Qué incluir en un informe de estado del proyecto semanal

Introducción

Escribir actualizaciones semanales del estado del proyecto puede parecer una tarea ardua, pero son una herramienta fundamental que ayuda a los gerentes de proyecto a mantener un proyecto en marcha. Los informes de estado del proyecto semanales mantienen a los líderes senior y al equipo del proyecto actualizados sobre el estado del proyecto, le brindan un foro para poner los riesgos y problemas frente a todos y le brindan otra vía para seguir promoviendo las fechas de los hitos frente a todos para asegúrese de que la gente se concentre en ellos. Este artículo describe los elementos críticos que debe incluir en cada informe de estado del proyecto semanal.

Un simple indicador de semáforo en verde, amarillo o rojo puede comunicar mucho sobre el estado de un proyecto muy rápidamente.

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Estado de semáforo

El estado de un semáforo es un indicador verde, amarillo o rojo. El verde indica que el proyecto está en el cronograma y no hay problemas. El amarillo indica que se avecinan riesgos que, si no se abordan, tendrán un impacto definitivo en el cronograma o en el presupuesto del proyecto. El rojo indica que el proyecto está experimentando problemas importantes y un impacto en el alcance, el cronograma o el presupuesto es inevitable. Después de abordar un proyecto que se encuentra en un estado rojo, deberá volver a establecer la línea de base del proyecto, momento en el que puede sacarlo del estado del semáforo en rojo.

Actualización de estado

La sección de actualización de estado es un breve resumen escrito que indica dónde se encuentra actualmente el proyecto. Idealmente, esto debería limitarse a unas pocas oraciones que lleguen a las notas altas. Generalmente, esto indicará dónde se encuentra el equipo con respecto a alcanzar el siguiente hito del proyecto. Alternativamente, si el proyecto está experimentando un revés importante, este es un buen lugar para mencionarlo para que esté en el radar de los altos directivos. Además, si su proyecto tiene varias fases, incluya una breve actualización de estado asociada con el estado de cada fase o una parte clave del proyecto.

Incluir los hitos del proyecto y sus fechas asociadas les da a todos casillas de alto nivel para verificar para garantizar que un proyecto esté en marcha.

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Calendario de hitos

Los hitos son las fechas importantes que es fundamental que el equipo del proyecto alcance durante el desarrollo del proyecto. Por ejemplo, un hito puede ser una demostración de lo que está trabajando para inversores o partes interesadas clave o la fecha prevista de finalización. Debe indicar las fechas de los hitos en el informe de estado del proyecto semanal para asegurarse de que tanto las partes interesadas clave del proyecto como el equipo del proyecto no las pierdan de vista.

Trabajo en vuelo y próximo

Incluya una sección en la actualización semanal del estado del proyecto que resuma en qué están trabajando los miembros del equipo del proyecto y qué trabajo realizarán después de eso. Debería poder obtener esta información de una combinación del cronograma del proyecto y la estructura de desglose del trabajo. Esto también ayuda a mantener bajo control al gerente del proyecto, ya que lo obliga a ponerse en contacto con todos para validar en qué están trabajando y qué tareas realizarán a continuación. También les da a los miembros del equipo del proyecto otra vía para presentar cualquier problema con el que se encuentren o los riesgos que se avecinan.

Riesgos y problemas

Las últimas secciones, pero aún críticas, que debe incluir en un informe de estado del proyecto semanal son para riesgos y problemas. La sección que menciona los riesgos debe mencionar claramente todos los riesgos potenciales para el proyecto que ve en el horizonte y el plan que tiene para mitigar esos riesgos en caso de que se conviertan en problemas. Esta no es una ciencia exacta, y no hay forma de estar preparado para todo, pero debe asegurarse de haber identificado todo lo que pueda y de tener una idea aproximada de cómo lo controlaría en caso de que se convierta en un problema. problema. La sección de problemas debe enumerar todos los problemas que se están experimentando actualmente en el proyecto y las acciones que se están tomando para abordarlos.