Consejos sobre el proceso de licitación de asociaciones comunitarias

Ya sea pintura de edificios, techos, concreto o cualquiera de una multitud de proyectos de reparación y reemplazo, todos comienzan en el mismo lugar: el proceso de licitación. Esto puede parecer una empresa hercúlea, pero aquí hay algunos consejos para ayudar en la tarea.

Antes de comenzar a solicitar las ofertas, el primer objetivo es decidir el alcance del trabajo a realizar. ¿El gasto requiere reparación o reemplazo? ¿Es todo el componente o solo una sección? ¿Se puede completar el trabajo por fases? ¿Cuál es el cronograma en el que se debe completar el trabajo? Una vez que se toman estas decisiones, el siguiente punto es armar una hoja de especificaciones o un formulario que enumere los detalles exactos sobre lo que la asociación necesita hacer para el proyecto. (Aunque varios proyectos serán bastante simples, es posible que la asociación necesite brindar asistencia adicional para completar la hoja de especificaciones). Esto no solo cubrirá lo que debe lograrse, sino que también ayudará a mantener las ofertas similares, si no exacto, en cuanto a obra y materiales.

Es en esta etapa que se prepara la Invitación a Licitar. Esta es una carta detallada enviada a los proveedores solicitando una propuesta para el trabajo a realizar. Es mejor enviarlo a tantos proveedores como sea posible, para poder manejar bien el promedio del rango del mercado y eliminar los extremos en cada extremo del espectro. También existe la posibilidad de que algunas de las empresas no respondan, por lo que hacer un gran número de ellas no dejará a la asociación con pocas opciones. Los contratistas a los que se debe apuntar son aquellos que realizan proyectos más comerciales, ya que estarán en mejores condiciones para cumplir con las obligaciones en cuestión.

Qué debe incluirse en la invitación a licitar:

• La hoja de especificaciones debe adjuntarse como un formulario separado a la carta.
• El alcance del trabajo debe escribirse en la carta.
• Los niveles de seguro de compensación laboral que la asociación está buscando para ellos.
• Una solicitud de prueba de cualquier licencia que deba tener el contratista. Consulte con el condado y el estado para averiguar qué es obligatorio.
• Una fianza de cumplimiento, si es necesario. Aunque no es un requisito común, verifique sus documentos antes para ver si es necesario.

Una vez que lleguen las ofertas, esté atento a los detalles específicos. Verifique las garantías tanto de mano de obra como de materiales. Si el gasto tiene una vida útil prevista de 20 años, una garantía de un año no será suficiente. Revise para ver si habrá subcontratistas con los que trabajará el proveedor. Consulte con ellos para asegurarse de que sus garantías y mano de obra sean los adecuados. Verifique para asegurarse de que todas las especificaciones proporcionadas estén cubiertas en la oferta. Si se agrega algo adicional, pregunte por qué y no tenga miedo de obtener una segunda opinión. Lo más imperativo es revisar las condiciones de pago. Estos son términos en los que la asociación debe insistir:

• Los depósitos por adelantado no deben superar el 5-10%. Los asuntos comerciales y de administración del dinero del proveedor no son responsabilidad de la asociación. Es responsabilidad fiscal de la junta administrar los fondos de sus propietarios con sensatez.
• Retenga siempre entre el 10 y el 15% del pago de todas las fases hasta que el trabajo pase la inspección a satisfacción de la junta y, si está involucrado, de la dirección. Esto permitirá conservar fondos que ayudarán a la asociación si el contratista camina, y se deberá traer otro para terminar el proyecto, así como arreglar el trabajo anterior.
• Realice pagos solo una vez que haya completado la lista de tareas pendientes. Pagar con la palabra del contratista de que una fase o todo el proyecto se completó no les da ninguna motivación después del hecho para corregir cualquier cosa que se encuentre deficiente.

Finalmente, antes de firmar el contrato, tómese un tiempo para que los abogados de la asociación lo examinen. El redactor de cualquier contrato lo redactará a su favor. Un abogado con experiencia en la revisión de contratos podrá señalar a la atención de la junta los puntos de disputa que podrían ser problemáticos para la comunidad. Sí, costará dinero haberlo hecho. Pero unos pocos cientos de dólares para el bufete de abogados podrían ahorrarle a la asociación diez, si no cientos de miles de dólares más adelante.

© 2018 Kristen Willms