Tomando minutos: estilo, estructura y lenguaje

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Este artículo forma parte de un grupo de tres sobre la toma de actas (los otros dos son sobre el propósito de las reuniones y las actas, y el papel del presidente de la reunión y el encargado de las actas. Este artículo explica los diferentes tipos de actas y los diferentes estilos de redacción en tomar actas, ordenar, seleccionar y estructurar la información para producir actas y el tono y uso correcto del lenguaje profesional en la redacción de actas.

Diferentes tipos de minutos

Hay diferentes tipos de minutos y el tipo de minutos que escriba dependerá del propósito o uso de los minutos. Por lo general, en las reuniones de equipo se utiliza un tipo informal simple de actas, mientras que se escribe un tipo formal detallado de actas si las actas son para una audiencia externa. Entonces, el tipo de minutos depende del tipo de audiencia y el propósito.

Básicamente, hay tres tipos de minutos:

• Acta literal
• Minutos discursivos
• Notas de acción

Acta literal:Verbatim significa “exactamente con las mismas palabras que usa un escritor o un hablante” o “palabra por palabra”. Estas actas se utilizan especialmente cuando hay una disputa de algún tipo y se tendrá que grabar cada palabra de los ponentes. Se utiliza en reuniones formales de la junta o reuniones anuales generales o en situaciones legales donde una persona registra la discusión palabra por palabra. Se registran todos los argumentos y comentarios realizados. Por lo general, será una situación en la que la discusión se centre en un individuo en particular. Como puede ser un proceso tedioso, dependiendo de la naturaleza sensible de los temas discutidos, la persona que grabe tendrá que usar una grabadora de audio o tendrá que usar taquigrafía y luego escribir las notas más tarde. Se debe tener cuidado al realizar una grabación de audio para que la pieza grabada no caiga en manos de las personas equivocadas.Ejemplos de situaciones en las que se toman minutas textuales son apelaciones, audiencias públicas, reuniones del consejo, paneles disciplinarios, procedimientos de quejas, etc.

Actas discursivas: este tipo de actas se utilizan cuando se llevan a cabo reuniones más formales, como reuniones de comité o de junta. Tienen el contenido principal de la discusión y los puntos de acción. Es probable que este tipo de reuniones tengan una audiencia externa que difundirá la información discutida en la reunión. Por lo tanto, las actas estarán en forma de párrafos, ordenadamente en secciones y por orden de discusiones.

Es muy raro ver a personas a las que se dirija por sus nombres en este tipo de actas, ya que las acciones y discusiones serán tomadas por una junta o un comité y, por lo tanto, se mencionarán como junta o comité en las actas. El acta será levantada por el secretario o una persona en un rol similar, quien no participará en la discusión y por lo tanto será libre de registrar el acta con precisión. El secretario en este caso será el encargado de preparar el orden del día, organizar la reunión como lugar, refrigerios, dar seguimiento a los puntos de acción, informar al presidente y distribuir otros trabajos relevantes.

Puntos de acción: Estos son los tipos de actas más comunes y generalmente se registran como notas breves con detalles de decisiones y notas de acción. Las discusiones no se registran en detalle, solo se mencionan. Estas actas se toman en reuniones de equipo, discusiones de grupos pequeños, reuniones internas, discusiones de proyectos, etc. Como su nombre lo indica, estas actas solo tienen una lista de decisiones o notas breves con puntos de acción. Estos se centran en el resultado y la acción futura. Tiene un estilo informal y se puede escribir como viñetas ya que solo circulan internamente. A menudo, el encargado de las minutas también participa en la reunión en las discusiones. Estos minutos son simples, se pueden escribir más rápido y son precisos. Estas reuniones también tienen una agenda, preparada por los administradores o cualquier persona a cargo de la reunión.Hay ocasiones en las que uno de los participantes simplemente escribe notas a medida que avanza la reunión.

Todo lo anterior son los tipos de actas y lo importante es utilizar cada estilo de forma adecuada y eficaz.

Diferentes estilos de escritura que se utilizan para tomar minutos.

El estilo de redacción de las actas es la tarea más importante en el proceso de toma de actas. Tomar actas significa las notas tomadas a medida que avanza la reunión o mientras está en la reunión. Necesita escribir de una manera que entienda más adelante cuando produzca el acta. No hay una regla en particular a seguir, ya que cada uno tiene su propio estilo para escribir las actas.

