La mejor forma de organizar los recibos

Estos sencillos pasos pueden ayudarlo a organizar sus recibos.

VirginiaLynne CC-BY a través de Hubpages

Sistemas de organización de recibos rápidos y fáciles

¿Pasas demasiado tiempo tratando de encontrar un recibo para devolver un artículo? ¿Está listo para la época de los impuestos o es un lío llegar a tiempo para el 15 de abril? Si eres como yo, es posible que tengas la tentación de dejar que los recibos se acumulen hasta que se conviertan en un lío imposible de ordenar. Es por eso que la mejor manera de organizar los recibos es mantener su sistema:

• Sencillo de recordar.
• Rápido para archivar papeles.
• Fácil de encontrar lo que necesita.

Tener estos tres objetivos en mente lo ayudará a utilizar los siguientes cuatro sencillos pasos para crear un sistema que funcione para usted.

1. Elija un sistema

Ningún sistema de archivo es perfecto. Siempre debe sopesar el costo de tener un sistema detallado que haga que los recibos sean fáciles de encontrar con el tiempo que lleva archivarlos. Aquí hay cuatro sistemas diferentes con los pros y los contras de cada uno.

Binder System for Receipts es un poco más complicado, pero le ayuda a encontrar las cosas rápidamente. Utilice divisores de índice de bolsillo para archivar recibos que sean más pequeños.

VirginiaLynne CC-BY a través de HubPages

Carpetas

Con una carpeta que tiene fichas para separar los tipos de recibos, puede encontrar fácilmente lo que necesita. Este sistema funciona mejor para las personas que a menudo revisan los recibos porque se pueden pasar fácilmente de un lado a otro en diferentes secciones y porque la carpeta mantiene los papeles en orden. Si siempre presenta documentos nuevos al principio o al final de una sección, puede revisar rápidamente los recibos cronológicamente.

Usé este sistema para organizar los recibos de los padres de mi esposo cuando él tenía la tutela de ellos porque teníamos que hacer informes regulares sobre sus ingresos y gastos, y yo necesitaba poder encontrar los recibos fácilmente.

Pros y contras del uso de carpetas

• Toma más tiempo para presentar
• Es más fácil mantener los archivos en orden del mes.
• Lo mejor para los recibos que necesita consultar con frecuencia
• Limpio y fácil de guardar en una estantería.
• Limitado por el tamaño del portátil, o puede utilizar más de uno.

Las carpetas de archivos son rápidas, fáciles y ampliables.

VirginiaLynne, CC-BY, a través de HubPages

Carpetas de archivos

El sistema de carpetas de archivos es el sistema más fácil y rápido de usar, por lo que tiene más posibilidades de mantener las cosas organizadas. Después de retrasarme 6 meses en archivar mi sistema de cuadernos para los recibos de nuestra familia, finalmente decidí volver a las carpetas de archivos. Pongo los papeles sin archivar en el frente y generalmente los coloco en su lugar cuando se llena el área del frente o aproximadamente una vez al mes.

Sugerencia: guarde los documentos que sabe que necesitará más adelante en un archivo. Pongo toda mi información fiscal, incluidas las contribuciones de caridad, en un archivo.

Ventajas y desventajas del uso de carpetas de archivos

• Económico y sencillo.
• Solo necesita carpetas de archivos y archivador o caja.
• Rápido de archivar.
• Ampliable a cualquier tamaño y número de archivos.
• Es más difícil encontrar un papel que Notebook System.

VirginiaLynne, CC-BY a través de HubPages

Expansión de archivos

Para un proyecto de organización más pequeño, tome un archivo desplegable que tenga secciones y pestañas. Si eres un estudiante con solo unos pocos tipos de recibos, o si quieres organizar los recibos de un proyecto como un proyecto de renovación de una casa, esta es una excelente manera de hacerlo. También utilicé este sistema para todos los trámites para nuestra adopción y, a menudo, utilizo un pequeño archivo de expansión para los planes de vacaciones.

Ventajas y desventajas de usar archivos expandibles

• Mantiene todo en un archivo ordenado y portátil.
• Excelente para organizar los recibos que desea conservar de forma permanente.
• Bueno para pequeños lotes de papeles.
• Portátil.
• No funciona para muchos papeles.

Archivos digitales

Estoy empezando a dejar de usar papel y es posible que tú también. Muchas empresas quieren que "deje de utilizar papel" y pueden darle una bonificación por hacerlo. Ahora, algunas tiendas como Home Depot te permiten recibir un recibo por correo electrónico en lugar de uno en papel. Además, puede escanear para tomar fotografías de recibos que no sean digitales. Sin embargo, aún deberá recordar:

• Organice los archivos digitales: no se limite a volcar todos sus recibos en un solo archivo, dedique algún tiempo a crear sus grupos de archivos y asegúrese de etiquetar cada uno de sus recibos a medida que los crea o tendrá un dolor de cabeza al tener que abrir cada uno cuando intentas encontrar algo.
• Copia de seguridad: los virus informáticos o las fallas de la computadora pueden interferir con su sistema, así que asegúrese de tener sus recibos en una computadora que tenga una copia de seguridad en la nube como Carbonite.

Los recibos digitales pueden aliviar muchos dolores de cabeza al presentar documentos, pero solo si tiene cuidado. Debe asegurarse de descargar los recibos de cualquier estado de cuenta importante que pueda necesitar más adelante, ya que muchas empresas solo mantienen un registro de 12 meses de sus recibos de estado de cuenta. Por ejemplo, cuando fui a presentar un reclamo de garantía extendida de tarjeta de crédito por un lavaplatos roto, requirieron nuestra declaración original de 15 meses antes. No estaba disponible