Cómo crear un cronograma del proyecto y una estimación de costos precisos

Aprenda a hacer mejores estimaciones de proyectos y agilícelas.

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Por qué la precisión es importante

Como directores de proyecto, a menudo nos vemos presionados para crear estimaciones muy rápidamente y con muy poca información. Peor aún, nos presionan para decir lo que los patrocinadores ejecutivos quieren escuchar: "Solo tengo $ 15,000 para esta actualización de la base de datos. Usted puede hacerlo, ¿verdad? ¡Y debe hacerse en dos meses también!"

Sin embargo, si decimos que sí, y simplemente no es posible, eso empeora las cosas. No nos vemos muy bien dos meses y quince mil dólares después cuando volvemos y pedimos otros diez mil dólares, y otro mes. Y, sin embargo, 3 meses y $ 25,000 fue lo mejor que alguien pudo hacer, y podríamos haberlo sabido desde el principio.

El mundo profesional espera malas estimaciones

Desafortunadamente, muchas organizaciones se han acostumbrado a aceptar estimaciones bajas y a pensar que la mayoría de los proyectos excederán el presupuesto y se entregarán tarde. Según el Project Management Institute, el 55% de todos los proyectos no arrojan resultados satisfactorios. El porcentaje de proyectos que entregan resultados satisfactorios a tiempo y por debajo del presupuesto es muy inferior.

Los gerentes de proyecto también han llegado a creer que no podemos hacer estimaciones realistas o, incluso si pudiéramos, no podemos hacerlo dentro del tiempo disponible para nosotros. Y, si pudiéramos, el jefe no querría escucharlo.

En pocas palabras, el mundo profesional ha llegado a esperar malas estimaciones.

Por qué necesitamos buenas estimaciones

Eso significa que nos veremos realmente bien si podemos hacer buenas estimaciones. Ahora, seré honesto, presentarlos no será fácil. Convencer a nuestros jefes de que necesitamos buena información y tiempo suficiente para estimar bien será un desafío. La entrega de estimaciones realistas significará, al principio, presentar presupuestos de proyecto más altos y cronogramas más largos, más argumentos. Pero mire lo que sucede en el otro lado: comenzamos a entregar nuestros proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, o muy cerca. Y somos los únicos que lo hacemos.

Eso vale su peso en oro.

La venda de los ojos de la dama de la justicia es un signo de su ceguera ante las agendas personales, el estatus, el soborno y otros elementos que nos desvían de la verdad.

Por trabajo propio (retocado), a través de Wikimedia Commons

Eliminando sesgos

En la estimación, el sesgo es una presión que nos lleva a realizar una estimación que sea demasiado baja o demasiado alta. Entonces, lo primero que tenemos que hacer es querer hacer una estimación precisa. Solo recuerde que, al final del proyecto, desea mirar hacia atrás y decir: Mi estimación fue correcta; mi gestión fue buena y cumplí con el objetivo.

De hecho, una forma de entender el sesgo es pensar que es algo que te aparta constantemente del objetivo. En tiro con arco, un viento cruzado desviará las flechas del objetivo en la dirección del viento. Eso es sesgo. Compensamos el sesgo siendo conscientes de la presión y negándonos a dejar que nos desprendamos.

Aquí hay algunas cosas que podrían confundirnos y qué hacer con cada una:

• Presupuestos requeridos o impuestos y estados de fondos disponibles. Un presupuesto requerido o impuesto es una declaración de lo que los patrocinadores del proyecto, o el cliente, están dispuestos a gastar. Un estado de cuenta de los fondos disponibles indica cuánto dinero hay en el presupuesto. Tenga claro que ninguno de estos tiene nada que ver con una estimación. O no sabe esa cantidad antes de estimar (como la justicia ciega en la Figura 2) o, si la conoce, déjela a un lado. Después de realizar su estimación realista, puede presentar una comparación del presupuesto estimado y el presupuesto requerido.
• Pensamiento deseoso o resentido. Si nos gusta nuestro jefe, querremos ajustar el trabajo a lo que él dice que puede pagar. Si pensamos que nuestro jefe no es realista, querremos exigir el doble. Estas son reacciones humanas naturales de amistad o resentimiento. Por favor déjelos a un lado. Concéntrese en el orgullo profesional que viene con la creación de una estimación realista y precisa del trabajo por hacer y su costo y tiempo.
• Querer usar solo una copia de un presupuesto de proyecto antiguo. No copie simplemente un presupuesto de otro proyecto. Habrá dos errores si lo hace. Primero, esa estimación puede no haber sido precisa. Utilice siempre informes y programas de costos reales precisos, no estimaciones pasadas. En segundo lugar, no hay dos proyectos iguales. Incluso si su proyecto es muy similar a un proyecto anterior, concéntrese en las diferencias, no en las similitudes.
• Estimando todo el proyecto como una sola cosa. Esto no funciona. Las estimaciones precisas se basan en los detalles. Piense en cuánto costará cada pieza del proyecto y cuánto tiempo llevará. Obtendrá una imagen más precisa. Además, si un elemento es alto y otro es bajo, todo se equilibrará.

