Unidad 2: organización de viajes y alojamiento en empresas

Nota: Esta información es para ayudarle con el Diploma de Nivel 2 en Administración y Negocios. Por favor, no lo copie.

Diferentes tipos de reuniones

Los tipos de reuniones dependen del tamaño de una organización, los temas que deben discutirse y la cantidad de personas que posiblemente asistirán.

Una reunión de pie es exactamente lo que parece: una reunión de pie. A menudo, el gerente lleva a cabo estas reuniones todos los días durante breves períodos de tiempo. Por lo general, se usan cuando el gerente tiene que informar a los empleados sobre cambios simples o tareas que deben comenzar y completarse.
Una conferencia es una reunión muy planificada y organizada, y las conferencias se basan en gran medida en debates y opiniones. Los lleva a cabo un presidente para discutir uno o varios temas y, a menudo, tienen una gran asistencia de diferentes personas dentro de la organización. A veces se realizan conferencias telefónicas. Estos pueden involucrar a una o más personas.
Una presentación es una reunión que se lleva a cabo para informar a los empleados sobre cambios en la rutina, las reglas y los procedimientos. La planificación de una presentación suele llevar mucho tiempo, ya que es vital que toda la información sea precisa y detallada. En una presentación a menudo hay uno o dos presentadores y los asistentes suelen tener la oportunidad de discutir cualquier consulta al final.
Una reunión temática es una reunión que se lleva a cabo para discutir un tema individual.
Las reuniones de emergencia se llevan a cabo de repente, a menudo sin mucha planificación y sin previo aviso. Por lo general, involucran discusiones sobre una crisis, ya sea interna o externa a la organización. Todos los miembros de un equipo deberán asistir a una reunión de emergencia, lo que puede causar interrupciones en el trabajo de un día, pero es muy importante. Una agenda no es necesaria para una reunión de emergencia debido a la poca antelación; sin embargo, las actas deben anotarse durante o después de la reunión.

Soporte administrativo para reuniones

Es vital que se brinde apoyo administrativo para las reuniones. Antes de que se lleve a cabo una reunión, se debe hacer una lista de todos los asistentes y se debe recopilar información breve sobre el propósito de la reunión. Cuando la gente entra a la reunión, es importante que alguien tome nota de quién llega.

Siempre debe haber un tomador de minutos; son personas que registran las discusiones y acuerdos que tienen lugar durante una reunión, lo que permite a las personas consultarlos. A medida que la gente ingresa al área para la reunión, es importante que alguien escriba los nombres de las personas presentes en caso de que sea necesario realizar una segunda reunión con los mismos asistentes. También esto permite al gerente, etc. saber a quién se le han dado los nuevos objetivos o quién está al tanto de los nuevos resultados.

También se necesita apoyo administrativo al planificar y organizar una reunión (consulte la pregunta 3 para saber con qué ayudan).

Organización de reuniones

Al organizar una reunión, considere el propósito de la misma y quién será el "director" de la reunión. Se debe programar un horario adecuado para que la reunión no entre en conflicto con las citas importantes de las personas involucradas en la reunión. Se debe planificar la duración de la reunión, así como una lista de quiénes asistirán y se debe elegir un lugar adecuado (uno que todos los asistentes también podrán obtener). Debe crearse una agenda; esta es una lista de elementos que describen los temas que se debatirán en la reunión.

Si se va a proporcionar algún refrigerio, se debe pensar en la cantidad y dependiendo de qué tan lejos / cerca esté la reunión, los refrigerios se deben comprar y almacenar correctamente. Se deben considerar las dietas especiales.

Se debe considerar el acceso para discapacitados para ayudar a los asistentes. Si es necesario, se debe verificar el lugar de la reunión para asegurarse de que sea adecuado para el acceso de sillas de ruedas, etc. Se podría contratar o invitar a intérpretes de lenguaje de señas para ayudar con la comunicación.

Alojamiento de negocios

Cuando viaje por negocios, el área puede ser local o internacional. Es importante que se investiguen todas las diferentes opciones de viaje antes de reservar para comparar la idoneidad y confiabilidad, así como los diferentes tipos de alojamiento.

Diferentes opciones de viaje: coche, taxi, autobús, autocar, tren, barco / ferry, avión
Diferentes tipos de alojamiento: Hotel, Bed and Breakfast.

