"Trabajar en un entorno empresarial": una declaración personal (examen de administración y negocios de nvq)

El propósito y los beneficios de respetar y apoyar a otras personas en el trabajo

Pertenecer a un equipo me hace sentir parte de algo más grande que yo. En un entorno orientado al equipo, entiendo la misión y el objetivo de mi organización, contribuyo al éxito general de la organización trabajando con mis compañeros. Puede que tenga una función laboral específica y pertenezca a un departamento específico, pero incluso más allá de eso, trabajaré con otros para contribuir a los objetivos generales y al éxito de la organización.

Para trabajar como parte del equipo o dentro de una organización, necesito aprender a respetar a otras personas en el trabajo y también a apoyar a otras personas en el trabajo. Necesito saber qué hace la organización, cuál es la estructura de la organización y por qué se creó cada equipo y departamento, qué hace y cómo contribuye. Cada equipo e individuo debe comprender dónde encaja su trabajo en el contexto total de una organización.

Cuando el trabajo se realiza con un esfuerzo de equipo, en lugar de personas sentadas solas completando tareas, una organización puede prosperar, porque el trabajo se completará a tiempo y dentro del presupuesto. Para construir un buen trabajo en equipo, los miembros del equipo deben comunicarse entre sí y apoyarse mutuamente. Esta conexión nos enseña a compartir las metas laborales y los objetivos del plan, y también ayuda a que todos se desarrollen como individuos. Cuando trabajamos en equipo, podemos identificar las debilidades y fortalezas de los demás. Esto lleva a dar y recibir retroalimentación para mejorar el trabajo.

Trabajo en un entorno laboral diverso y me encuentro con diferentes personas con diferentes personalidades y de diferentes culturas. Como organización y como equipo, tengo que respetar y valorar a cada individuo, independientemente de su raza, costumbres, creencias, apariencia, etc. Cuando personas diversas trabajan juntas, aportan diversas habilidades, talentos y experiencias. Esto ayuda al equipo y a la organización a desempeñarse al máximo de su capacidad.

Antes de juzgar a alguien, tengo que ponerme en su lugar, para entender claramente cómo se siente esa persona. De esa forma, veré las cosas desde el punto de vista de esa persona. Siempre pienso en cómo me sentiría si estuviera en la situación de esa persona. Necesito respetar sus necesidades, sus valores culturales y diferencias raciales al resolver cualquier desacuerdo. De esa manera hago que la persona se sienta importante y les demuestro que me preocupo y que estoy allí para apoyarlos en todo lo que pueda. Los hago sentir valorados escuchándolos y apoyando sus gustos e intereses y valoro sus necesidades y respeto la confidencialidad de la información donde la situación lo requiere.

También aprendo mucho de la gente cuando trabajo en un entorno diverso. Solicito observación y orientación cuando necesito apoyo. También entiendo la importancia de establecer relaciones en el trabajo con colegas y superiores y utilizo a otras personas como fuente de inspiración.

Mantener la seguridad y la confidencialidad en el trabajo

La seguridad de la información significa proteger la información y los sistemas de información del acceso, uso, divulgación, interrupción, modificación o destrucción no autorizados. La seguridad de la información se ocupa de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos, independientemente de si los datos están en formato electrónico, impreso o de otro tipo.

La confidencialidad es importante por varias razones. Los datos relacionados con la contratación y la gestión de empleados son automáticamente sensibles. Aparte de esto, en mi organización, tratamos con una gran cantidad de datos confidenciales para nuestros clientes. Todos se almacenan en los armarios y servidores de la organización. Si los datos caen en las manos equivocadas, esta información podría usarse indebidamente para cometer fraude, discriminación y otras violaciones.

Toda organización debe tener cuidado con la forma en que manejan y respetar los datos que pasan por sus manos.

Los siguientes son los requisitos legales y las mejores prácticas:

• Ley de protección de datos de 1998 (diseñada para salvaguardar la recopilación, la conservación y el uso de datos personales).

