Cómo crear un diagrama de flujo básico

Los diagramas de flujo son diagramas que representan el principio a fin de cómo funciona un flujo de trabajo, proceso o algoritmo. Estos gráficos se utilizan para documentar, diseñar y analizar en todas las áreas de negocio.

Creado por Joshua Crowder

Cómo planificar un diagrama de flujo

Crear un diagrama de flujo para un proceso es fácil. Solo tienes que tener las herramientas adecuadas y un poco de imaginación. Para descargar una hoja de cálculo con herramientas de diagrama de flujo, haga clic aquí. El archivo contiene todos los símbolos básicos que la mayoría de los profesionales podrán leer y comprender. Hay más de 80 símbolos que puedes usar, pero no sirve de nada aprenderlos si tus espectadores no saben lo que representan. Dicho esto, el archivo contiene los símbolos más populares.

Antes de comenzar, realmente solo debes saber qué tan descriptivo quieres ser. Trazar grandes procesos con muchos detalles puede resultar complicado. Se recomienda dibujar un gráfico varias veces a mano antes de usar herramientas electrónicas.

Paso 1: considere la dirección del flujo

Cuando inicia un proceso, hay un rectángulo redondeado que se llama terminal y que le da a su usuario una cola. El mejor lugar para comenzar su proceso es colocando su terminal de inicio en la esquina superior izquierda de su gráfico. No hay reglas reales sobre cómo crear diagramas de flujo, pero he encontrado que es mejor comenzar un proceso en la esquina superior izquierda y finalizar el proceso en la esquina inferior derecha del área del diagrama.

Comenzando desde el área superior izquierda y moviéndose hacia el área inferior derecha muestra un flujo claro para la actividad. Algunas personas usan un enfoque de arriba hacia abajo y está bien siempre que sea consistente.

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Paso 2: agregar carriles de diagrama de flujo

Al crear un diagrama de flujo, realmente no desea que sus datos estén por todos lados. Los elementos de su proceso serán más fáciles de entender si los agrupa. A continuación se muestra un ejemplo de un diagrama de flujo separado por "carriles". Si bien no es obligatorio, y en ocasiones será difícil de seguir, el uso de los carriles mantendrá su gráfico organizado.

Generalmente, cuando se utilizan carriles como este en un diagrama de flujo, el nombre del diagrama suele ser un diagrama de flujo de carril de natación.

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Paso 3: utilice los símbolos de inicio, parada y transición

Para iniciar un diagrama de flujo, debe tener una terminal. Este símbolo inicia el proceso de flujo y también lo detiene. Realmente no hay otras razones para tener más de dos terminales.

Puede llegar a un punto en el que ya no pueda caber más datos de gráficos en una página. En este punto, usaría un conector fuera de la página. Entonces, en lugar de usar una terminal para finalizar el proceso, usa un conector fuera de la página y una referencia a él como "a". Cuando comience en la página siguiente, haga referencia a ese conector fuera de la página con la "a" con otro conector fuera de la página. La referencia le ayudará a identificar dónde volver a recoger.

Un conector sin página funciona igual, pero se usa cuando no hay suficiente espacio en una página para dibujar una flecha hacia otra parte del proceso. En este caso, omite la flecha y utiliza una referencia de conector en la página para acercarse a la otra parte del proceso. Un ejemplo es si tiene varios procesos que se guardan en un disco, pero el disco se encuentra en la parte superior de la página cuando todos los procesos que deben guardarse se encuentran en la parte inferior de la página. En esta situación, puede ser una buena idea utilizar el conector en la página para evitar que las líneas confundan otras partes de sus procesos.

Según las pautas generales de diagrama de flujo, estas formas son los únicos símbolos que representan un punto de inicio o final dentro de un diagrama de flujo.

