Comprender los procesos para almacenar y recuperar información.

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Sistemas de información y sus características

Los sistemas de información cuidan, crean, procesan, distribuyen y revisan datos para ayudar a mejorar la eficiencia y eficacia de una organización. Algunos ejemplos de sistemas de información incluyen:

• Sistema de procesamiento de transacciones (TPS): responsable de procesar las transacciones comerciales. Los tipos de transacciones varían entre las organizaciones, pero algunos ejemplos podrían ser realizar pedidos, facturación, depósitos de cheques, sistemas de nómina, sistemas de reserva y control de existencias. Ayudan a mantener, sumar, cambiar y eliminar datos.
• Sistema de información gerencial: Ayuda a realizar las tareas necesarias para la resolución de problemas y toma de decisiones. Ayudan a la administración al monitorear el desempeño, la eficiencia, la contabilidad y los datos transaccionales. Algunos ejemplos incluyen sistemas de gestión de ventas, presupuestos, personal y control de inventario. Esta información debe ser precisa y relevante.
• Sistemas de soporte de decisiones: ayuda a los gerentes en la toma de decisiones. Utiliza recursos internos y externos para analizar la información existente y proyectar los efectos. Ayudan a resumir informes, pronósticos y gráficos. Algunos ejemplos incluyen sistemas logísticos y hojas de cálculo.
• Sistemas de gestión de la relación con el cliente (CRM): los propietarios de negocios utilizan los sistemas de relación con el cliente para acumular y realizar un seguimiento de las actividades del cliente, incluidas las compras, los defectos del producto y las consultas de los clientes.
• Sistemas de inteligencia empresarial (BIS): proporcionan análisis que predicen patrones de ventas futuros, resumen los costos actuales y pronostican ingresos por ventas.

Requisitos legales y organizativos de información

Es importante tener reglas relativas a la seguridad y confidencialidad de la información, porque puede contener datos sensibles como:

• Records personales
• Registros de nómina
• Registros de recursos humanos
• Datos financieros

En las manos equivocadas, esta información podría representar una amenaza para la empresa y sus clientes o ser utilizada para cometer fraude, discriminación y otras violaciones.

Existen leyes como la Ley de Protección de Datos de 1998 que, si no se siguen, podrían dar lugar a acciones legales.

Elegir qué información almacenar

Las organizaciones no pueden conservar toda la información que obtienen. El almacenamiento de información incorrecta o irrelevante no sirve de nada y ocupa un espacio valioso, lo que dificulta la recuperación de información.

Al tomar decisiones sobre qué información debe almacenarse, la decisión dependerá, en primer lugar, de los requisitos legales relacionados con cada tipo de información en particular. Por ejemplo, los requisitos legales establecen que:

• Los registros de recursos humanos deben ser retenidos por una organización durante seis años después del final del empleo de un miembro del personal.
• Los registros de salud y seguridad deben conservarse permanentemente
• Los registros contables deben conservarse entre tres y seis años, según el tipo de organización.

La información, como los datos personales relacionados con antiguos clientes, debe eliminarse una vez que ya no se utilice. Al seguir estas guías, puede asegurarse de que solo se almacene la información relevante, lo que facilita su búsqueda cuando sea necesario.

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Garantizar la exactitud de la información

La Ley de Protección de Datos de 1998 impone obligaciones a las empresas para garantizar la exactitud de los datos personales que poseen. La información debe mantenerse siempre actualizada cuando sea necesario. Algunas formas de hacerlo incluyen:

• Usar bases de datos y hojas de cálculo actualizadas periódicamente
• Establecer alertas sobre la información de clientes y empleados para asegurarse de que se les contacte cuando se actualicen los sistemas
• Utilizando auditorías externas e internas
• Revisar y revisar sus métodos de recopilación de datos.

Formatear y entregar información a tiempo

La información que no se proporciona en el formato correcto deberá reformatearse antes de ser utilizada, lo que provoca un retraso y crea el riesgo de que la información se altere accidentalmente. La información que no se proporciona dentro de los plazos acordados puede no ser útil, ya que puede que no haya tiempo suficiente para interpretar los datos.

Elegir qué información eliminar

Las organizaciones establecen sus propias pautas sobre cuándo y qué información se puede eliminar. Estas pautas dependen del tipo y tamaño de una organización, el espacio disponible en el sistema de archivo en vivo o actual y el tipo de información.

Es posible que se elimine la información que sea irrelevante, desactualizada o inexacta.

La información de los archivos archivados solo se puede eliminar cuando finaliza su período de retención. Los datos personales no se conservarán más tiempo del necesario. Eliminar los datos personales cuando ya no se necesitan reduce el riesgo de que se vuelvan inexactos, desactualizados o irrelevantes.

Abordar los problemas con los sistemas de información

Los problemas que pueden ocurrir en los sistemas de información y las formas de resolverlos incluyen:

• La información no se almacena de la forma correcta. Por ejemplo: en el orden incorrecto; archivos innecesarios que se guardan; almacenamiento de duplicados; y archivos faltantes. La forma de superar este problema es que una organización haya establecido pautas sobre cómo almacenar información, lo que hace que sea más rápido y más fácil recuperar la información cuando sea necesario. Los gerentes deben ser notificados cuando falta información, ya que esto podría violar las leyes de protección de datos. Otra forma de mantenerse al tanto de la información es tener un sistema que verifique y elimine regularmente la información innecesaria.
• Problemas con sistemas informáticos como virus. Estos deben informarse a un gerente de TI o técnicos de TI.
• Dentro de las organizaciones, puede haber fallas en la comunicación que provoquen que la información no se transfiera de la manera correcta. Estos deben resolverse entre el equipo o informarse a un gerente si no se pueden resolver de inmediato.
• La mayoría de las organizaciones utilizan sistemas de procesamiento de transacciones para recopilar, almacenar, procesar y generar las funcionalidades de las operaciones centrales de una empresa. Los sistemas de información de TPS recopilan datos de las entradas de los usuarios y luego generan salidas basadas en los datos recopilados. Estos sistemas se utilizan para manejar cientos de transacciones y requieren que muchos usuarios trabajen en el mismo conjunto de datos al mismo tiempo. A veces, esto hace que el sistema se bloquee. En caso de una falla, es vital que una organización tenga una copia de seguridad de su sistema para que la información no se pierda. Es importante que las reglas se establezcan y sigan paso a paso para que una transacción se considere exitosa.

El propósito de almacenar información es mantenerla en un ambiente seguro y protegido, cumpliendo con las leyes de protección de datos. También es un requisito legal para las organizaciones almacenar cierta información.