Las 4 etapas de una reunión eficaz, explicadas

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En casi todos los episodios de la versión estadounidense de The Office , el peculiar Michael Scott de Steve Carell condujo a sus empleados a la sala de conferencias para una reunión que comenzó mal, no llegó a ninguna parte y, por lo general, terminó con alguien amenazado con el despido, lesiones físicas o un incidente no deseado. abrazo. En la vida real, las reuniones en el lugar de trabajo (o reuniones en cualquier lugar, en realidad, la iglesia, los programas extracurriculares o incluso una reunión con su familia) pueden resultar igualmente arbitrarias e incómodas. Si el objetivo es hacer una lluvia de ideas y finalmente llegar a soluciones, entonces acurrucarse alrededor de la mesa de una sala de juntas o reunir a 40 empleados a través de Zoom sin una dirección definida es como subirse a un velero sin velas. En serio, no vas a ir a ninguna parte.

Siga estos pasos para obtener mejores reuniones que comiencen y terminen con fuerza con mucho progreso en el medio.

Consejos para tener una reunión eficaz

Elija un momento y un lugar que no distraiga a los miembros. Tener una reunión una hora antes del almuerzo en una oficina frente a la cafetería no resultará interesante para los asistentes.
Si puede conducir la reunión virtualmente, hágalo. Ya no hay razón para pedirle a la gente que cambie su día para reunirse en un solo lugar.
Asegúrese de que su propósito tenga un propósito sólido y definido. Reunirse para discutir formas de recortar el presupuesto del próximo trimestre no es lo suficientemente estrecho. Cree el tema "Decidir en qué tres cosas no necesitamos gastar dinero el próximo trimestre".
Invite solo a personas que sean relevantes para el tema de la reunión. Por lo general, a la gente no le gusta ir a las reuniones, así que no haga que asista nadie que no sea necesario para resolver el problema.
Cree reglas básicas antes de que comience la reunión y asegúrese de que todos los asistentes tengan una copia; una regla básica universalmente excelente es "no interrumpirse entre sí".
Envíe correos electrónicos de seguimiento dentro de las 24 horas posteriores a la reunión, confirmando y las decisiones tomadas y quiénes estarán desempeñando roles específicos en estas decisiones.

4 etapas de reuniones efectivas

Lo primero que debe reconocer acerca de la realización de reuniones efectivas es que no se unen mágicamente cuando ingresa a una sala de reuniones congestionada. Como cualquier reunión increíble, hay un elemento de planificación y preparación, sin el cual, una reunión real es completamente inútil.

Las cuatro etapas de las reuniones efectivas son:

Preparación. Este es el momento de definir realmente de qué se trata su reunión. ¿Es una sesión de lluvia de ideas sobre cómo utilizar mejor a los pasantes de verano? ¿Está tratando de decidir dónde gastar dinero extra en el presupuesto del departamento de arte? Tener un tema principal de discusión bien formado es clave para el éxito de la reunión porque los asistentes quieren sentir que vale la pena este tiempo extra sacado de su rutina.
La reunión. Durante la reunión, usted puede estar seguro de seguir el orden del día se formó durante p reparación de modo que todos Puntos clave de conversación es presentada arriba, y todos se les da la oportunidad de contribuir de entrada sin tener que ir fuera de tema, por lo que la reunión más larga de lo necesario ser.
Clausura. Unos minutos antes de que finalice la reunión programada, concluirá las discusiones, establecerá una hora para la siguiente reunión, si es necesario, y revisará la oportunidad para que los asistentes se comuniquen con usted con cualquier pregunta adicional.
Seguimiento. El seguimiento es tan importante para la calidad de la reunión como la etapa de preparación. Aquí es donde cierra las brechas y ata los cabos sueltos para asegurarse de que las decisiones tomadas durante la reunión se implementen correctamente.

De todas las etapas de una reunión, la que debería llevar más tiempo es la preparación. Acomódese en un entorno tranquilo y planifique lo que quiere de la próxima reunión, enfocándose solo en lo que ayudará a implementar mejoras.

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Preparándose para una reunión eficaz

Decidir el propósito de la reunión

Aquí nos encontramos en la etapa más esencial de la planificación de una reunión: decidir por qué se está reuniendo. Para decidir el propósito de la reunión en primer lugar, hágase dos preguntas simples:

¿Qué problema se debe abordar?
¿Por qué es necesario abordar el problema?

Las respuestas a estas preguntas serán el propósito de la reunión.

