en dos semanas". Pero, ¿qué significa esto realmente? Una buena planificación y estimación del tiempo del proyecto es mucho más que una afirmación como esa. A continuación, se muestran algunos aspectos a considerar:

• El esfuerzo es la cantidad total de horas que nosotros y nuestro equipo trabajaremos.
• La duración es el tiempo total que llevará el proyecto, de principio a fin.
• Duración y esfuerzo no tienen una relación sencilla. Por ejemplo, podríamos entregar antes con más personas trabajando en el mismo proyecto al mismo tiempo. O quizás necesitemos más tiempo esperando la entrega de información del cliente, o porque estamos trabajando en varios proyectos a la vez.

Si estamos haciendo un proyecto que es muy rutinario para nosotros y nuestro equipo, podemos estimar el tiempo comparándolo con un proyecto anterior similar. Pero tenga cuidado de no hacer suposiciones sobre el proyecto. Verifique cuidadosamente las diferencias en el alcance, ya que una pequeña diferencia en el alcance puede marcar una gran diferencia en el tiempo. Por ejemplo, si todos sus sitios web anteriores estaban alojados en un servidor web y este cliente quiere que utilice un servidor diferente, puede llevar mucho más tiempo.

También hay otras trampas de tiempo. ¿Qué pasa si el cliente no entrega el texto para el sitio web al comienzo del proyecto? ¿Qué pasa si no aprueban sus gráficos y páginas rápidamente? Esto podría aumentar la duración del proyecto. Y, a menos que se comunique con mucha claridad, el cliente no sabrá que él o ella es quien retrasa su propio proyecto.

Costo: ¿Cuánto costará?

El plan de costos más simple es el tiempo y los materiales: las horas de trabajo multiplicadas por la tarifa de los servicios, más el costo de cualquier artículo que compre para el cliente. A menudo, esto es suficiente. Pero también debe incluir los términos de facturación y una declaración de cómo se manejarán los sobrecostos.

Cuando el plan de su proyecto incluye el alcance, el tiempo y el costo, tiene los conceptos básicos en su lugar. ¿Está hecho el plan? ¡Lejos de ahi! El alcance, el tiempo y los costos son el resultado de hacer un buen trabajo, no cometer errores y solucionar los problemas tan pronto como surgen. Por lo tanto, también debemos planificar esos factores de proceso .

Figura n. ° 2: El triángulo de hierro está respaldado por 6 factores de proceso

Podemos entregar el alcance a tiempo y dentro del presupuesto solo si también administramos otras seis áreas de proceso.

Sid Kemp

Elementos cruciales de un gran plan de proyecto

Planear el triángulo de hierro no es suficiente. Si solo planificamos y administramos el alcance, el tiempo y el costo, las cosas saldrán mal antes de que nos demos cuenta. Nos quedaremos cortos, entregaremos tarde o excederemos el presupuesto. De hecho, la última vez que alguien pensó que un plan de proyecto presentado con alcance, tiempo y costo estaba completo fue hace unos 50 años.

La Figura # 2 arriba muestra cómo el Triángulo de Hierro, los tres factores de Resultados (r), dependen de otros seis factores del Proceso (p). Aseguramos la entrega exitosa de resultados a tiempo y dentro del presupuesto mediante la gestión de los nueve factores, los tres (r) factores descritos anteriormente y estos seis (p) factores, así:

• Calidad: ¿Qué lo hace bueno?
• Riesgo: ¿Qué podría salir mal y qué haremos al respecto?
• Recursos humanos: ¿Quién hará el trabajo y quién hará qué trabajo?
• Comunicaciones: ¿Cómo nos mantendremos en contacto y en la misma página?
• Adquisiciones: ¿Qué compraremos y cómo lo obtendremos?
• Integración: ¿Cómo mantendremos todas estas nueve áreas juntas y cómo gestionaremos el cambio?

Ahora, es posible que no necesite diseñar un plan para cada una de estas nueve áreas. Pero debe preguntar si necesita diseñar un plan para cada área. Cualquier área que necesite un plan y no lo tenga se basa en conjeturas y suposiciones. Es tan probable que tenga éxito como un avión unido con alambre para achicar y chicle. Entonces, aquí hay una guía rápida de las seis áreas de proceso (p) de un plan de gestión de proyectos bien diseñado.