Es muy importante dentro del sector empresarial confirmar las instrucciones y requisitos para viajes de negocios y alojamiento. Al organizar viajes de negocios con alojamiento, el proceso de planificación es muy importante. Será necesario descubrir la cantidad de personas que viajan y el presupuesto para seguir adelante con el proceso de planificación.

En primer lugar, conviene conocer los diferentes tipos de viajes de negocios; ¿El viaje será local o internacional? Una vez que se confirme la ubicación, se debe considerar cuidadosamente la elección del alojamiento.

Los hoteles suelen ofrecer tres comidas completas al día (que pueden incluir un almuerzo para llevar), pero pueden ser bastante caras. Sin embargo, brindan a los visitantes muchas instalaciones diferentes, incluidas salas públicas en el hotel, y también pueden proporcionar WiFi gratuito que permitirá a los trabajadores comerciales mantenerse al día con sus tareas mientras están en su habitación y les permitirá comunicarse con sus compañeros de trabajo.
Los Bed and Breakfast siempre ofrecen desayuno por la mañana, que está incluido en el costo de la estadía de alguien. Las instalaciones de algunos bed and breakfast son limitadas, lo que no debería ser una gran preocupación, ya que, en viajes de negocios, es probable que el trabajador no esté a menudo en la habitación asignada.

Reserva de viajes

Al reservar un viaje, es importante realizar una investigación adicional. Si el hotel / bed and breakfast tiene un toque de queda para reservar, es vital que el trabajador comercial llegue antes. En algunos casos es más fácil viajar el día anterior para instalarse en una habitación y relajarse hasta que comience el trabajo. Los gastos deberán revisarse cuidadosamente para que el costo esté dentro del presupuesto.

Los boletos para viajar y las habitaciones del hotel / bed and breakfast deben reservarse con anticipación para evitar decepciones y estrés. En algunos casos, los viajeros de negocios pueden recibir una cierta cantidad de dinero para comprar alimentos, viajar en autobús o taxi y satisfacer otras necesidades.

Cuando la planificación esté completa, todos los miembros del personal que participen en el viaje de negocios deben recibir los detalles sobre el viaje y el alojamiento para que puedan prepararse y conocer los detalles exactos de lo que están haciendo.

Es importante mantener registros de los viajes de negocios y el alojamiento para realizar un seguimiento de los flujos de efectivo y las ganancias de la empresa, ya que el dinero utilizado para un viaje de negocios a menudo se establece en un presupuesto. Si se guardan detalles sobre viajes y alojamiento, por ejemplo, cuánto dinero cuestan y su idoneidad, es posible que se vuelva a consultar el registro en el futuro para ahorrar dinero y / o encontrar un mejor alojamiento.

También es útil mantener registros, ya que permite la comunicación con los empleados sobre posibles cambios durante sus viajes.

Tipos de equipos de oficina

Papelería: la papelería se utiliza principalmente en la oficina. Ejemplos de material de oficina: bolígrafos, lápices, engrapadoras, clips, notas adhesivas, reglas.

Sistema de seguridad: dentro de mi lugar de trabajo, todas las puertas de la oficina se mantienen cerradas y tienen cerraduras codificadas. Esto es para garantizar que el público y las personas no autorizadas no puedan acceder a los archivos de los pacientes ni a la caja chica. También hay cámaras de circuito cerrado de televisión dentro de la recepción y fuera del edificio para garantizar la seguridad de los clientes internos y externos. Todas las computadoras del personal tienen un botón especial de "pánico" que cuando se presiona, aparece como una alerta en las computadoras de otros empleados. Esto les advierte que está en peligro y nuestra política es que si esto sucede mientras no estamos tratando con el paciente, debemos ir al miembro del personal que activó el botón de pánico para ver qué está mal.

Computadora: Una computadora es uno de los principales equipos que se utilizan en la oficina. Contienen software diferente, por ejemplo Microsoft Word, que permite a los miembros del personal crear cartas, etc. Las computadoras suelen estar conectadas a Internet, lo que permite la comunicación y la investigación en línea. Se debe instalar un software antivirus especial en todas las computadoras para un uso seguro cuando se usa Internet. También es importante que se realice una copia de seguridad de todo el trabajo para evitar perderlo. La mayoría del software de las computadoras se puede cifrar con contraseña para permitir solo el acceso autorizado y para proteger la confidencialidad.

