Cómo manejar el robo de empleados

Cómo manejar el robo de empleados

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Robo de empleados: le puede pasar a usted

Si es propietario de una pequeña empresa, confiar en sus empleados es necesario y riesgoso. Por un lado, necesita personas que puedan ayudarlo con todos los aspectos del funcionamiento del negocio, desde la interacción con los clientes y los clientes, hasta el trato con los proveedores, la recepción de pagos, la contabilidad, el seguimiento de los gastos y el almacenamiento de existencias. Sin embargo, incluso algunos empleados con currículums y referencias impresionantes pueden ser deshonestos. Cuando un empleado de este tipo está a cargo de recibir pagos, comprar artículos relacionados con el negocio y / o equilibrar las cuentas, la tentación de salirse de su negocio puede ser demasiado grande. Algunos empleados son expertos en ocultar su robo, pero otros simplemente se involucran en el fraude.

Las estadísticas sobre robos de empleados son sorprendentes, si no impactantes.

En 2011, una encuesta realizada por la Federación Nacional de Minoristas encontró que las pérdidas resultantes del robo de empleados, hurtos en tiendas, errores de papeleo y fraude de proveedores sumaron $ 34.5 mil millones, o el 1.41 por ciento de las ventas minoristas. De ese total, el 43.9% fue atribuible al robo de empleados. significativamente más que las pérdidas por hurto (35,7%).

Si bien algunos robos de empleados pueden clasificarse como relativamente pequeños (robo de suministros de oficina, uso de equipos de la empresa para uso personal), se producen pérdidas más significativas por la falsificación de registros de tiempo, el robo de información comercial patentada como listas de clientes y la manipulación de cuentas y registros para invertir más en el bolsillo del empleado.

Desafortunadamente para este autor, descubrí que una empleada de confianza que había estado en mi bufete de abogados desde el día de su apertura estaba pagándose de más a través de la nómina y usando la tarjeta de crédito comercial para una amplia variedad de compras personales durante un período de 5 meses en 2019. Ella era mi única empleada y yo había trabajado con ella cuando ambos estábamos empleados en otra empresa el año anterior. Esta empleada estaba a cargo de la admisión de clientes, la nómina (para nosotros dos), las cuentas por cobrar y también se desempeñó como mi secretaria y asistente legal. Tenía acceso tanto a la tarjeta de crédito de la empresa como a las cuentas corrientes de la empresa. El empleado también creó, a petición mía, nuestros servicios de nómina, sitio web, publicidad y marketing. En repetidas ocasiones me dijo: "Quiero que puedas concentrarte en la práctica de la abogacía; yo me ocuparé de todo lo demás".Esas palabras volvieron a atormentarme ya que el robo de su empleado me costó poco más de $ 20,000 en cinco cortos meses.

Cinco señales de robo de empleados

Qué hacer si descubre o sospecha de un robo por parte de un empleado

1. A menos que atrape al empleado en el acto (vea el n. ° 7 a continuación), informe de inmediato el presunto robo a su departamento de recursos humanos, si tiene uno, y coordine con el departamento, siguiendo todos y cada uno de los procedimientos publicados en el manual del empleado. Es posible que desee discutir el asunto con su departamento de contabilidad, si tiene uno, también.
2. Si el empleado tiene acceso a tarjetas de crédito comerciales, efectivo, cuentas bancarias, cuentas de clientes o mercadería, restrinja o congele el acceso inmediatamente. Esto incluye reportar el presunto robo a los bancos y remover al empleado como signatario autorizado o agente en todas las cuentas. Restrinja el acceso de los empleados a las instalaciones comerciales y a todas y cada una de las ubicaciones en las que se realizan transacciones comerciales, si es posible.
3. Si no tiene un departamento de recursos humanos y / o no tiene un manual del empleado publicado, haga arreglos para que un tercero esté presente en una llamada telefónica o reunión con el empleado sospechoso de robo.
4. Prepárese para una llamada telefónica o una reunión con el empleado, obteniendo pruebas que documente o respalde una sospecha de robo.
5. Suspenda o despida inmediatamente al empleado, según su evidencia y si existe un manual del empleado, después de seguir las políticas y procedimientos publicados. Se sugiere que tenga una tercera persona presente durante esta reunión o llamada telefónica.
6. Informe el robo al departamento de policía de inmediato.
7. Si atrapa al empleado en el acto de robo, llame a la policía inmediatamente antes de permitir que el empleado se vaya.
8. Informe inmediatamente el robo a los clientes o clientes si el empleado ha tenido acceso a información confidencial, incluidos, entre otros, números de seguro social, números de cuentas bancarias y / o números de tarjetas de crédito.
9. Si el empleado tiene una computadora portátil entregada a él o ella, u otro dispositivo portátil en el que se almacena información confidencial del cliente o del cliente, asegure inmediatamente la devolución de dicha computadora o dispositivo (s). Se debe exigir la devolución de todos los bienes de la empresa, incluidos los teléfonos móviles, las tarjetas de membresía y cualquier otro método por el que se puedan realizar los gastos de la empresa (por ejemplo, tarjetas de crédito para combustible).

