Por qué es importante actualizar las descripciones de puestos

Es importante mantener las descripciones de puestos actualizadas con regularidad para que reflejen fielmente el trabajo que se está realizando.

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Las descripciones de puestos son herramientas efectivas que los empleadores pueden tener en el lugar de trabajo. Como resumen de las tareas y deberes asignados a un puesto, las descripciones de puestos pueden ser útiles para un empleador por una variedad de razones: para reclutar nuevos empleados, para completar evaluaciones de desempeño, para investigar quejas en el lugar de trabajo y para comprender lo esencial funciones del trabajo en lo que respecta a la ADA.

Las descripciones de trabajo precisas y actualizadas periódicamente pueden ser especialmente importantes para la asignación de funciones en lo que respecta al cumplimiento de las metas y objetivos de la organización. Son herramientas muy útiles que ayudan a los supervisores y a los empleados que realizan los trabajos.

Para crear correctamente una descripción del trabajo, se deben incluir varios elementos del trabajo.

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¿Qué es una descripción de trabajo?

Es útil conocer la definición de una descripción de trabajo para comprender su función en el lugar de trabajo. Las descripciones de puestos se crean después de realizar un análisis de puestos. Ese análisis analiza las funciones esenciales del trabajo y qué requisitos mínimos son necesarios para realizar con éxito las funciones asignadas. La lista de especificaciones o "descripción" es lo que se convierte en la descripción del trabajo. El Sistema de Aprendizaje SHRM (Módulo 2, Planificación de la fuerza laboral y empleo 2006) define una descripción de trabajo como un resumen de las características importantes de un trabajo, que incluyen:

La gente de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) reconoce la importancia de una descripción precisa de los trabajos a través de descripciones de trabajo efectivas en el lugar de trabajo. Para obtener más información sobre descripciones de puestos y otros asuntos de recursos humanos, puede consultar el sitio web de SHRM, www.shrm.org.

Todos los trabajos, incluidos los temporales, deben tener descripciones de trabajo actualizadas para proporcionar una descripción precisa del trabajo.

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¿Por qué los gerentes deben actualizar periódicamente las descripciones de puestos?

Los gerentes a menudo tienen la tarea de revisar y modificar las descripciones de los puestos para asegurarse de que describen correctamente el puesto. Hay varias razones para actualizar las descripciones de puestos. Considera lo siguiente:

1. Reclutamiento y contratación

Cuando ocurre una vacante en el lugar de trabajo, el supervisor debe tomar medidas para encontrar un reemplazo para llenar el vacío. Uno de los primeros pasos en el proceso de contratación es extraer la descripción del puesto más reciente para revisar los requisitos mínimos y las funciones esenciales del puesto a cubrir.

Dado que las metas y los objetivos se ven afectados por los cambios en los planes estratégicos generales de una organización, los supervisores descubrirán que las descripciones de los puestos a veces ya no describen realmente el puesto a cubrir. El cambio de prioridades debido al personal limitado y / o cambios en el lugar de trabajo en la estructura organizacional a menudo provocará un cambio en lo que realmente debe lograrse con el trabajo. Una vez que la descripción del trabajo se actualice para reflejar el trabajo a realizar, el empleador estará listo para publicar la vacante para que los solicitantes la presenten.

Además, algunos empleadores publican la descripción del trabajo en su sitio web para que los solicitantes la revisen antes de completar la solicitud de trabajo en línea. Cuando los solicitantes de empleo tienen acceso a la descripción del trabajo, pueden comprender mejor si sus habilidades coinciden con las del puesto publicado. Tanto el empleador como el empleado pueden evitar una gran cantidad de tiempo perdido cuando la descripción del trabajo se publica o se pone a disposición de los solicitantes de empleo interesados ​​en el trabajo publicado.

2. Orientación para nuevos empleados

Los nuevos empleados deben recibir una copia de la descripción de su trabajo en su primer día de trabajo. Durante la orientación para nuevos empleados, por ejemplo, los nuevos empleados reciben una gran cantidad de papeleo sobre las políticas del empleador, información de cheques de pago, beneficios de salud y / u otros beneficios otorgados a empleados de tiempo completo. Al mismo tiempo que reciben dicha información, también pueden obtener una copia de la descripción de su trabajo.

Nuevamente, esta descripción del trabajo debe actualizarse para brindarle al nuevo empleado una descripción precisa del trabajo para el que fue contratado. Un nuevo empleado se desencantará fácilmente con el nuevo trabajo cuando el trabajo que pensó que estaba solicitando es muy diferente al que se publicó en el sitio web. Los empleadores pueden perder buenos empleados que opten por no quedarse con su nuevo empleador por este motivo.

