¿Qué es un webinar?

iStockPhoto.com / UltraONEs

1984

Alrededor de 1984, el año tan famoso en la novela de George Orwell, trabajaba en ventas para el centro de conferencias de un hotel de convenciones. Fue una instalación de vanguardia en muchos sentidos. Una de las tecnologías más caras y experimentales (en ese momento) ofrecidas fue la videoconferencia. Fue la oportunidad de ver e interactuar con alguien en un lugar remoto en tiempo real. Todo parecía como si las tecnologías del "Gran Hermano" de 1984 pasaran de ser una ficción a ser una realidad.

Recuerdo lo que se necesitaba para organizar una sola videoconferencia con una ubicación remota en ese entonces. Cámaras y conexiones especiales, una sala dedicada, coordinación de enlaces satelitales, efectivo… fue todo un proyecto en la era anterior a Internet.

Avance rápido solo unas pocas décadas. Es posible realizar videoconferencias con casi cualquier persona en el mundo en los teléfonos inteligentes que llevamos en el bolsillo.

El deseo de ver Y escuchar a alguien hablar es fuerte. Los matices del lenguaje corporal y las señales no verbales enriquecen nuestra comunicación y aprendizaje. Es por eso que los webinars se han convertido en un modo de entrega preferido para casi todos los propósitos imaginables, pero especialmente para la educación y el marketing.

¿Qué es un webinar?

El término "seminario web" es la combinación abreviada de "web", que significa entregado a través de Internet u otras redes en línea, y "seminario", que es un evento de aprendizaje. Estos eventos también pueden denominarse reuniones en línea o "webcasts". Los seminarios web suelen presentar transmisiones de audio y / o video en tiempo real entre un anfitrión y los asistentes.

Estos eventos pueden ser uno a varios en los que el anfitrión de un seminario web ofrece una presentación en vivo y los asistentes simplemente miran y escuchan en tiempo real. Algunos eventos pueden permitir a los asistentes conversar o plantear preguntas al anfitrión, presentador u otros asistentes, generalmente a través de una interfaz basada en texto en la pantalla.

Algunos seminarios web ofrecen visualización en vivo y en tiempo real de todas las partes que participan en el evento. Debido a la carga del servicio de seminarios web, el ancho de banda de Internet, el espacio físico de la pantalla y la capacidad de atención de los asistentes, estos seminarios web altamente interactivos suelen tener un límite en el número de participantes.

Los servicios populares de seminarios web en el momento de redactar este documento incluyen Blab, Google Hangouts, Zoom, YouTube (seminarios web OnAir), GoToMeeting, JoinMe y Adobe Connect.

Aunque técnicamente un seminario web es un evento virtual en vivo o interactivo, en estos días, cualquier capacitación en línea en video o audio parece promocionarse como un "seminario web". De hecho, muchos webinars en vivo se graban y luego se reproducen para los participantes que no pudieron asistir al evento en vivo. Las repeticiones de seminarios web pagados también se pueden vender posteriormente para generar más ingresos para el anfitrión o presentador.

¿Cómo se pueden utilizar los seminarios web?

Los seminarios web se pueden utilizar para casi cualquier propósito educativo y de marketing. Estas son solo algunas de las formas en que se pueden utilizar los seminarios web:

• Cursos universitarios
• Formación de los empleados
• Entrenamiento del cliente
• Capacitación para miembros o voluntarios para organizaciones sin fines de lucro y asociaciones
• Presentaciones de ventas (¡muy común!)
• Conferencias para participantes en varios lugares remotos
• Demostraciones y vistas previas de productos o servicios
• Ferias comerciales virtuales
• Reseñas y vistas previas de libros

Prácticas recomendadas para seminarios web

Mencione "seminario web" a muchos empresarios y es posible que obtenga un "¡No otro!" o una respuesta de encogimiento de hombros. Algunos incluso admiten realizar múltiples tareas mientras ven y escuchan. Con el milagro de poder recibir y entregar contenido de manera eficiente y rentable (en algunos casos, ¡incluso gratis!), ¿Por qué esta respuesta?

Al igual que con el marketing por correo electrónico, los seminarios web se han utilizado en exceso y mal hasta el punto de que la gente se desconecta. Para algunos, un seminario web equivale a un argumento de venta y, o bien ignoran por completo las invitaciones o se sintonizan hasta que perciben que se parece demasiado a una presentación de ventas y una salida.

¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para atraer y retener a los participantes del seminario web?

