10 habilidades y estrategias esenciales de gestión del tiempo

Aprender habilidades y estrategias sobre cómo administrar bien su tiempo es crucial para vivir el tipo de vida que realmente desea vivir.

No importa cómo lo mires, cada uno de nosotros tiene las mismas 24 horas todos los días. Esto es independiente de nuestra raza, rango, inteligencia o saldo de cuenta bancaria. Son las mismas 24 horas para todos.

Se puede decir mucho acerca de las personas exitosas, pero una cosa que tienen en común es que son deliberadamente cuidadosos con la forma en que emplean su tiempo. Todos tenemos las mismas 24 horas, por lo que es lógico pensar que la diferencia fundamental radica en la sabiduría con la que usamos nuestro tiempo .

En este artículo, cubriremos algunas de las formas en las que puede ser mucho más productivo al administrar su tiempo de manera efectiva.

10 habilidades y estrategias vitales para la gestión del tiempo

1. Evaluar la situación actual
2. Mantener un horario
3. Prioriza tus tareas
4. Establezca límites a lo que se espera que haga
5. Elimina todas las distracciones
6. Controla tus pensamientos
7. Apegarse al plan
8. Encuentre su lugar y hora más conveniente
9. Combinar tareas similares juntas
10. Sea organizado

1. Evaluar la situación actual

Para empezar, debe detenerse y hacer un inventario de cómo ha estado usando su tiempo últimamente. Esta es una autoevaluación personal que le dará una idea de cómo utiliza exactamente este recurso insustituible.

Es posible que haya notado que su día parece pasar bastante rápido. Antes de que te des cuenta, las 24 horas se han ido y apenas has podido lograr lo que te propusiste. Si es así, debe comenzar a registrar sus actividades diarias.

Una vez que identifique las actividades que ocupan su tiempo, podrá aislar y concentrarse en aquellas que le rindan más beneficios. Siéntese y calcule cuánto tiempo dedica a cada tarea desde el momento en que se despierta.

Entonces, ¿cómo se hace el seguimiento de su tiempo? Hay aplicaciones útiles disponibles que puede descargar para ayudarlo a controlar su tiempo cada día. Para obtener más información, consulte esta lista de las 10 mejores aplicaciones de seguimiento del tiempo de 2020.

Establecer y mantener un cronograma lo ayuda a dividir los grandes proyectos en tareas más pequeñas y procesables; de esa manera, no son tan intimidantes y más fáciles de completar.

2. Mantener un horario

Prepare una plantilla simple que pueda completar con las tareas que deben realizarse para cada día en particular. Esta lista de tareas debe dividirse en categorías: actividades personales, actividades familiares, actividades comerciales, etc.

Es necesario dividir los grandes proyectos en tareas más pequeñas y viables para que no sean tan intimidantes y sean más fáciles de completar.

3. Priorice sus tareas

Si siente que siempre tiene más que hacer que las horas que hay en un día, entonces debe establecer prioridades. Organizar las tareas de acuerdo con su prioridad le permitirá dedicar tiempo a los temas que más importan en su vida.

Aquí puede realizar algunos experimentos hasta encontrar el arreglo que mejor se adapte a sus necesidades. Con el software de procesamiento de documentos, puede utilizar la codificación de colores para distinguir las categorías en su orden de prioridad.

Alternativamente, puede simplemente etiquetarlas como actividades A, B y C, siendo A las tareas de máxima prioridad, B las tareas de prioridad moderada y C las tareas de menor prioridad.

Al determinar cómo priorizar las tareas, debe hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Qué tareas deben realizarse hoy?
• ¿Qué tareas se pueden reprogramar?
• ¿Qué tareas se pueden delegar?
• ¿Qué tareas son fundamentales para mis objetivos personales?
• ¿Qué tareas se pueden eliminar?

4. Establezca límites en lo que se espera que haga

Tenga en cuenta que no tiene que dar su consentimiento a todo ni a las solicitudes de todos. Aprenda a decir que no. Si su lista de cosas por hacer es demasiado larga, es probable que haya cosas a las que esté dedicando su tiempo y que sean prescindibles.

Sea firme en su resolución y establezca límites claros en su vida. Antes de aceptar o dar su consentimiento a algo, hágase las siguientes preguntas:

• ¿Realmente tengo la capacidad y el tiempo para lidiar con esto?
• ¿Va a ser rentable?
• ¿Está en consonancia con mis prioridades, misión y objetivos?
• ¿Cuál sería el costo de no hacer esta tarea?

5. Elimina todas las distracciones

Dondequiera que mires hoy, hay tontos de tiempo. Abundan las distracciones. Deténgase y considere por un momento las cosas inesperadas que ocurren en su vida diaria que no están planificadas y consumen su tiempo.

Puede ser cualquier cosa, desde correos electrónicos y mensajes de texto en su teléfono hasta encuentros sociales no planificados. Puede resistir esta tendencia asegurándose de apagar su correo electrónico cuando trabaja. Si un miembro de la familia o un amigo le da una llamada social, pregúntele cortésmente si puede devolver la llamada en otro momento.