Impresora / Fotocopiadora: Las fotocopiadoras se utilizan para hacer copias de documentos que están en papel. Siempre es útil tener copias de la información, especialmente si se trata de un cliente.

Escáner: los escáneres están conectados a computadoras y se utilizan para transferir algo del papel a la computadora. Mi trabajo en mi lugar de trabajo es usar el escáner para poner notas de pacientes y cartas del hospital en el sistema para la asignación.

Escritorios y sillas: la mayoría de los empleados dentro de una organización de oficina están asignados a sus propios escritorios. En algunas organizaciones, los empleados son "hot desk". Esto significa que no tienen su propia área, simplemente toman donde está disponible.

Máquina de fax: Las máquinas de fax se utilizan para copiar documentos a una empresa externa. Cada máquina de fax tiene un número individual, parecido a un número de teléfono, que lo pone a disposición de otras empresas para que le reenvíen la información de inmediato.

Máquina de franqueo: Las máquinas de franqueo se utilizan para pesar e "imprimir" en sobres (cartas / paquetes) para que puedan ser enviados. El crédito se compra y se ingresa en la máquina para pagar los costos del sello, que se pueden cambiar a primera o segunda clase. (consulte la unidad 12 para obtener más información sobre las máquinas de franquear)

Laminador: Se inserta papel o tarjeta en un laminador que luego se 'sella' en una cubierta de plástico para protegerlos de daños por agua y desgarros. Los documentos a menudo se laminan si se van a exhibir, por ejemplo, carteles o instrucciones.

Teléfono fijo: los teléfonos casi siempre se utilizan en la oficina. Se pueden utilizar para dar / recibir llamadas externas e internas. En mi lugar de trabajo, los teléfonos se utilizan para comunicarse con otros empleados y para llamar a otras empresas de salud y pacientes. También recibimos llamadas entrantes de pacientes que pueden tener una consulta o que desean reservar una cita. Cada teléfono también tiene un 'buzón de correo' donde las personas que llaman pueden dejar un mensaje si usted no puede contestarlo. También se pueden colocar en una configuración de "no molestar".

Archivador: Se utiliza un archivador para organizar y almacenar documentos. A menudo tienen varios cajones y secciones que se pueden etiquetar para ayudar con la organización. Dentro de mi lugar de trabajo tenemos archivadores especialmente para los datos personales de los pacientes que están ordenados alfabéticamente por apellido y se pueden cerrar con llave. Una ventaja de muchos de estos es que son a prueba de fuego, por lo que la información vital no se destruirá si ocurre un incendio.

Trituradora: Las trituradoras se pueden utilizar en la oficina para deshacerse de información privada y confidencial sobre otro miembro del personal o un cliente / paciente. Esto es para asegurar que ninguna persona no autorizada pueda obtener la información. La Ley de Protección de Datos establece que la información personal no debe "conservarse más de lo absolutamente necesario". Dentro de mi lugar de trabajo trituramos cualquier información confidencial que ya no sea necesaria.

Caja fuerte: una caja fuerte es una pieza de "equipo" vital para una oficina si se lleva a cabo el almacenamiento de dinero. Una caja fuerte almacenará el dinero de forma segura y solo las personas autorizadas deben saber cómo acceder a él, ya sea mediante una clave o un código. Las llaves de una caja fuerte también deben guardarse en un lugar seguro para evitar pérdidas o robos.

Uso de equipos de oficina

Al seleccionar el equipo de oficina para completar una tarea, se debe considerar lo que la tarea requiere que usted haga. Si tiene que escribir una carta, puede optar por usar Microsoft Word en una computadora y luego usar una impresora. (Considere los recursos disponibles: puede que no haya suficiente papel para imprimir).

También es importante considerar la cantidad de tiempo que tiene para completar una tarea. Por ejemplo, si se le pide que haga un gráfico, le tomará más tiempo dibujarlo a mano que si está usando un software en una computadora.

Si la tarea implica proporcionar información a otras personas, ¿es necesario hacerlo rápidamente o la velocidad no es muy importante? El envío de faxes y el uso de la comunicación telefónica son casi instantáneos, mientras que el envío de correos electrónicos depende del tiempo que tarde alguien en acceder y leer.

Los gastos y la calidad también deberán tenerse en cuenta al realizar una tarea. Algunos equipos de oficina pueden producir documentos de mayor calidad, pero a un alto costo, esto deberá planificarse cuidadosamente.

