Cómo mantener reuniones efectivas en el trabajo

Cómo evitar que las reuniones sean una pérdida de tiempo

Las reuniones son una de las formas más comunes en que las personas se comunican entre sí en el trabajo. Cuando se realizan correctamente, las reuniones pueden reducir los malentendidos, generar nuevas ideas, reforzar los objetivos comunes del equipo y resolver problemas. En la mayoría de las organizaciones, las reuniones son una parte importante del proceso de toma de decisiones. Pero un líder inteligente también sabe que cada vez que convoca una reunión, sus empleados son retirados del trabajo para el que fueron contratados. Cuando no se planifican y ejecutan adecuadamente, las reuniones pueden dejar a las personas frustradas, dadas por sentado y con exceso de trabajo.

Los participantes deben salir de las reuniones sintiéndose empoderados e inspirados, no confundidos y desilusionados. A continuación se ofrecen algunos consejos y sugerencias que le ayudarán a dirigir reuniones agradables y eficaces en el lugar de trabajo. Cuando se planifican con cuidado, las reuniones terminan cuando todos sienten que se ha logrado algo significativo.

La celebración de reuniones efectivas comienza con la elección del espacio adecuado para reunirse. Asegúrese de reservar su sala de reuniones con suficiente antelación para que esté disponible cuando la necesite.

9 formas de realizar una reunión de trabajo eficaz y productiva

1. Elija el lugar adecuado para la reunión.

Elija el lugar correcto para la reunión y asegúrese de haberlo reservado con un margen de tiempo razonable antes y después de la reunión para que pueda configurar la sala, saludar a los invitados y responder a sus preguntas después. Al crear espacio antes y después de la parte principal de la reunión, evitará esas situaciones incómodas en las que la gente aparece antes de que usted esté listo o la reunión se prolonga en horas extras y tiene que salir apresuradamente de la sala para que el grupo programe después de usted. empezar a tiempo.

2. Comprenda qué tipo de reunión va a tener (y cumpla con ese objetivo).

¿Será una reunión colaborativa en la que se espera que todos participen en la discusión, o será una reunión en la que usted estará hablando la mayor parte del tiempo? En términos generales, hay tres tipos principales de reuniones basadas en el flujo de información.

Reuniones de difusión de información: el líder presenta hechos, explica una nueva dirección de política o demuestra un proceso o procedimiento. Puede haber tiempo para que los participantes hagan preguntas después de la presentación principal, pero en su mayor parte, la información fluye de arriba hacia abajo.
Reuniones de recopilación de información: el líder busca opiniones y comentarios de los participantes. Por ejemplo, se les puede pedir a los presidentes de los subcomités que proporcionen los hallazgos de su grupo. O quizás el líder de la reunión necesita ideas para ayudar a mejorar los procesos administrativos o de fabricación y quiere dar al personal la oportunidad de ofrecer sus ideas. En este tipo de reunión, el flujo de información va desde los participantes del grupo hasta el líder.
Reuniones colaborativas: Sesiones de lluvia de ideas, talleres interactivos, planificación estratégica y reuniones cuyo propósito es generar ideas para resolver un problema o desarrollar un plan de avance que exigen un flujo mutuo de información de ida y vuelta. En este tipo de sesiones, el líder de la reunión a menudo actúa como un facilitador que mantiene las cosas funcionando sin problemas y canaliza la energía creativa del grupo en soluciones útiles que sirven a toda la organización.

3. Circule una agenda con anticipación.

Al enviar una agenda a todos los asistentes a la reunión con anticipación, las personas pueden prepararse adecuadamente para su función. Sabrán qué temas se están discutiendo, de qué secciones se espera que hablen y quiénes más estarán en la reunión. Es simplemente poco profesional e ineficaz esperar que las personas se presenten a una reunión para la que no pueden prepararse. Está organizando una reunión de negocios, no una fiesta sorpresa, así que asegúrese de brindar información clara.