Los diferentes estilos de escritura que se utilizan al tomar las actas son:

• Es bueno tener un esquema de acuerdo con la agenda, por lo que le facilita tomar notas debajo de cada tema a medida que avanza la discusión.
• Tenga lista una lista de asistentes y márquelos cuando entren en la sala, y esto le dará una lista de personas ausentes también. Esto ayudará, ya que no tendrá que escribir los nombres de todos los asistentes, ya que puede llevar mucho tiempo y resultar confuso cuando hay un grupo grande.
• Escriba el nombre de la reunión, la fecha, la hora y el lugar de la reunión, incluya los elementos que se dejaron sin discutir por alguna razón, ya que deberán ser referidos nuevamente en el futuro. Además, no olvide incluir la fecha y hora de la próxima reunión al final.
• No intente capturar todo a menos que sea un acta literal. Escuche con atención y capture los detalles importantes. No escriba oraciones largas, simplemente anote los puntos (viñetas) usando un lenguaje sencillo. También evite la repetición y sea específico.
• Si tomar notas se vuelve demasiado difícil como resultado de demasiadas discusiones y referencias cruzadas, etc., siempre puede obtener permiso para ver si la reunión se puede grabar en un dispositivo de grabación de audio. Asegúrese de que los participantes sepan esto. Esto ayuda mucho a aclarar las cosas mientras se producen las actas.
• Cuando se trata de actas textuales, anote todo palabra por palabra bajo los títulos relevantes, ya que esto será útil cuando produzca las actas. Debe ser un escritor rápido para esto, y es mejor saber taquigrafía. Anotar todo lo que pueda es importante y todo lo que no sea necesario puede omitirse más adelante, porque si omite cierta información, es posible que no pueda recordarla más adelante cuando escriba las actas.
• Para las minutas discursivas, escriba los puntos importantes de cada discusión para recordar lo que se discutió mientras redacta las minutas. Nuevamente, es mejor escribir bajo los títulos apropiados para evitar confusiones al producir las actas.
• Para las notas de acción, use viñetas para anotar los puntos importantes. Puede utilizar una plantilla con columnas para el tema tratado, la decisión y las acciones.
• Es bueno usar abreviaturas mientras escribe, incluso para los nombres de los miembros, ya que esto hará que la escritura sea más rápida. Asegúrese de usar las abreviaturas que sigue, ya que otras abreviaturas no tendrán sentido cuando mire las notas más tarde mientras escribe las actas. Algunos ejemplos son, Minutos (minutos), Órgano rector (GB), Preparación (prep), Importante (imp), etc.
• Escriba siempre las discusiones en el orden en que se discutieron, pero aún puede tener el número de artículo según la agenda. Por ejemplo, si el tema 7 de la agenda se discutió en tercer lugar en la reunión, anótelo como la tercera discusión, pero puede tener el número 7 junto a él para una fácil referencia con la agenda.

Todas las actas deben ser concisas y precisas, y para lograr esto, las notas deben estar escritas con precisión en el orden y estilo correctos. Haga que la redacción de notas sea lo más simple posible haciendo algunos preparativos avanzados antes de la reunión y, si la redacción de notas va bien, esto hará que la tarea de producir actas sea mucho más simple. Las actas también deberían ayudar a cualquier persona que no pudo asistir a la reunión a comprender claramente lo que sucedió en la reunión, sin la necesidad de otra reunión para aclarar las mismas discusiones.

Cómo ordenar, seleccionar y estructurar la información para producir actas

Producir minutos es la siguiente tarea en el proceso de toma de minutos. Es mejor redactar el acta lo antes posible después de la reunión, ya que recordará mejor las cosas. Al escribir las actas, no es necesario incluir todo lo que se escribió durante el proceso de toma de notas. Debe haber suficiente información para que las personas que no asistieron a la reunión puedan seguir y capturar los contenidos sin confusión ni necesidad de mayor información. Así que escribe los puntos principales / importantes.

El primer punto a recordar es la numeración de los minutos. Cada tema discutido en una reunión o cada tema de la agenda que se discutió tiene una breve nota llamada acta. Minutes en total es una colección de notas breves. Entonces, para facilitar la lectura y el seguimiento, y para hacer referencia, es mejor dar un número a cada minuto.

Cada tema de la agenda o cada discusión debe tener una explicación (si es acta discursiva) o una breve nota (si es notas de acción) de lo que se discutió con los puntos principales de la discusión, cualquier desacuerdo, decisión y acción. Es una buena práctica tener una plantilla estándar para las actas si una reunión se repite periódicamente, ya que esto facilitará la tarea de redacción de actas. Cualquier tema de la agenda, que sea estándar, se puede agregar a la plantilla de acta.

Los elementos estándar en todos los minutos son:

• Título / nombre de la reunión / junta / comité
• Fecha de la reunión
• Hora de la reunión
• Lugar / ubicación
• Lista de asistentes: estas son las personas que fueron invitadas a la reunión.
• Lista de disculpas: personas de las que se recibieron disculpas
• Lista de ausentes: personas que fueron invitadas, pero que no asistieron ni enviaron disculpas
• Confirmación de las actas anteriores junto con la fecha de la reunión anterior
• Modificaciones derivadas de actas anteriores
• Los asuntos que surjan
• Resumen de discusiones, decisiones y acciones
• Asuntos en curso, aplazados o completados
• Cualquier otro negocio
• Fecha de la próxima reunión

Para el resto de los elementos, agregue / cree los títulos en su plantilla. Ahora tiene un diseño con títulos para todos los elementos discutidos en la reunión. Ahora revise sus notas y agregue información relevante como discusiones, decisiones y puntos de acción a través o debajo de cada encabezado, descartando información irrelevante.

