Estructura de desglose del trabajo (wbs) y lista de actividades para el éxito del proyecto

WBS y lista de actividades: ¿hay alguna diferencia?

Muchos gerentes de proyecto no conocen la diferencia entre una estructura de desglose del trabajo (WBS) y una lista de actividades. En proyectos pequeños, la diferencia no importa mucho. Pero, a medida que las cosas se complican, es fundamental comprender la diferencia y hacer un buen trabajo al crear cada una.

WBS y lista de actividades: ¿Cuál es la diferencia?

Muchos jefes de proyecto utilizan los términos Estructura de desglose del trabajo (WBS) y Lista de actividades indistintamente. Esto está bien en proyectos pequeños y simples. Pero nos puede meter en muchos problemas a medida que nos hacemos responsables de proyectos más grandes y complicados, especialmente aquellos que involucran a equipos con habilidades especiales o que utilizan subcontratistas.

Esta es la forma confusa de decirlo:

• Una WBS es una lista de lo que estamos haciendo.
• Una lista de actividades es una lista de lo que estamos haciendo.

Piense de esta manera y suenan prácticamente igual… y vas a tener problemas.

Pensemos en ello de otra manera.

• Una WBS es una lista de los componentes del entregable.
• Una lista de actividades es una lista de las actividades en las que participaremos durante el proyecto.

Ahora suenan bastante diferentes. Necesitamos ambos, y el orden correcto es: primero haga la estructura de desglose del trabajo y luego haga la lista de actividades.

¿Qué importancia tiene separar la WBS de la lista de actividades?

Una vez arreglé un proyecto de $ 10 millones que ya había desperdiciado $ 600,000 y no iba a ninguna parte durante seis meses. No habían hecho una lista de actividades separada de su WBS y todos estaban haciendo el trabajo incorrecto. Trabajé con el equipo solo dos semanas y lo arreglamos todo. Una vez que los miembros del equipo pensaron detenidamente en su propio trabajo y crearon sus propias listas de actividades, todo quedó claro y el proyecto volvió a encarrilarse.

Piense en un menú de cena…

Imagina que eres un proveedor de catering y estás haciendo una lista de artículos que se servirán en una cena preestablecida sin pedidos especiales. Es posible que tenga una lista como esta:

• Bisque de mariscos
• ensalada César
• Pollo Marsala
• Vegetales mixtos salteados
• Pasta
• Tiramisu

¡Encantador! Y lo que ve arriba es la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) de esta cena. La lista de actividades se vería así:

• el plan de compras: a qué tiendas ir y qué comprar en cada tienda
• las recetas de cada artículo, con instrucciones de cocción
• el trabajo de enchapar, servir y limpiar después

Una WBS enumera los elementos; una lista de actividades describe los procesos.

¿Cuándo hacemos la WBS y la lista de actividades?

La creación de la estructura de desglose del trabajo y la lista de actividades son un punto de inflexión en la planificación del proyecto. La WBS se crea como el nivel de detalle más fino del alcance del proyecto definido, después de una elaboración progresiva. Completa nuestro trabajo sobre la planificación del alcance y nos prepara para planificar las otras ocho áreas de la gestión de proyectos, incluido el tiempo. Y el primer paso en la estimación detallada de tiempo y costo es la creación de la Lista de actividades. La lista de actividades debe estar preparada para que podamos crear nuestro gráfico PERT.

Una buena WBS facilita la transición de la planificación del alcance a la planificación del tiempo. Una vez que sepamos claramente lo que estamos haciendo, es fácil planificar cómo lo haremos.

¿Quién hace la WBS y la lista de actividades?

Entre la WBS y la Lista de actividades, hay un gran cambio en quién está trabajando en el proyecto. La creación de una WBS requiere una gran cantidad de aportes del cliente. La comunicación con el cliente la realiza o coordina el director del proyecto. Y el trabajo de construir el WBS lo realiza principalmente el director del proyecto o los diseñadores que saben cómo obtener los requisitos del cliente.

Por el contrario, la lista de actividades la preparan mejor los trabajadores reales que realizarán el trabajo. Si describen cómo harán su propio trabajo, entonces la Lista de actividades es más precisa. Más importante aún, guiado por el director del proyecto, el equipo puede encontrar formas muy eficientes de trabajar rápidamente y prevenir problemas. Los equipos que planifican su propio trabajo y se autogestionan crean excelentes cosas a bajo costo. A medida que los miembros del equipo preparan la lista de actividades, se motivan y concentran mucho, por lo que el proyecto va camino del éxito.

En construcción, el WBS lo hace el arquitecto o un diseñador arquitectónico de su equipo. Luego, el contratista general verificará y modificará la WBS y, en colaboración con los capataces de construcción, desarrollará la Lista de actividades.