Evite el robo de empleados en su negocio

Pasos que puede tomar para prevenir o minimizar el robo de empleados

Contratar empleados es una práctica delicada. Es posible que desee consultar a un abogado laboralista para asegurarse de que sus prácticas de contratación no sean discriminatorias. Un abogado también puede ayudarlo a desarrollar un manual para empleados que aborde situaciones como el robo de empleados. También puede ser aconsejable un acuerdo de no competencia para proteger los secretos comerciales y las listas de clientes.

Sea proactivo en la prevención de pérdidas desde el principio. Esto, junto con prácticas de selección cuidadosas y legales de los empleados, puede proporcionar algún seguro para el propietario de la pequeña empresa.

Aquí hay algunos pasos que puede tomar para prevenir o minimizar el robo de empleados:

• Solicite y comuníquese con al menos tres referencias profesionales enumeradas por un posible empleado antes de contratar
• Si el empleado tendrá acceso a efectivo y / o cuentas, realice auditorías periódicas y equilibre los libros con frecuencia (no menos de una vez al mes)
• Explique y pida al empleado que firme las políticas y procedimientos de empleo relacionados con el uso autorizado de tarjetas de crédito de la empresa y el pago con fondos de la empresa de cualquier compra relacionada con la empresa.
• Explique y pida al empleado que firme las políticas y procedimientos de empleo que prohíben el uso de tarjetas de crédito de la empresa y el pago con fondos de la empresa para gastos personales.
• Considere solicitar un abogado para redactar un acuerdo de no competencia ejecutable para proteger las listas de clientes propietarios y las estrategias de marketing de la empresa.
• Considere solicitar la autorización previa de cualquier gasto para una compra relacionada con el negocio que supere los cien dólares en una sola transacción, y para cualquier situación en la que múltiples transacciones relacionadas con el negocio superen los tres en una semana determinada.
• Considere exigir a cada empleado (no en un reloj de tiempo) que contabilice las horas dedicadas diariamente a las tareas laborales con una descripción de cada tarea.
• Si acepta pagar el seguro médico u otros gastos (por ejemplo, servicio de teléfono celular), considere la posibilidad de hacer arreglos para el pago directo al proveedor, en lugar de reembolsar al empleado directamente

Conozca sus derechos si un empleado le ha robado

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Robo de empleados: la conclusión

Las lecciones que aprendí como resultado del robo de empleados fueron difíciles. A la fecha de este escrito, el asunto se encuentra en proceso de justicia penal. Todavía no he determinado si perseguir a mi ex empleado en procedimientos judiciales civiles.

Es posible que este propietario de una pequeña empresa nunca recupere las pérdidas que sufrí. Ciertamente no recuperaré las innumerables horas dedicadas a presentar informes a la policía y al FBI, reunirme con instituciones bancarias y de tarjetas de crédito, dar seguimiento a los clientes para alertarlos sobre el robo y lidiar con el posible compromiso de la información confidencial de los clientes. Esta vez y el costo emocional que ha tenido supera con creces la cantidad real de dinero robado de mi pequeña empresa.

Desde que descubrí el robo de los empleados, he aprendido que a muchos otros amigos y colegas les han sucedido situaciones similares. Si bien creo que es difícil lograr una prevención completa, las pequeñas empresas ciertamente pueden tomar ciertas medidas para minimizar el riesgo de pérdida.

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© 2020 Stephanie Marshall