4. Invite a las personas adecuadas.

¿Alguna vez estuvo sentado en una reunión y se preguntó por qué diablos estaba allí? Los temas que se están discutiendo no afectan a su departamento, no tiene la experiencia o los conocimientos especializados necesarios para contribuir a la discusión o tiene una fecha límite ajustada para un proyecto departamental propio y simplemente no tiene tiempo de sobra. Sí, desafortunadamente algunos gerentes planean reuniones con una mentalidad de 'cuantos más, mejor' y en lugar de invitar solo a las personas que más necesitan discutir los temas de la agenda, se envía una invitación general y se envía a personas de todos los rincones de la organización. espera asistir.

Si desea planificar una reunión eficaz, sea selectivo al redactar su lista de participantes. Una forma de decidir si alguien debe asistir a una reunión es preguntarse si la persona tendrá que llevar a cabo alguna de las decisiones que se tomen en la reunión. Si la respuesta es sí, incluya a esa persona en la lista de invitados.

Los planificadores de reuniones más eficaces son aquellos que valoran el tiempo de sus participantes tanto como valoran el suyo.

5. Establezca el tono al principio.

Llegue temprano y organice sus materiales antes de que comience la reunión. Configure y pruebe su equipo audiovisual antes de que comiencen a llegar los participantes. Para cuando atraviesen las puertas de la sala de reuniones, debería haber tenido tiempo de hacer un rápido control de aseo y luego estar listo para recibirlos con una sonrisa amistosa y un saludo cordial. Haga que los participantes de la reunión se sientan cómodos y asegúrese de que sepan que aprecian su presencia; cuando comience la reunión, será más probable que presten atención y se mantengan comprometidos con lo que está sucediendo.

6. Elija la configuración de sala adecuada para la reunión.

El tipo de reunión que tendrá (para dar información, tomar información o resolver problemas) lo ayudará a decidir cómo colocar las mesas y las sillas. Por ejemplo, en una reunión de información en la que una persona hace la mayor parte, si no todo, del discurso, sería apropiado disponer las mesas y sillas al estilo de un aula con los participantes mirando al frente. En una reunión que es más interactiva, como una reunión de resolución de problemas en la que desea que las personas puedan hablar y escucharse entre sí, entonces una configuración de herradura (un cuadrado o rectángulo con asientos y sillas en tres de los cuatro lados) sería ser adecuado.

7. Asegúrese de estar descansado adecuadamente y lleno de energía.

Como líder de la reunión, usted establece el tono de cómo se llevará a cabo la reunión. Si reprime los bostezos o se mueve arrastrando los pies por la habitación como si sus baterías se estuvieran agotando, entonces no puede esperar que los demás en la habitación se mantengan comprometidos e interesados en lo que está diciendo.

8. Proporcione refrigerios apropiados.

Si tiene una reunión larga que ocupará la mayor parte de la mañana o la tarde, siempre que sea posible, es una buena idea proporcionar algún tipo de refrigerio ligero como té, café, frutas y galletas de té para ayudar a la gente. Por lo menos, proporcione agua. Si no puede proporcionar refrigerios, asegúrese de tomar un descanso durante la reunión para que las personas puedan comer sus propios bocadillos o tomar algo del quiosco de café.

9. Obtenga más práctica sobre cómo llevar a cabo reuniones efectivas tomando cursos y programas de capacitación.

Los consejos y sugerencias que se presentan en este artículo sobre cómo llevar a cabo una reunión eficaz se inspiraron en una organización que ha estado enseñando habilidades para hablar y liderazgo durante casi 100 años: Toastmasters International. En una reunión de Toastmasters, no solo aprende cómo calmar sus miedos de hablar con una audiencia, también aprende cómo planificar y presidir una reunión, administrar el tiempo de manera efectiva, lidiar con las distracciones y brindar retroalimentación significativa y apoyo a sus compañeros. Incluso aprende a mantener la calma y a pensar con rapidez cuando las cosas no salen según lo planeado.

Al desarrollar sus habilidades de planificación de reuniones y eventos como parte de su compromiso continuo con el desarrollo profesional, se preparará para el éxito a medida que avanza en su carrera. ¿Quién no ama a un empleado que puede organizar con maestría una reunión agradable y productiva?