En la programación de computadoras en estos días, a menudo tenemos programadores-analistas que hacen tanto diseño como desarrollo de aplicaciones. En ese caso, la persona que realiza el trabajo no cambia. Pero el rol cambia. Si haces este tipo de trabajo, y yo lo hago, es una buena idea imaginarte cambiando de sombrero. Ponte un sombrero para escuchar a los clientes y hacer diseño, y un sombrero diferente para estar solo y planificar las actividades de tu trabajo.

Mi estante de utilidad

El conjunto de estantes de servicios públicos que construí usando la WBS y una de las listas de actividades de este artículo.

Sid Kemp

Un caso de estudio: construcción de una estantería de servicios públicos

Este estudio de caso debería marcar la diferencia entre una estructura de desglose del trabajo (WBS) y una lista de actividades completamente clara.

Construí un juego de estantes para servicios públicos en mi cuarto de lavado. Hay tres estantes en una pared, cada uno de 3 pies de largo. Aquí está la WBS:

Estructura de desglose del trabajo de los estantes de servicios públicos

3 estantes de madera, 3 'x 8 "x 3/4"

6 tirantes, 9 "de largo, dos para sujetar cada estante

2 soportes de pared ajustables para sujetar los tirantes

6 tornillos para atornillar los estantes a la pared

6 anclajes para sujetar los tornillos a la pared

Por cierto, la foto de la izquierda muestra cómo se ven los estantes.

Tres posibles listas de actividades para un proyecto

Para mostrarle cuán diferente es una lista de actividades de una WBS, voy a crear tres listas de actividades diferentes , cada una de las cuales usa la misma WBS para crear el mismo conjunto de estantes:

• La lista de bricolaje (hágalo usted mismo) la puede hacer alguien con habilidades en carpintería.
• El aficionado a las reparaciones del hogar lo hace él mismo, pero no hace carpintería.
• ¡Contratar una solución profesional se ve muy diferente!

Lista de actividades n. ° 1: El enfoque de hágalo usted mismo (bricolaje)

1. Compre anclajes, tornillos, soportes de pared y tirantes.
2. Compre dos estantes de pino de 8 'x 8 "x 3/4" y tinte de nogal
3. Corta tres estantes de 3 'de las tablas.
4. Mancha las tablas y déjalas secar.
5. Mida las ubicaciones en la pared para los soportes de pared.
6. Marque la ubicación de los orificios de los tornillos.
7. Compruebe la ubicación de los orificios de los tornillos con un nivel.
8. Taladre 6 agujeros y coloque 6 anclajes en las paredes.
9. Monte 2 soportes de pared ajustables con 6 tornillos, los tornillos están flojos.
10. Apriete todos los tornillos.
11. Coloque tirantes en los soportes de pared.
12. Revise los tirantes con un nivel.
13. Coloque los estantes sobre los tirantes.
14. Limpiar.

Lista de actividades n. ° 2: El enfoque del aficionado a las reparaciones en el hogar

1. Compre todos los artículos de la lista de tareas pendientes, incluidos los estantes precortados y teñidos.
2. Mida las ubicaciones en la pared para los soportes de pared.
3. Marque la ubicación de los orificios de los tornillos.
4. Compruebe la ubicación de los orificios de los tornillos con un nivel.
5. Taladre 6 agujeros y coloque 6 anclajes en las paredes.
6. Monte 2 soportes de pared ajustables con 6 tornillos, los tornillos están flojos.
7. Apriete todos los tornillos.
8. Coloque tirantes en los soportes de pared.
9. Revise los tirantes con un nivel.
10. Coloque los estantes sobre los tirantes.
11. Limpiar.

Lista de actividades n. ° 3: Contratar una solución profesional

1. Compre todos los artículos de la lista de tareas pendientes, incluidos los estantes precortados y teñidos.
2. Contrata a un personal de mantenimiento para que instale los estantes y limpie lo que ensucie.
3. Paga al manitas.

Tres listas de actividades diferentes para una WBS

Como dice el viejo refrán, hay más de una forma de despellejar a un gato. Ves arriba tres formas diferentes de hacer el mismo proyecto; tres listas de actividades diferentes. Y puede ver que cada uno tendría un horario diferente y un presupuesto diferente también.

WBS y lista de actividades

Mantenga su WBS y su lista de actividades en orden

Entonces, la lección es: Mantenga su WBS y su lista de actividades separadas, y manténgalas en orden.

En un proyecto pequeño, especialmente si está haciendo todo el trabajo, puede ejecutarlos juntos.

Pero en un proyecto con un equipo, o un proyecto en el que podría haber diferentes enfoques que valga la pena considerar, primero haga la EDT y luego elabore la lista de actividades. Y si puede, haga que el equipo cree su propia lista de actividades.