Estructurar las actas no es una tarea muy difícil, ya que existe un estándar o estilo o plantilla acordados que se utiliza para escribir las actas. La estructura de las actas también depende de la agenda, ya que las actas se escriben en el orden en que se discutieron los puntos de la agenda.

En los casos en que se aprobaron informes, políticas o procedimientos en una reunión, estos deben adjuntarse al acta. Cuando las actas tienen archivos adjuntos, la anotación Att aparece en el margen de las actas. También se hace una referencia en la primera página del adjunto para indicar el nombre de la reunión o comité o junta, la fecha de la reunión y el elemento del acta al que pertenece el adjunto. Este anexo debe archivarse junto con el acta posterior a la aprobación.

Una vez que haya redactado el acta, se puede enviar al presidente para aclaraciones y luego aprobación. Después de la aprobación de la presidencia, se pueden distribuir a las personas relevantes, es decir, las personas que asistieron y las personas que necesitan tomar las decisiones. Puede ser útil si la lista de acciones junto con las fechas límite se adjuntan junto con las actas, para que sea más fácil para las personas respectivas actuar.

Si después de la distribución, las personas piden que se hagan correcciones, se pueden anotar y llevar a la siguiente reunión para que el presidente pueda verificarlas y aclararlas junto con otros miembros presentes en la reunión. Solo después de realizar todos los cambios, las actas se acuerdan y firman como precisas.

Tono correcto y uso del lenguaje profesional en minutos

Al escribir, el tono del escritor es muy importante, ya que transmite un mensaje y muestra la actitud o emoción hacia el tema del escritor y tiene un efecto en el lector. Los tonos adecuados que se utilicen dependen de quién sea el público y también de la información escrita.

Las actas son documentos profesionales que no solo son vistos por personas internas, sino que pueden ser vistos por cualquier persona ajena a la organización, incluso si se trataba de una reunión interna en momentos en que se trata de asuntos legales. Por lo tanto, es importante escribirlos de manera profesional utilizando el tono y el lenguaje profesional / formal correctos. También asegúrese de que el documento tenga oraciones cortas y claras que se ajusten al punto y use palabras simples que sean fáciles de entender.

Las actas deben escribirse en tiempo pasado, ya que se refieren a una reunión o discusión que tuvo lugar en el pasado. Use la voz pasiva cuando pueda mientras escribe los minutos, ya que esto eliminará el uso del nombre de cualquier persona, pero usar solo la voz pasiva no tendrá sentido y dificultará la comprensión. Por lo tanto, utilice siempre una combinación de oraciones de voz activa y pasiva mientras escribe los minutos.

Las actas contienen detalles de lo que se discutió y decidió en una reunión por un grupo de miembros, por lo que es mejor escribir las actas como una tercera persona. De esa forma te alejas de tu escritura y escribes las cosas de forma neutral. Utilice frases como, "el presidente declaró que", "se tomó nota", "el comité decidió que", "se decidió", etc. En los casos en que los puntos fueron planteados por una persona específica o donde un individuo, es importante especificar a esa persona y lo que dijo, ya que ayudará para futuras referencias.

Las palabras habladas en una reunión no deben estar escritas exactamente en el acta, sino que deben transformarse a un idioma diferente que sea aceptable para documentos profesionales. Si los miembros de la reunión utilizaron jergas, no las incluya en el acta, reemplácelas con las palabras adecuadas. Si no son relevantes para la decisión o no son importantes, simplemente omítalos. De manera similar, cuando surjan discusiones o desacuerdos en las reuniones, no los escriba como argumentos, en su lugar utilice frases alternativas como “se expresaron varios puntos de vista” o “se expresaron varias opiniones”. Esto no especifica la persona que estaba en desacuerdo, pero le dice al lector que hubo una discusión debido al desacuerdo.

Utilice frases o palabras como, "estaban preocupados", "el director destacó", "la junta explicó", "el director ejecutivo solicitó", "expresó su preocupación sobre", "sugirió a la reunión", "planteó el problema de", etc. El siguiente punto a tener en cuenta es verificar la ortografía, la gramática y la puntuación. No confíe únicamente en la revisión ortográfica y gramatical de su editor de documentos. Es mejor leer manualmente las actas después de haberlas redactado y también hacer que otra persona las lea y haga comentarios.

Espero que esto te haya sido de alguna ayuda. Gracias por leer. No dude en ponerse en contacto conmigo con cualquier consulta o comentario relacionado con este centro. Si cree que no cubre los temas relevantes, ¡envíe sus comentarios!

Gracias.

Livingsta