Calidad: ¿Qué lo hace bueno?

Preguntas clave: ¿Cuáles son las partes más importantes del producto final para el cliente? ¿Qué les encantaría? ¿Cómo nos aseguramos de hacer un gran trabajo en esos elementos específicos?

Riesgo: ¿Qué podría salir mal? ¿Y qué podemos hacer al respecto?

La forma más sencilla de crear un plan de riesgo es preguntar: ¿Qué salió mal las últimas cinco veces que hicimos un proyecto como este? Podríamos obtener una lista como:

• Entregamos tarde porque alguien se enfermó.
• El cliente tardó tres días en entregar la aprobación de los gráficos, los obtuvimos el viernes y tuvimos que trabajar todo el fin de semana para terminar.
• El cliente no nos dijo la contraseña del sitio y comenzamos con tres días de retraso.
• Al cliente le encantó el sitio web, pero nunca pagó su factura.

¿Alguno de estos le suena familiar? Bueno, haga su propia lista como esta y luego escriba cómo puede prevenir el problema, reducir las posibilidades de que suceda o tratarlo bien si ocurre. A continuación, se incluyen soluciones de gestión para cada uno de estos riesgos:

• Capacite a dos personas en el equipo para que hagan todas las tareas, o tenga un consultor de guardia para llenar un vacío en el equipo.
• Educar al cliente antes de que comience el proyecto, indicándole qué tan rápido esperamos aprobaciones o solicitudes de cambio, y que la demora del cliente retrasa la fecha de entrega del proyecto.
• Haga una lista de verificación de todo lo que necesitamos del cliente, entréguelo al cliente y no inicie el proyecto hasta que tengamos todo a mano.
• Requiere un pago inicial. Para los clientes sin un historial de pago comprobado, se requiere depósito en garantía.

Un plan de riesgo puede ser mucho más complicado que esto. De hecho, los gerentes de proyectos de trabajo pesado planifican los riesgos utilizando estadísticas. Pero si ha hecho una lista de riesgos y planeó cómo prevenirlos o manejarlos, estará muy por encima del promedio.

Recursos humanos: ¿Quién está en el equipo y qué hará cada persona?

Aquí, lo más importante es asegurarnos de que tenemos un equipo con todas las habilidades necesarias para hacer el trabajo. Pero, en proyectos grandes y complicados, la planificación de recursos humanos del proyecto puede incluir cosas como contratación, retención, horas extra, horarios de vacaciones y reglas sindicales.

Comunicaciones: ¿Cómo nos mantendremos en contacto y en la misma página?

La mayoría de los proyectos se retrasan porque las decisiones cruciales no se toman a tiempo y el trabajo se detiene. Hay una escena en la película Aviator, sobre Howard Hughes, donde comienza a volverse loco, y cientos de trabajadores están inactivos, esperando instrucciones, mientras Hughes intenta decidir la forma correcta para el joystick. Desafortunadamente, esta escena nos resulta demasiado familiar a los directores de proyectos, ¡incluso cuando nadie se está volviendo loco!

También he visto fallar el proyecto porque diferentes miembros del equipo recibieron diferentes versiones del plan. Una vez, decidimos eliminar un determinado módulo de un producto y el cliente estuvo de acuerdo. Pero nadie se lo dijo al programador, y literalmente se quedó despierto toda la noche tratando de que funcionara. No necesito decirte cómo se sintió el programador a la mañana siguiente, cuando le dijimos que se había quedado despierto toda la noche sin ningún motivo. ¡Digamos que los errores de comunicación como ese no generan lealtad! Con malas comunicaciones, la mitad del equipo piensa que estamos haciendo un caballo y la otra mitad cree que estamos haciendo un burro. Cuando el proyecto está terminado, tenemos algo con la cabeza de un caballo y la cola de un burro, ¡y hace que el gerente del proyecto parezca el trasero de un caballo!