También es recomendable que el empleado firme la descripción del trabajo para que se pueda colocar una copia firmada en el archivo de personal. La copia firmada simplemente indicará que la persona ha recibido una copia de la descripción del trabajo que describe el trabajo para el que fue contratada.

3. Adaptaciones de la ADA

Para determinar si se pueden hacer ajustes razonables para un empleado o solicitante de empleo con una discapacidad, la organización debe revisar la descripción del puesto de trabajo. Es probable que los tribunales vean desfavorablemente a un empleador que invente una descripción del trabajo después de que un empleado solicite una adaptación. Solo se pueden realizar adaptaciones cuando existe una descripción de trabajo actualizada para el trabajo.

4. Quejas de los empleados

Los empleados que acuden a Recursos Humanos o a sus supervisores directos para quejarse sobre un aspecto de su trabajo, a menudo se beneficiarán al ver las descripciones de sus puestos. La descripción del trabajo enumera la función esencial del trabajo que a menudo entra en disputa para el empleado que siente que se le pide que realice tareas que están fuera de la descripción de su trabajo.

Si bien muchos empleadores tienen una línea en la descripción del trabajo para "todos los demás deberes asignados", los supervisores no deben asignar a los empleados tareas que estén fuera de su descripción de trabajo. Dicho lenguaje se incluye para brindar cierta flexibilidad al empleador cuando puede haber algún trabajo que sea temporal o fuera de las responsabilidades normales. Cuando a los empleados se les asignan estas tareas con regularidad, eventualmente habrá un empleado insatisfecho o descontento que sentirá que no están siendo tratados de manera justa.

5. Problemas de compensación

Los profesionales de compensación evalúan las descripciones de puestos para determinar los salarios que deben pagarse por el desempeño de un trabajo. La determinación de los salarios de un trabajo es otra razón fundamental por la que las descripciones de los puestos son precisas y están actualizadas. Dado que no es inusual tener cambios significativos en el lugar de trabajo, la gerencia debe revisar y / o actualizar las descripciones de trabajo anualmente o según sea necesario.

Además, los empleados pueden desafiar a los empleadores si sienten que se les paga mal por un trabajo que está fuera de la descripción de su trabajo que realizan regularmente. Este problema puede ser especialmente problemático si existen políticas en el lenguaje de los contratos sindicales que dictan cómo se debe pagar a un empleado por el trabajo adicional realizado.

6. Cargos de la EEOC

Cuando un empleador recibe un cargo de discriminación de un empleado o ex empleado a través del sistema de quejas de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC), la administración tiene la tarea de investigar el reclamo y proporcionar una respuesta por escrito a los detalles del cargo. A menudo, la documentación que se proporciona incluirá descripciones de puestos. Esa descripción del trabajo que se recupera del archivo de personal del empleado o de la publicación proporcionará una buena descripción de los deberes y requisitos del trabajo al investigador de la EEOC.

7. Evaluaciones de desempeño

Cuando los supervisores se están preparando para completar una evaluación de desempeño para un empleado, es útil revisar la descripción del trabajo del puesto para completar los diversos factores de calificación en el formulario de evaluación. Proporcionará una estructura desde la cual revisar el desempeño en lo que respecta a las diversas tareas y responsabilidades del puesto.

Las descripciones de trabajo precisas son importantes

Las descripciones de los puestos deben ser precisas para satisfacer las necesidades de las responsabilidades laborales enumeradas anteriormente. Si bien no están destinados a ser tan detallados en el número exacto de tareas realizadas o en cada escenario posible que un empleado pueda enfrentar en su trabajo, deben incluir el alcance general y el nivel del trabajo a realizar.

Los supervisores deben revisar periódicamente las descripciones de los puestos para asegurarse de que den una buena idea de cuáles son las responsabilidades del puesto. La actividad laboral, como la rotación, las quejas de los empleados y otros problemas de los empleados, a menudo ponen este punto en primer plano para la administración.

Hacer de las descripciones de trabajo una prioridad en el lugar de trabajo

Las descripciones de puestos son documentos importantes que se deben mantener archivados en el lugar de trabajo. Como se mencionó anteriormente, las descripciones de puestos se pueden utilizar en muchos de los trabajos de recursos humanos que se realizan con regularidad o en actividades menos frecuentes (cargos de la EEOC, evaluaciones anuales de desempeño, etc.). La información incluida en el archivo se utiliza como medio de mantenimiento de registros.

Como cualquier otro documento, una descripción del trabajo debe mantenerse archivada para los momentos en que deben usarse para algún propósito en el lugar de trabajo. Cuando no se reconoce su importancia y no se utilizan de manera eficaz para reflejar los trabajos que representan, los empleadores se enfrentan a una variedad de cuestiones innecesarias.