Elija la mejor hora y ubicación

Piense en un momento y un lugar propicios para la lluvia de ideas y la discusión abierta y qué tipo de entorno se adaptará mejor al tamaño de su grupo.

Si elige una ubicación remota, puede utilizar un servicio de chat de video como Zoom, una simple conferencia telefónica o incluso una conversación de chat a través de un servicio de mensajería. Una gran ventaja de las reuniones remotas es que el tiempo puede ser mucho más flexible, ya que los asistentes pueden simplemente unirse a través de su teléfono desde cualquier lugar.

Si elige reunirse en persona, considere elegir un momento en el que los estómagos no estén rugiendo y los ojos no estén mirando el reloj. Una reunión justo antes de terminar el trabajo o justo antes del almuerzo es probablemente una mala idea.

Crea la agenda

A continuación, deberá crear una agenda. A veces llamada "hoja de ruta", la agenda guiará la reunión y lo ayudará a usted, como director y a todos los demás involucrados, a controlar dónde se encuentra y hacia dónde debe ir.

Una buena agenda de reuniones incluirá:

Temas que deben discutirse
Puntos clave de conversación relacionados con cada tema específico
Una hora de inicio y finalización definida para la reunión.
Espacio para preguntas antes de la hora de finalización

Una agenda podría verse así:

Calendario de reuniones

3:00 PM Comienza la reunión

3: 00-3: 05 Introducción de asistentes y tema

3: 05-3: 20 Discusión del tema y puntos de conversación

3: 20-3: 30 Preguntas

3:30 PM Termina la reunión

Hora de finalización: 3:30 PM

Tema principal de preocupación: ¿Dónde deberíamos colocar las nuevas máquinas expendedoras?

Habrá tres nuevas máquinas expendedoras: dos para bocadillos y una para bebidas
¿Todas las máquinas expendedoras deberían estar ubicadas en un solo lugar o esparcidas dentro del edificio?
El código de incendios establece que las máquinas expendedoras no pueden ubicarse cerca de las salidas de los edificios

Envíe un correo electrónico a [email protected] antes del 28 de junio con preguntas e inquietudes adicionales.

Esta agenda funciona porque establece pautas claras para el camino de la reunión. Imprima su agenda y entréguela a cada asistente al comienzo de la reunión o envíela por correo electrónico de antemano para que todos tengan la oportunidad de revisar la agenda y consultarla durante la reunión. También es una buena idea publicarlo donde sea que se reúna para que siempre esté frente a usted y a los asistentes durante la discusión.

Elegir e invitar miembros a la reunión

Decidir quién debería estar en la reunión y por qué
Enviar solicitudes de miembros por correo electrónico, mensaje de texto u otra forma de comunicación profesional.

Establecer reglas básicas

Los límites ayudan a mantener una sociedad funcionando en un estado mayoritariamente civil. Piense en su reunión como una minisociedad y establezca algunos límites, llamados Reglas básicas. Para establecer reglas básicas para una reunión eficaz, sea específico y aborde posibles distracciones como:

Tecnología. ¿Deben permitirse teléfonos y computadoras durante la reunión?
Respetando a los demás miembros. Se debe desalentar el interrumpir, hablar en voz alta, unos sobre otros o durante demasiado tiempo.
Se rompe. Si la reunión va a ser larga, ¿habrá descansos y cuándo y dónde deben esperar los miembros reunirse nuevamente?

Objetivos de la regla básica

Las reglas básicas deben ser específicas y garantizar que todos los presentes en la reunión tengan la oportunidad de participar y participar en un entorno productivo.

Asignar roles críticos

Como cualquier máquina bien engrasada, una reunión exitosa requiere más que la persona que la dirige. Deberá asignar tres roles críticos dentro de la reunión para ayudar a que siga funcionando de principio a fin.

El Facilitador

El facilitador mantiene el rumbo de la reunión, hace cumplir las reglas básicas y ayuda a guiar a los miembros de regreso al propósito de la reunión si la conversación se desvía del tema.

Cronometrador

El cronometrador hará un seguimiento de las horas definidas de inicio y finalización de la reunión, recordando periódicamente a los miembros cuánto tiempo ha pasado y cuánto tiempo queda.

Grabadora

El registrador registra las ideas que surgen durante la reunión y se asegura de pedir una aclaración si la conversación se vuelve confusa para que toda la información registrada sea útil y pueda usarse como una referencia efectiva después de la reunión.