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Paso 4: conectar símbolos con líneas

Las líneas son lo que usa para conectar sus símbolos. Una línea recta representa pasar de una parte del proceso a otra. Una línea recta solo se mueve en una línea directa y nunca implica que fluya hacia atrás a través del proceso. →

También hay una línea bidireccional y un enlace de comunicaciones y ambos tienen dos flechas. La línea bidireccional muestra un proceso que puede ir en cualquier dirección o de un lado a otro. Puede usar una línea bidireccional para guardar un programa de computadora en el disco, pero apunte hacia donde estaba para que el proceso pueda continuar. El enlace de comunicaciones muestra una línea de comunicación, ya sea de computadora a computadora, de computadora a servidor. teléfono a teléfono, fax a teléfono o incluso de persona a persona.

Los diagramas de flujo no están restringidos al uso de las líneas anteriores. Hay más líneas disponibles para diagramas de flujo más avanzados.

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Paso 5: agregar símbolos de almacenamiento

A continuación se muestran los símbolos que representan algún tipo de almacenamiento. El disco se utiliza cuando está guardando algún tipo de proceso informático como se indicó anteriormente.

Otro símbolo de almacenamiento es la cinta y se denomina principalmente símbolo de datos secuenciales. Se utiliza para hacer una copia de seguridad de un servidor. Por lo general, la cinta se considera un disco de respaldo que se extrae para un almacenamiento seguro o un disco que se usa para recuperar información. De hecho, podría hacer referencia a una unidad flash con este símbolo.

El símbolo del triángulo con el lado plano hacia arriba es para el almacenamiento manual de archivos. Debería indicar dentro del triángulo cómo se ordenan los archivos (por ejemplo, "A" para alfabéticamente, "N" por nombre).

Símbolos de almacenamiento

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Paso 6: agregar símbolos de proceso

Un símbolo de rectángulo colocado en el lado largo representa un proceso computarizado. Le recomendamos que utilice este símbolo cuando se utilice cualquier tipo de tarea dirigida por un programa. Si esa tarea implica guardar, entonces el proceso de la computadora debería actualizar un disco. El trapezoide sirve como proceso manual. Puede ser cualquier acción física, como una inspección o una tarea que requiera movimiento. La forma de diamante es para la toma de decisiones. Debe asegurarse de colocar sí / no y las flechas en las posiciones adecuadas.

Símbolos de proceso

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Paso 7: Agregar símbolos de entrada y salida

Por último, tenemos los símbolos que representan datos de entrada y salida. Tiene la oportunidad de mover un solo documento o varios documentos a través del proceso. El trapecio representa una entrada con llave. Esto realmente toma la forma de un teclado y representa cualquier entrada de datos con clave.

Símbolos de entrada y salida

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Cuadro de ejemplo 1: Explicación

El siguiente ejemplo muestra un proceso que representa la vida de un pedido en una empresa que distribuye resina plástica. Como puede ver, el carril que se mencionó anteriormente mantiene el proceso organizado al permitirle al usuario del documento saber dónde se encuentra en el proceso.

Ejemplo 1 Diagrama de flujo. Este proceso fue escrito para el procesamiento de pedidos de distribución de resina plástica. Cuando surgen problemas y el proceso no alcanza un punto final, permanece recíproco hasta que se completa un pedido.

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Cuadro de ejemplo 2: Explicación

El ejemplo 2 muestra un proceso de la misma empresa. Con más detalle, este cuadro muestra los pasos exactos que se siguen para iniciar una cotización de cliente dentro del sistema CRM. Como puede ver, el proceso continúa en otra página con un conector fuera de página.

Ejemplo 2 Diagrama de flujo

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En conclusión

Espero que hayas podido beneficiarte de este breve tutorial. No quería dar demasiadas reglas porque los diagramas de flujo no deberían tener demasiadas restricciones. Su trabajo es hacer que el proceso sea evidente en el papel para que su audiencia sepa lo que está pasando por su cabeza. Dicho esto, mantenga sus diagramas de flujo simples a menos que las personas necesiten más detalles. No hay nada peor que los empleados pasen tiempo en gráficos que nadie se tomará el tiempo de aprender. Vale, hay peor…

© 2018 Joshua Crowder