Ahora sabe cómo evitar las presiones que crean sesgos. Veamos algunos consejos para hacer una gran estimación.

Con demasiada frecuencia, la gente en el trabajo discute sin escuchar. Llevar estimaciones realistas a nuestros jefes puede ser un desafío en su cultura corporativa.

Tambako the Jaguar (CC BY-ND), a través de flickr

Consejos para hacer una gran estimación

Aquí hay algunas cosas que puede hacer para hacer una gran estimación:

• Asegúrese de saber lo que se supone que debe ofrecer el proyecto. Sin un alcance claramente definido, una estimación precisa es imposible.
• Date todo el tiempo que puedas. Sus primeras estimaciones con un nuevo método irán lentamente. Después de eso, sabrá cuánto tiempo necesita.
• Obtenga buena información. No se limite a enviar algunos correos electrónicos. Tómese un tiempo para hablar con la gente, explicarles lo que está haciendo, asegurarse de que entiendan y asegurarse de que piensen en lo que está preguntando y le brinden buena información.
• Concéntrese primero en las piezas únicas. Cada proyecto tiene algunos elementos únicos. Estime esos cuidadosamente primero. Luego, puede copiar el presupuesto real y los cronogramas del proyecto anterior para las partes que son más rutinarias.
• No dejes nada fuera. Una vez que se elimina el sesgo, los mayores errores de estimación surgen simplemente por olvidar una parte del plan del proyecto.

Proceso y técnicas de estimación

En un proyecto de tamaño mediano o grande, podemos crear dos estimaciones. La primera, o estimación anticipada, se realiza después de tener una declaración de alcance clara, pero antes de que se resuelva exactamente en la Estructura de desglose del trabajo. La estimación inicial se puede crear comparándola con los proyectos iniciales, mediante el método del cubo o mediante una técnica sofisticada (y costosa) denominada Delphi de banda ancha modificada.

Una vez que la EDT y la lista de actividades están completas, se crean estimaciones muy precisas utilizando PERT, la técnica de evaluación y revisión de proyectos.La relación entre el proceso de planificación del proyecto y la estimación temprana y tardía se describe con más detalle en Técnicas de estimación de costos y tiempos de gestión de proyectos: Visión general.

Dondequiera que se encuentre en el proceso de planificación del proyecto y cualquier técnica de estimación que utilice, todos los métodos de este artículo para evitar sesgos y facilitar la aplicación de la estimación.

Hacer una buena estimación, rápido

A medida que haga sus primeras estimaciones, querrá configurar las cosas para hacerlo más rápido la próxima vez. Así es cómo:

• Organiza y almacena tus datos. Utilizará datos reales de proyectos anteriores (cronogramas y presupuestos) con frecuencia. Asegúrese de que esté disponible, bien organizado y, si es posible, en formatos estándar y que se pueda buscar. Idealmente, debería estar en un formato que sea fácil de copiar, como una base de datos, una hoja de cálculo o un documento editable, en lugar de un documento listo para imprimir como un archivo PDF.
• Haz una lista de contactos. Encontrará que ciertas personas son realmente útiles. Entienden el tipo de datos que desea. Algunos serán otros directores de proyectos. Algunos serán contables. Algunos serán proveedores que estarán felices de hacer un estimado rápido, con la esperanza de que usted les compre. Haga una lista de contactos de personas que sean especialmente buenas para brindarle información sobre estimaciones y anote sus áreas de especialización.
• Crea plantillas. Cree sus propias plantillas de estimación, formularios y hojas de cálculo. Esto hará que las cosas sean realmente rápidas la próxima vez. Asegúrese de borrar todos los datos de la estimación actual de su plantilla; no quiere que se filtren errores. Tener estas plantillas también hace que sea realmente fácil capacitar a otros para que lo ayuden a realizar sus estimaciones más rápido.
• Forma un equipo. La forma más rápida de verificar los números es que una persona lea la fuente, mientras que la otra verifica el documento final. También puede dividir partes del proyecto y hacer que los trabajadores calculen su propio tiempo y costos. Esto es mucho más preciso y también alienta a ser dueños de la estimación, para que intenten cumplir con lo que dijeron que podían hacer.

Por último, cuando el proyecto esté terminado, compare lo que realmente sucedió en el proyecto con su estimación. Si su estimación fue correcta, tiene un gran proceso. Si su estimación estaba mal, y está bien, a veces lo estará, investigue y averigüe por qué, y actualice sus plantillas para mejorar su proceso.

Serás un estimador rápido y preciso en poco tiempo. Bueno, no, eso no es exacto. Eso es una exageración sesgada. Muy pronto serás un estimador rápido y preciso, ¡y antes si te esfuerzas al máximo!