Adquirir y organizar materiales

Decida qué materiales se necesitan para la reunión y reúnalos antes de la hora de la reunión. Por lo tanto, si va a usar una computadora portátil, verifique que no comenzará a actualizarse a la mitad de la reunión y si espera que todos tomen notas, tome suficientes bolígrafos y cuadernos para distribuir. Si planea presentar datos, tómese el tiempo para crear algunas imágenes para respaldar sus números.

Venga a la reunión listo para abordar uno o dos temas bien definidos. Demasiados puntos de discusión podrían obstaculizar el verdadero progreso y llevar a discusiones fuera de la tangente.

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La reunión

Introducciones

Realice una breve introducción para familiarizar a todos los miembros de la reunión entre sí, luego indique el propósito de la reunión y repase las reglas básicas para que todos tengan una idea clara de cómo se desarrollará la reunión.

Indique el objeto de la reunión

Repase el propósito de la reunión, por qué están todos allí y qué espera lograr (para llegar a una decisión unánime sobre la mejor ubicación o ubicaciones para las tres nuevas máquinas expendedoras).

Revise la agenda

Para reuniones en persona, distribuya copias impresas de la agenda que incluyan temas de discusión, puntos de conversación y horas de inicio y finalización.

Para las reuniones remotas, verifique que todos hayan sido enviados y tengan acceso a la agenda antes de comenzar. Dé un minuto adicional a los asistentes para que puedan comenzar antes de profundizar en la discusión.

Establezca un tiempo para concluir la reunión y cúmplalo. Sus empleados y colegas apreciarán su decisión. Anime a todos a que le envíen un correo electrónico con más preguntas para que nadie se sienta con cabos sueltos.

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Clausura de la reunión

Terminando

Incluso si la reunión va realmente bien y todos tienen grandes ideas, es importante ceñirse a la hora de finalización establecida al comienzo de la reunión. Si hay más que discutir, esto se puede hacer durante la fase de seguimiento .

Para tener un cierre suave:

Conceda unos minutos al final de la reunión para que los miembros hagan y respondan preguntas.
Decide si se ha llegado a una solución o si se volverá a discutir en la próxima reunión.
Si se alcanzó una solución, cree un plan de acción con un cronograma específico.
Si no se ha llegado a una solución, proponga otra hora de reunión para que tenga lugar en un futuro próximo.

Crear un plan de acción

Cuando sea el momento de crear un plan de acción, deberá incluir los siguientes elementos:

La solución. La solución es trasladar las tres máquinas expendedoras a una ubicación central, con la máquina de bebidas en el medio para que las máquinas sean fáciles de ubicar y todos los bocadillos se puedan comprar en un solo lugar.
Cómo implementar la solución. Para implementar esta solución, las máquinas se trasladarán al tramo de pasillo frente a los baños.
Quiénes serán parte de la implementación de la solución y sus roles específicos. Jackie se comunicará con los proveedores para notificarles dónde deben instalarse las máquinas y Juan se reunirá con ellos el día de la instalación para asegurarse de que las máquinas estén instaladas en el lugar adecuado.
Una línea de tiempo para el proceso de solución. Jackie llamará a los proveedores el lunes por la mañana con la información y establecerá una fecha de instalación, mientras que Juan se comunicará con su gerente para solicitar tiempo libre de sus tareas habituales de la mañana para reunirse con los proveedores.

Dentro de una semana de la reunión, haga un seguimiento con los asistentes por correo electrónico para aclarar cualquier pregunta y abordar las inquietudes que surjan después de la reunión. Mantenga abiertas las líneas de comunicación para beneficiarse plenamente de su reunión.

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Seguimiento

Enviar correos electrónicos de seguimiento

Mantenga el impulso de la reunión después de que finalice enviando las notas del registrador a los asistentes a la reunión en un correo electrónico de seguimiento. Recuerde a todos los deberes de Jackie y Juan, y asegúrese de que todos tengan su información de contacto si surge algún problema o pregunta.

Enviar correos electrónicos de seguimiento individuales

Para aquellos elegidos para realizar tareas específicas para implementar la solución, envíe un correo electrónico para verificar el progreso y discutir cualquier problema que pueda obstaculizar el cronograma. Asegúrese de que Juan obtenga la aprobación de su gerente para tomarse un tiempo libre para reunirse con los proveedores y verifique dos veces el lunes por la tarde que Jackie se haya puesto en contacto con los proveedores para confirmar la hora y la ubicación de la instalación.

Seguir estas sencillas pautas para una reunión breve y sumamente eficaz le ayudará a usted y a sus colegas a estar al tanto de los problemas sin desviarse por completo.