• Ley de derechos humanos de 1998

• Ley común de confidencialidad

La confidencialidad es deber de todos. El personal siempre debe sentirse libre de discutir con sus superiores o gerentes lo que esto significa a diario en su manejo de cualquier material. Además, todos los empleados deben saber cuáles son las reglas para cualquier industria en la que se encuentren y conocer el proceso en su lugar de trabajo para hacer frente a los posibles riesgos y violaciones.

Mantener seguro el entorno empresarial

Cuando trabaje para una organización o una empresa o cualquier entorno de trabajo, es muy importante seguir los procedimientos legales y de seguridad. Cada organización tiene su propia información confidencial y se debe tener cuidado para proteger estos documentos del público; de lo contrario, se producirán efectos desastrosos. La propiedad debe estar asegurada con cerraduras que solo puede abrir el personal autorizado. En nuestra organización, tenemos cerraduras seguras que solo pueden abrir los empleados de la organización con su tarjeta magnética. Las habitaciones de los gerentes están aseguradas con candados numéricos. Toda la información y los archivos confidenciales están guardados en gabinetes a los que solo pueden acceder los empleados.

La puerta principal de entrada a las oficinas está asegurada con cerraduras que se pueden abrir deslizando la tarjeta. Además, al dirigir la organización, todos los empleados siguen todos los requisitos legales relacionados con el uso de la información confidencial y la protección de los datos de los clientes. También se firman contratos para cualquier servicio que se preste y solicite, indicando todas las necesidades legales y el resultado si el producto o servicio es insatisfactorio.

Se espera que los empleados que trabajan en la organización lleven consigo su documento de identidad personal, que detalla su nombre, cargo y nombre de la organización junto con su fotografía. Además, todos los empleados deben asegurarse de que personas no identificadas, no autorizadas o que no sean empleados no ingresen al edificio sin una razón. Cualquier visitante que ingrese al edificio debe registrarse en el registro en la recepción y cerrar la sesión cuando abandone las instalaciones. En cada oficina se mantiene un registro de todos los activos: equipos de oficina, mobiliario y cualquier artículo perteneciente a la organización, junto con las marcas y modelos. Cada equipo cuenta con códigos únicos que se colocan en los equipos junto con el nombre de la organización y el número de teléfono. Todos los elementos que (como computadoras portátiles) que no están en uso o que son confidenciales se guardan bajo llave.

Todos los elementos prestados por los empleados, como computadoras portátiles o proyectores, etc., se firman al tomarlos prestados y devolverlos. Los objetos de valor de los empleados deben guardarse bajo llave todo el tiempo. Se debe tener cuidado para evitar robos fuera de horario en la oficina, por lo que siempre asegúrese de que todos los objetos de valor y la información confidencial estén guardados de forma segura. Cualquier artículo que falte o que crea que se ha perdido debe informar al gerente de la oficina. También debe denunciar el robo y cualquier actividad sospechosa a la policía y emprender las acciones legales necesarias.

El papeleo confidencial no debe simplemente eliminarse. Deben triturarse antes de desecharlos.

Incidentes relacionados con la confidencialidad

Cuando se trata de confidencialidad y seguridad con respecto a mi trabajo y los archivos con los que trato, tengo sumo cuidado en el manejo de situaciones y documentos. Guardo bajo llave toda la información y los documentos confidenciales relacionados con los empleados y clientes en un armario cerrado. Además, los archivos confidenciales que se guardan en el disco duro están protegidos con contraseña, de modo que cualquier persona que tenga acceso al disco compartido no abra los documentos. Esto fue el resultado de un problema que encontré el año pasado. El _________________ (eliminado por motivos de confidencialidad) se guardan en la unidad compartida, a la que tienen acceso otros colegas. No los estaba guardando en la carpeta "Mis documentos", que es personal, ya que mi jefe también necesitaba acceder a esos archivos. Descubrí que un compañero de trabajo había intentado abrir los documentos de la carpeta donde estaban todos los _____________ (eliminados por motivos de confidencialidad) fueron salvados. Después de este incidente, tuve una conversación con mi gerente sobre lo que sucedió, cómo afectó a la organización, la confidencialidad de los detalles de otros empleados y le expliqué cómo eso afectaría también a todos los demás miembros del equipo. Luego, mi gerente preguntó qué se podía hacer, le sugerí que protegiéramos con contraseña todos los archivos confidenciales. Desde entonces, todos los archivos confidenciales, independientemente de dónde se guarden, se han protegido con contraseña y se ha proporcionado una contraseña solo a la persona interesada que tiene permiso para abrir los archivos.