Las interrupciones pueden ser perturbadoras cuando se trabaja en la administración del tiempo, especialmente cuando esas interrupciones no son urgentes ni importantes. Aquí es donde debe practicar la disciplina de ceñirse a una tarea de principio a fin. Si surge algo más que necesita ser atendido, anótelo en su lista y continúe trabajando en el proyecto o tarea en cuestión.

6. Controle sus pensamientos

Sin embargo, no todas las distracciones son externas. Muchos de ellos son internos y tienen que ver con nuestra "vida de pensamiento". A veces puede parecer que su propia mente está conspirando contra usted y saboteando sus esfuerzos.

Es posible que esté esforzándose por dedicar su atención a una tarea, pero luego los pensamientos sobre algo que sucedió en el pasado, o alguna noticia terrible que haya recibido recientemente, o un intercambio emocional que tuvo con alguien, se arrastran y lo desvían de su objetivo..

La persona promedio tiene aproximadamente 70.000 pensamientos por día. Si vas a hacer cosas en tu vida, necesitarás manejar tu mente. Siempre que te encuentres pensando en un hilo de distracción en lugar de centrarte en tu proyecto, detente inmediatamente y pregúntate:

Practique haciendo esto y notará que será fácil eliminar los pensamientos que distraen y volver a enfocar su atención en lo que realmente cuenta en el tiempo presente.

7. Cíñete al plan

Esto es tan importante que necesita una sección propia. Una vez que haya creado su estrategia de administración del tiempo, debe mantenerse fiel sin importar lo que suceda.

Tenga en cuenta que muchas personas que no están interesadas en administrar su tiempo tendrán emergencias con las que esperan que usted se enfrente. En otras palabras, las cosas van mal en sus vidas debido a la mala gestión del tiempo, luego se dan la vuelta y quieren que usted resuelva el problema.

Aprenda a diferenciar entre lo que es una verdadera emergencia y lo que simplemente le hará retroceder. Asigne plazos para los proyectos que tenga en su lista y organícese para cumplir con esos plazos. Cuando ocurran distracciones, tenga un sistema de filtrado en su lugar para evitar perder tiempo.

8. Encuentre su lugar y hora más convenientes

Al realizar las actividades que ha planificado para el día, realice las tareas que requieran el mayor nivel de pensamiento en el momento en que esté más fresco.

¿Eres más productivo por la mañana o eres un ave nocturna? Programe su plan de manera que pueda ocuparse de las tareas más exigentes cuando sea más productivo.

Asegúrese de que el espacio que designe para su trabajo esté despejado de todo desorden y distracciones. En la medida de lo posible, el entorno debe tener una sensación inspiradora que lo motive a crear resultados con su tiempo.

9. Combinar tareas similares juntas

Revise la lista que ha creado. Si hay actividades que son de naturaleza similar o pertenecen a la misma subcategoría, agrúpelas y hágalo en una secuencia.

De hecho, esto le ahorrará más tiempo cambiando entre varias tareas en las subcategorías, y podrá procesar sus actividades más rápido.

Cuando combina tareas de esta manera, su cerebro encontrará más fácil navegar a través de ellas. Con el tiempo, comenzará a condicionarse para trabajar de manera sistemática, a diferencia del enfoque de la vida común y tonto que prevalece en nuestra era moderna.

10. Organícese

Cuando todo está en su lugar correcto, ahorra tiempo y deja espacio para concentrarse en la tarea que tiene entre manos. La organización personal varía de una persona a otra, porque no todos somos iguales a la hora de abordar las situaciones.

Es por eso que los empleados de una empresa pueden sentirse atrapados y asfixiados a niveles contraproducentes cuando la gerencia implementa un proceso organizacional general que es demasiado específico y no les permite establecer su propio ritmo.

Entonces, ¿cómo podemos organizarnos en nuestra vida personal?

Pasamos mucho tiempo en nuestro día en diversas formas de comunicación. Una forma de organizarse es organizar sus listas de teléfonos o contactos en grupos y etiquetarlos según cómo los use, por ejemplo: familia, parientes, amigos, compañeros de trabajo, etc.

Agrupe sus correos electrónicos en categorías y cree carpetas para cada uno. Si recibe muchos correos electrónicos de determinadas fuentes, lo mejor sería configurar una regla de bandeja de entrada que transfiera automáticamente todos esos mensajes a las carpetas correspondientes. En lugar de utilizar varios calendarios o planificadores para realizar un seguimiento de las citas de trabajo, otros eventos y reuniones, prográmelos todos en uno.

Como se dijo anteriormente, ordena tus espacios de trabajo para asegurarte de que nada afecte tu concentración. Adquiera el hábito de preparar todo lo necesario para el día anterior antes de retirarse.

Cuando administra su tiempo adecuadamente, logra más con menos esfuerzo. Nunca dejes que el tiempo simplemente se te escape. Más bien, tome el mando y controle.

Sea selectivo en cómo gasta su tiempo. Dedique su atención a las actividades que estén en sintonía con su visión y metas.

No será fácil al principio, pero cuanto más se acostumbre a monitorear, medir y administrar su tiempo, más comenzará a ver resultados exitosos en su vida. Las recompensas valdrán la pena.