Tabla de contenido:
- 1. Envíe los materiales por adelantado
- 2. Limita las invitaciones
- 3. Establezca reglas básicas básicas, pero no regañe
- 4. Rotar roles con prudencia
- 5. Empiece con un positivo
- 6. Evite la resolución de problemas detallada
- 7. Ponga los temas menos importantes al final
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Las conferencias telefónicas a menudo hacen poco más que generar multitareas y conversaciones sarcásticas en Slack o Gchat. En el peor de los casos, son una pérdida total del tiempo de las personas y pueden agotar la moral si la llamada no se gestiona correctamente. A veces, estas llamadas son inevitables, ya sea porque son necesarias desde el punto de vista logístico o porque algún superior las requiere, así que aquí le mostramos cómo aprovecharlas al máximo.
1. Envíe los materiales por adelantado
Es útil enviar una agenda con anticipación para que las personas puedan intervenir antes de tiempo con cualquier cosa que necesiten agregar. Esto reduce la probabilidad de que la gente diga "¡Oh, una cosa más!" al igual que todos se han despedido en la llamada.
Si va a hacer referencia a un documento determinado u otro elemento visual, puede ser útil para todos tenerlo disponible durante la llamada. Recitar algunos números y luego tener que repetirlos tres veces será una pérdida de tiempo. Incluso si el documento en cuestión debería estar en las bandejas de entrada de las personas, intente volver a enviarlo el día antes de la llamada, especialmente si se envió hace varias semanas o meses.
También debe asegurarse de informar a las personas con anticipación si serán responsables de dar una actualización sobre un determinado proyecto. Si bien a veces las solicitudes de último momento son inevitables y los gerentes generalmente deben estar preparados para esta posibilidad, es mejor avisar a las personas en lugar de asumir que lo saben y ponerlas en el lugar.
2. Limita las invitaciones
Hay dos grupos de personas en las que pensar: las personas que necesitan estar en la llamada y las personas que no necesitan estarlo pero que aún así podría ser beneficioso tenerlas. Las personas en esa primera categoría probablemente sean responsables de la toma de decisiones y líderes de equipo con actualizaciones que proporcionar. Identificar a estas personas debería ser bastante fácil.
La segunda categoría puede incluir a personas que pueden responder a cualquier pregunta sobre una situación específica, o que están en su camino hacia roles de liderazgo y podrían beneficiarse de estar en la llamada. No , no incluye necesariamente todos los empleados o cada departamento. Recuerde, pasar tiempo en conferencias telefónicas puede ser una pérdida de mano de obra cuando los gerentes podrían simplemente dar actualizaciones clave a sus equipos más adelante. En caso de duda, consulte con los gerentes y líderes de equipo sobre cómo usar su tiempo de manera efectiva.
Dependiendo de su organización, puede tener sentido invitar a todos, pero solo hacer que la asistencia sea obligatoria para ciertas personas. Esto permite a las partes interesadas unirse, aprender más y, con suerte, contribuir con algo al final. Asegúrese de comunicar claramente estas diferentes expectativas y recuerde que cuantas más personas en la llamada, más tiempo tomará.
3. Establezca reglas básicas básicas, pero no regañe
Las pautas sobre cuándo hacer preguntas, quién se espera que participe y recordar decir su nombre al unirse o hablar deben comunicarse, tal vez en el mismo correo electrónico que contiene la agenda. Recuerde que estas pautas a menudo tendrán excepciones razonables, o es posible que un novato no esté familiarizado con la cultura laboral de su organización. Nadie va a ser perfecto en recordar silenciar su teléfono tampoco, así que asegúrese de no molestar a las personas por ruidos de fondo menores u otras infracciones menores.
Si algo realmente está interfiriendo con la llamada, intente un amplio "¿Pueden todos asegurarse de que su teléfono esté silenciado si están en algún lugar ruidoso?", Incluso si sabe exactamente quién es el culpable. Hacer que la retroalimentación sea lo más indirecta posible puede evitar que los empleados bien intencionados se sientan regañados o molestos.
4. Rotar roles con prudencia
Es probable que la asignación de roles a las personas sin tener en cuenta su disposición y habilidades solo haga que la conferencia telefónica sea más tediosa. Intente asignar roles de toma de notas, establecimiento de agenda y facilitación a personas que realmente estén interesadas en liderar. En otros casos, es posible que desee buscar miembros del equipo que tengan un interés personal en el tema de una llamada en particular. Cualquiera sea el motivo, asegúrese de informar a las personas por qué les está pidiendo que asuman el puesto, ya que esto puede ayudarles a mejorar su confianza y su moral.
También es bueno tener una voz fresca que ejecuta las llamadas de vez en cuando. Tal vez uno de los gerentes regionales sea muy querido y su equipo podría disfrutar que él o ella sea el maestro de ceremonias.
Si bien una rotación de roles aleatoria o programada puede parecer justa, esto puede ser contraproducente. El novato puede terminar resentido contigo si lo haces responsable de las notas de algo en lo que es nuevo. Probablemente tampoco sea bueno asignar un deber a alguien que sea responsable de manejar emergencias y que tenga que intervenir en medio de la llamada.
5. Empiece con un positivo
Si bien no quiere exagerar y parecer poco sincero, es bueno reconocer cuando se ha hecho un gran trabajo o se ha realizado un esfuerzo especial. Si un grupo o individuo en particular acaba de lograr algo grande, abra con eso, incluso si no es muy relevante para la llamada. También puede dar un saludo a alguien que acaba de regresar de un gran viaje de negocios, o tal vez a toda una oficina si está subiendo desde una zona horaria en la que todavía es temprano en la mañana. Esto puede establecer un tono positivo para una llamada que de otro modo sería agotadora.
Sin embargo, no hagas esta parte demasiado larga, de lo contrario, solo perderás tiempo. También tenga cuidado de no hacer llorar a las mismas personas con elogios en cada llamada, ya que esto puede ser contraproducente y disminuir la moral de los demás.
6. Evite la resolución de problemas detallada
Mantenerse en el tema es obviamente un objetivo para las conferencias telefónicas, pero a veces te encuentras con situaciones complicadas en las que la pregunta de alguien está relacionada con el tema, pero es complicada o muy específica para su situación. Si no se aplica en absoluto a otras personas en la llamada, no tenga miedo de responder con “Esa es una pregunta complicada que es bastante específica de la oficina. ¿Podemos discutir esto sin conexión? "
En algunos casos, también puede probar una justificación más específica, como “Sé que algunas personas del equipo de recursos humanos tienen otra reunión a la que acudir en 10 minutos; ¿Podemos posponer esta discusión ya que no los involucra? " La parte importante es asegurarse de que el interlocutor no sienta que su pregunta es inapropiada o engorrosa; solo debe manejarse en un momento o lugar diferente.
7. Ponga los temas menos importantes al final
Si bien el objetivo siempre es que una llamada de conferencia finalice a tiempo, hay algunos días en los que problemas técnicos o problemas complicados pueden hacer que se demore más. También es posible que surja una emergencia que obligue al menos a una persona a interrumpir la llamada.
Si su llamada está programada para más de media hora, existe una alta probabilidad de que un gerente ocupado u otro tomador de decisiones tenga que correr a otra reunión más urgente, ya sea que esté planeada o no. Intente colocar cualquier elemento urgente que requiera su participación antes en la llamada. Si bien es posible que un gerente desaparecido vuelva al circuito después, eso le quita tiempo y atención a su día, o al de otra persona.