Reducción de residuos

Es importante mantener los residuos al mínimo en el entorno de trabajo, ya que el rendimiento será más eficiente y los clientes / pacientes se sentirán más cómodos. Se debe proporcionar la formación adecuada a todos los empleados, incluido cómo identificar y minimizar el desperdicio.

El uso del correo electrónico ayuda a reducir el desperdicio de papel, ya que se pueden enviar actas de reuniones, boletines, etc. a los correos electrónicos del personal en lugar de entregarlos en papel.
Si un empleado está usando una impresora, solo debe imprimir la cantidad de páginas que necesita y, si es posible, dúplex. Esto también se puede aplicar cuando se usa una fotocopiadora.
También es muy importante reducir los 'residuos eléctricos': las facturas serán más bajas y el edificio y el medio ambiente serán más económicos. Una vez finalizada la jornada laboral deben apagarse todas las luces, así como los ordenadores y sus componentes (escáneres, impresoras, fotocopiadoras). La calefacción central o el aire acondicionado solo deben usarse si es necesario.

Sistemas de diario

Una copia impresa, o un sistema de diario manual, a menudo tiene la forma de un libro encuadernado o encuadernado en anillo. Vienen en diferentes formatos de día / mes, por lo que será necesario considerar cuántas entradas se incluirán en el diario antes de seleccionarlas. Las desventajas de este sistema es la posibilidad de pérdida y el uso de papel. El espacio puede ser limitado en un diario encuadernado, lo que podría dar lugar a entradas poco claras. Esto podría resultar en una lectura incorrecta de las entradas. Dentro de mi organización hay uno o más planificadores de paredes en cada sala mantenida por el personal que se actualizan periódicamente. Estos son útiles ya que siempre están a la vista. Es una decisión personal si usamos un diario "estilo libro" o no.

Los sistemas de diario electrónico se pueden crear en una computadora, un teléfono o un organizador eléctrico. En una computadora, hay muchos programas diferentes que puede usar para crear un sistema de diario, por lo que depende de sus preferencias personales. Si los sistemas de diario son electrónicos, siempre existe la posibilidad de cifrarlos con contraseña para garantizar que solo las personas con acceso autorizado puedan verlos y editarlos.

Beneficios de un sistema de diario

El uso de sistemas de diario le permite planificar y organizar eficazmente su propio tiempo y el de los demás. Si los sistemas de diario son accesibles para otros miembros del personal, esto les permite conocer su disponibilidad general para reuniones, días de capacitación y dentro de mi lugar de trabajo cuando son sus días de administración. Los sistemas de diario ayudan a planificar reuniones y eventos, ya que podrá asegurarse de que nada se superponga con ellos.

Al solicitar recursos, a menudo es una buena idea llevar un diario de lo que se pidió, cuándo y la cantidad de lo que se pidió. Esto ayuda al gerente y al jefe de caja chica a estar al tanto de la frecuencia con la que se están gastando los recursos y posiblemente podría ayudar a resolver problemas para reducir el desperdicio de recursos.

Es fundamental incluir fechas y horas en un sistema de diario. Estos deben ser seguidos con nombres si es necesario e información sobre la cita o evento que se anote. Los sistemas de diario deben ser siempre precisos y correctos y deben contener todos los detalles necesarios.

Ejemplo de un sistema en uso

Obtener la información correcta al realizar anotaciones en el diario es vital. En mi lugar de trabajo, utilizamos un software llamado 'SystmOne'. Contiene un tipo de sistema de agenda electrónica para reservar citas y consultas telefónicas. Es importante que la información al respecto sea correcta para evitar conflictos en las citas, para ayudar con la protección de los pacientes, para garantizar que se ingrese el paciente correcto y para que el médico o el encargado de prescripción conozca un pequeño resumen sobre los síntomas / necesidades del paciente.

También tenemos la opción de llevar nuestros propios sistemas de diario para ingresar fechas de reuniones de equipo y días de capacitación. Hacer un seguimiento de estas fechas nos ayuda a tener tiempo libre disponible. Asistir a reuniones y jornadas de formación nos permite comunicarnos con otros compañeros, mejorar cualquier problema que podamos tener dentro de la cirugía y nos ayuda a ampliar nuestro conocimiento.