Entonces, las comunicaciones son clave. Y eso es aún más cierto en estos días, cuando muchos proyectos se realizan por Internet, correo electrónico y teléfono. A menudo, trabajamos con miembros del equipo que viven en diferentes zonas horarias y hablan diferentes idiomas. En estos casos, un plan de comunicaciones es clave para el éxito. Simplemente pregunte a cada persona cuándo y cómo comunicarse con él o ella, y escriba pautas para reuniones, conversaciones y solicitudes de aprobación o cambio.

Adquisiciones: ¿Qué compraremos y cómo lo obtendremos?

Algunos proyectos no tienen necesidades de adquisiciones. Si no compramos, alquilamos o alquilamos nada, y no contratamos los servicios de un subcontratista, podemos omitir esta sección. Pero si estamos haciendo alguna de estas cosas, entonces necesitamos coordinar los contratos, las cartas de acuerdo, el seguro, el cumplimiento de las regulaciones, etc., con el plan del proyecto. Así es como diseñamos un plan de adquisiciones del proyecto.

Integración

Al diseñar un plan de proyecto, la integración tiene dos significados. La primera es la siguiente: debemos asegurarnos de que todas las partes del plan se unan. Supongamos que el cliente solicita páginas adicionales en el sitio web y estamos de acuerdo. Luego sumamos diez horas de trabajo. Pero, ¿actualizamos el costo para reflejar los cambios en el alcance y el tiempo? ¿Qué pasa si esas 10 horas cuentan como horas extra y, de acuerdo con las reglas de Recursos Humanos, tenemos que pagar tiempo y medio? Las nueve áreas se unen y, cuando diseñamos el plan del proyecto, tenemos que verificar todo.

Incluso si comprobamos todo, eso no es suficiente. Los proyectos cambian en el medio, a. Entonces, la segunda parte de la integración viene después de la planificación: es administrar el control de cambios durante el proyecto para mantener todo en orden.

Diseñe su próximo plan de proyecto

Siguiendo los pasos de este artículo, puede diseñar su próximo plan de proyecto. Si ha planeado un proyecto antes, probablemente pueda mejorarlo mucho con sólo asegurarse de prestar atención a las nueve áreas.

El Project Management Institute llama a estas nueve áreas de conocimiento en la gestión de proyectos. Pero te animo a que sea sencillo. El sentido común es mucho más importante en la gestión de proyectos que el conocimiento. Tómese el tiempo para pensar las cosas en términos de estas nueve áreas que necesitarán administración, y lo que se le ocurra será excelente.

Por supuesto, algunos planes de proyectos son mucho más fáciles que otros. La singularidad del proyecto es un factor clave: cuanto más rutinario es un proyecto, más fácil es planificarlo. Y, por supuesto, el tamaño, la complejidad y la presión para reducir los costos o realizar una entrega rápida también exigen la planificación. Si necesita más ayuda, puede consultar mi libro Project Management Made Easy o consultar los recursos disponibles de PMI.

Utilice su plan de proyecto todos los días

La principal razón del fracaso del proyecto es la falta de un buen plan. ¡Felicidades! Has superado ese problema. Ahora, está listo para cometer el segundo error más grande, que es tirar el plan en el cajón, ponerse a trabajar y no hacer un buen uso del trabajo que ha realizado.

Cuando conduces a un lugar en el que nunca has estado antes, configuras el GPS en tu coche, ignóralo y conduce hasta que te pierdas por completo. ¡Por supuesto que no!

Sin embargo, eso es lo que hacen muchos directores de proyectos. Usar su plan de proyecto todos los días y todas las semanas es como escuchar su GPS. Cada día, deje que su plan le diga:

• que hacer hoy
• que hacer a continuacion
• qué decirle a su equipo que haga
• cuándo contactar a su cliente y qué decir
• qué riesgos vigilar y prevenir o gestionar

Cada semana, verifique el trabajo que ha completado con su plan y resuelva cualquier problema que surja. Si solo hace un seguimiento del tiempo y el costo en función de los resultados, descubrirá que llega tarde y se excede del presupuesto. Pero si también está atento a los seis factores del proceso, detectará problemas antes de que arruinen su presupuesto, generen grandes retrasos y reduzcan su proyecto. Con un buen plan diseñado, está en camino al éxito.