• No hay argumentos de venta disfrazados. Si el webinar está diseñado para vender un producto o servicio, dígalo. Al menos sabrán que viene. Y si están interesados ​​en lo que se ofrece, optarán y participarán.
• Trate a los participantes del seminario web como si estuvieran en la misma sala. He participado en muchos seminarios web y eventos híbridos (un evento en vivo que también se transmite por Internet a ubicaciones remotas). En algunos casos, la audiencia remota recibió muy mal servicio. Ignorar las preguntas o comentarios de los participantes fueron errores primarios. Trate a los participantes del seminario web de pantalla a pantalla como si estuvieran cara a cara.
• Recuerde que hay una audiencia. Especialmente con equipos de presentadores remotos, pueden pasar fácilmente al modo de conversación entre ellos, olvidando por completo que su charla inactiva se transmite en vivo a posiblemente cientos o miles de personas. Es fácil entender por qué puede suceder eso. Un presentador puede estar solo en casa frente a la pantalla de su computadora y solo puede ser consciente de los compañeros presentadores remotos. Nuevamente, actúe como si estuviera físicamente presente en una sala con sus asistentes en línea.
• Añadir valor. Asegúrese de que el seminario web sea rico en contenido, incluso si su intención es vender.
• Domina la tecnología… por adelantado. Pruebe sus computadoras, equipos y conexiones ANTES del día del seminario web. Agregar auriculares y / o micrófono a menudo puede mejorar la calidad del audio en ambas direcciones. No hay nada más obvio para su audiencia en línea que cuando está torpemente y tropezando con el servicio o el equipo del seminario web. ¿Le gustaría hacer negocios con alguien que no está tan preparado? Basta de charla.
• Comience y termine a tiempo. ¡La puntualidad cuenta, incluso si usted y sus asistentes están aprendiendo mientras descansan en pijama! (Vea a continuación una buena lección sobre este punto).
• Proporcione instrucciones completas y fáciles de entender para los participantes… en todo momento. Con el tiempo, han ingresado al mercado más servicios de seminarios web y los anfitriones y presentadores de seminarios web no siempre utilizan los mismos servicios. Por lo tanto, es difícil para los asistentes recordar todos los procedimientos para conectarse y participar en todos los servicios de seminarios web disponibles. Asegúrese de que todos los asistentes estén informados sobre cómo unirse cada vez que se programe una. Muchos de los servicios enviarán automáticamente por correo electrónico o publicarán instrucciones para los asistentes registrados; consulte la documentación de su servicio de seminarios web para obtener más detalles.
• Elija un servicio según su mercado y material. Algunos servicios de seminarios web son gratuitos. Pero no dejes que ese sea el único criterio en el que basas tu decisión. Asegúrese de que su servicio pueda proporcionar lo que usted y su audiencia necesitan en términos de uso compartido de documentos o pantallas, encuestas, preguntas y respuestas o cualquier otra característica que sea apropiada para su evento.

Tarde a la fiesta

¡Lo sentí mucho por el chico! Un colega estaba lanzando un nuevo programa de seminarios web y ofreció una vista previa gratuita para que la gente pudiera probarlo. ¿Tecnología? Cheque. ¿Contenido listo? Cheque. ¿Estaba listo para transmitir a tiempo? Cheque.

Desafortunadamente, debido a que era nuevo y estaba llegando a una nueva audiencia, los participantes tardaron en conectarse. En lugar de comenzar a tiempo, anunció a la audiencia que, dado que solo había un par de personas, esperaría para ver si aparecían más. ¡Qué error de marketing! Primero, indicó a la audiencia en línea que este puede no ser tan popular como un seminario web. En segundo lugar, ¡no respeta el tiempo de los pocos interesados ​​que se presentaron y podrían convertirse en clientes! Además, lo estaba grabando. Espero que haya editado el tiempo de espera en blanco.

Los que llegan tarde a los webinars NO son inusuales. De hecho, debería esperarlos, a veces muchos. ¡Lo mismo sucede en la vida real también! Parece ser más obvio y desalentador para los anfitriones y presentadores durante los eventos en línea.

¿Cuáles son algunas formas de lidiar con los recién llegados?

• Comience y termine a tiempo. No atienda a los que llegan tarde. Esto es muy molesto para la gente puntual.
• Si es posible, retrase los segmentos o actividades importantes que requieran interacción. Dado que la asistencia al principio puede ser escasa, no ofrezca actividades muy interactivas o importantes al comienzo del programa si desea una mayor participación. Deje que su audiencia en línea se establezca tanto física como mentalmente primero.
• Ofrezca una repetición. Como se señaló anteriormente, muchas personas realizan múltiples tareas al intentar participar en seminarios web. Para que se distraigan y se unan tarde. Otros pueden tener obligaciones más importantes al momento de programar su seminario web en vivo. (Lo sé, lo sé… ¿cómo podría ser eso?) Ofrecer una reproducción grabada de todo el seminario web puede brindarles a los que llegan tarde la oportunidad de consumir su contenido cuando pueden estar presentes mental y físicamente. Es posible que se hayan perdido la sesión de preguntas y respuestas en vivo u otros elementos interactivos, ¡y esa es su pérdida! Pero al ofrecer una repetición, puede ser una victoria para usted, especialmente si su seminario web incluye un componente de venta.

¿Qué sigue para los seminarios web?

La tecnología de los seminarios web ha madurado a lo largo de los años. Conexiones más estables. Más características. Más interactividad. Costo más bajo. Entonces, ¿qué podría ser lo próximo?

La proyección holográfica podría ser una adición interesante a los seminarios web del futuro. Imagínese un presentador presente holográficamente en la sala con usted. Un poco desconcertante, pero algo genial, ¿eh?

© 2016 Heidi Thorne