Equipo de mantenimiento

En la oficina, siempre nos ocupamos de impresoras y faxes y archivos que necesitan reciclaje. Los cartuchos de tóner y las cintas de fax vacíos pueden provocar efectos peligrosos debido a los productos químicos presentes en ellos. Se trata de cuestiones de salud y seguridad. Por lo tanto, se colocan en el área donde se dejan los residuos peligrosos para su eliminación y la empresa de recolección los recolecta todos los meses. Asimismo, todas las cajas y tapas en las que llegan los tóners, cartuchos y papelería se desechan en sus respectivos contenedores, para evitar problemas de salud y seguridad.

También me aseguro de que todos los equipos, como la impresora, la máquina de fax y las computadoras, estén en buenas condiciones de funcionamiento. Si hay algún problema de TI, registro una llamada con la mesa de servicio de TI y persigo cualquier retraso citando el número de referencia del caso.

Apéndice: "Informe de datos"

Esta respuesta particular a continuación se ha agregado aquí, ya que hubo solicitudes de dos candidatos. Esto no está relacionado de ninguna manera con la declaración personal anterior.

Livingsta

Describir formas de informar datos para que

a) Cumple los fines y objetivos acordados

b) Es precisa y sin sesgos

Los datos son un grupo de información que se utiliza para diversos fines como análisis, evaluaciones y para llegar a ciertos resultados o conclusiones. La notificación de datos es un proceso en el que los datos se extraen de una fuente o de muchas fuentes y luego se convierten a un formato que se puede utilizar para un propósito. Por lo general, se presenta en forma de informe en tablas o cuadros o estadísticas o gráficos o en hojas de cálculo, etc. Estos datos se pueden utilizar para llegar a decisiones importantes dentro de la organización o con organizaciones externas. Por lo tanto, el informe de datos debe producirse de tal manera que cumpla con los propósitos y objetivos del requisito y también debe ser preciso y libre de sesgos, ya que la calidad de los datos es muy importante.

Las formas de reportar los datos para que cumplan con las metas y objetivos acordados son:

Asegúrese siempre de que los datos que recopile sirvan para el propósito del informe que va a preparar.
Compruebe que el informe tenga el estilo y formato acordado y que las personas involucradas puedan entenderlo fácilmente.
Compruebe si el requisito es un informe detallado o resumido y prepare el informe en consecuencia.
Mantenga el lenguaje lo más simple posible si el informe se va a distribuir a una amplia gama de audiencias; nuevamente, esto depende del propósito del informe y de lo que esté tratando de lograr o informar.
Verificar que el informe tenga una estructura pactada / aceptable y que los contenidos cumplan con los fines y objetivos de la organización. En definitiva tiene que tener una estructura lógica, con ideas claras y estar bien organizado.
Organice los datos de forma clara y ordenada en diferentes secciones con notas o explicaciones cuando sea necesario.
Es mejor no nombrar ni etiquetar a las personas en el informe.
La parte de conclusión debe ser clara con los resultados de su investigación o análisis.
Incluya recomendaciones si las hay.
Siempre es bueno resumir al principio de qué trata el informe y su propósito y lo que se discute. También puede incluir el motivo por el que se ha creado este informe. Puede mencionar sus limitaciones, si las hay, y sugerir áreas de mejora.

Las formas de informar los datos para que sean precisos y libres de sesgos son:

Nunca haga suposiciones sobre datos o conclusiones, ya que esto puede representar una amenaza para el funcionamiento de la organización.
Compruebe la gramática, la ortografía y la precisión de las cifras involucradas, ya que estos informes representan la calidad de la organización. Si hay algún cálculo involucrado, verifíquelo para ver si hay algún error. Siempre es mejor ejecutar esto a través de otra persona o dos para una revisión, para evitar errores gramaticales o numéricos.
No tenga ninguna información repetitiva o irrelevante.
Debe ser muy específico en su informe, utilizando palabras y cifras precisas y claras, para que su informe esté libre de sesgos.