Tomando minutos: parte i

Fotografía de Livingsta

Introducción

Este artículo está escrito para ayudar a los candidatos que desean obtener su título en Administración y Negocios. Esto no significa que no será útil para otros. Este artículo beneficiará a cualquier persona que trabaje para una empresa u organización y toma minutos para producir registros precisos de las discusiones y decisiones tomadas durante las reuniones y el registro de acciones como parte de su función laboral.

Para poder tomar minutas en una reunión, uno debe poseer buenas habilidades de comunicación, habilidades de evaluación, habilidades interpersonales, habilidades de organización y planificación. Tomar minutos no es simplemente sentarse en una reunión y escribir notas. Implica mucha preparación antes y después de la reunión y también muchas habilidades para salir con el mejor registro de minutos.

Antes de que la reunión tenga lugar, es necesario prepararse para la reunión en términos de lugar, asistentes, agenda, refrigerios, requisitos de acceso y documentos necesarios. Para cualquier presentación, debe estar listo con todo el equipo como computadora portátil, retroproyectores, los materiales y documentos necesarios para presentar las ideas.

Antes de que comience la reunión, tome nota de los cambios de última hora en la agenda. Guarde siempre una copia de los asuntos que surgieron en la última reunión y los puntos de acción. Mientras toma las minutas, es mejor tener una plantilla que sea relevante para los requisitos, el estilo y los estándares de la organización.

Al completar esta unidad, el candidato tendrá un buen conocimiento del papel de las reuniones, por qué se realizan las reuniones, los requisitos legales y organizativos que pueden aplicarse a la toma de actas, por qué se toman las actas y sus beneficios, la razón por la que deben ser actas. precisos y los diferentes documentos utilizados en las reuniones como parte del proceso de toma de actas, antes y después de la reunión.

Los candidatos también tendrán conocimiento sobre los diferentes tipos de actas y los estilos de redacción de actas, cómo estructurar las actas y escribirlas con el tono correcto del lenguaje y también cómo almacenar y el propósito de almacenarlas de forma segura. Estos se analizan en la tercera parte de esta serie.

Antes de comenzar esta unidad, es necesario conocer la definición o el significado de los minutos.

Las actas son documentos formales y son el resumen de las actas de una reunión. Son precisos y contienen información sobre lo que se discutió en una reunión, cuáles fueron las recomendaciones, las decisiones de las discusiones y sus puntos de acción.

Las minutas bien redactadas serán breves, precisas e informativas, y se presentarán de manera lógica con discusiones, recomendaciones, decisiones y puntos de acción claros.

El papel de las reuniones

El diccionario define la reunión como " una reunión formalmente organizada " o " el acto social de reunirse con un propósito común ".

La reunión es una reunión de dos o más personas para debatir, compartir información y llegar a un acuerdo. Las reuniones pueden tener lugar de diversas formas, como cara a cara, conferencias telefónicas, videoconferencias, etc. Una reunión no debe ser una pérdida de tiempo y ser eficaz. Las reuniones efectivas ocurren con una planificación adecuada y deben tener un propósito y un resultado.

Los roles de las reuniones son:

• Coordinar acciones, para una decisión conjunta acordada.
• Para tomar decisiones más rápidamente que con llamadas telefónicas y correos electrónicos. Por ejemplo, puede ser frustrante llamar a las personas y dejar mensajes de voz o enviarles correos electrónicos y esperar una respuesta durante mucho tiempo.
• Para ahorrar tiempo, por ejemplo, algo que le tomó más de 15 minutos escribir en un correo electrónico y que aún podría no ser claro para el destinatario, se puede hablar en dos minutos si se encuentra cara a cara.
• Compartir información, ganar o buscar ideas e información y aclarar cosas.
• Para resolver problemas o problemas y planificar estrategias de trabajo.
• Discutir asuntos organizacionales o departamentales de manera detallada, cuando esto pueda ser difícil a través de comunicaciones por correo electrónico.
• Para evitar confusiones, conflictos y discrepancias.
• Para discutir proyectos o cualquier tema relacionado con el trabajo y formas de hacerlo.
• Clarificar y solucionar conflictos y resolver disputas.
• Tomar decisiones sobre asuntos discutidos y ayudar a rastrear acciones contra cualquier decisión tomada en el pasado.
• Para ayudar a tomar decisiones más rápido, ya que todos están disponibles en un solo lugar para discutir y decidir.
• Negociar contratos y convenios en función de la organización o materias involucradas.
• Dar a todos la oportunidad de hablar y expresar sus pensamientos e ideas.
• Tomar decisiones y acciones de emergencia en momentos de necesidad: gestión de crisis.
• Para ayudar con la formación de equipos y la motivación.
• Para ayudar a establecer metas y objetivos.

En general, el papel de la reunión es llevar a cabo ciertas discusiones importantes y tomar decisiones reuniendo a todos los miembros involucrados en un solo lugar. Esto evitará la gran cantidad de llamadas telefónicas, correos electrónicos y las confusiones involucradas, lo que ayudará a tomar decisiones claras y asignar acciones a la persona o personas o departamento relevante.

Requisitos legales y organizativos que pueden aplicarse a la redacción de actas

Las actas de las reuniones deben cumplir con los requisitos legales y organizativos de la organización, por muchas razones.

Los requisitos mínimos que se esperan de las actas son, detalles sobre

• ¿Dónde tuvo lugar la reunión?
• ¿Cuándo tuvo lugar la reunión, incluida la fecha y la hora?
• ¿Quiénes estuvieron presentes en la reunión y sus diferentes roles en la reunión?
• ¿Quiénes estuvieron ausentes?
• ¿Cómo se desarrolló la reunión?
• ¿Qué pasó en la reunión?
• ¿Qué se discutió en la reunión?
• ¿Qué se decidió y los puntos de acción oficiales de las discusiones y decisiones?

Las actas sirven como documentos legalmente vinculantes en muchas situaciones y en muchas organizaciones y pueden producirse como evidencia de ciertas discusiones y decisiones cuando haya desafíos legales en el futuro.

El acta debe tener la fecha de la próxima reunión al final y, cuando sea posible, también la hora y el lugar. Las actas deben documentar la presencia de quórum, ya que la mayoría de las decisiones válidas necesitan un número mínimo de personas para tomar una decisión. Por ejemplo, en mi organización, cuando el Gerente de Operaciones toma decisiones en una reunión de equipo, esperan que esté presente un líder del equipo para que la decisión sea válida como parte del requisito legal y organizacional de nuestra organización.

Los beneficios de las actas como un registro preciso de discusiones y decisiones

Las actas se toman tanto en reuniones formales como informales, y la reunión puede ser una reunión breve o una reunión de comité / junta o una discusión de grupo, etc. El estilo de las actas varía según el propósito.

Las actas son un registro de un evento o reunión y, por lo tanto, se registran para tener una prueba formal de lo que sucedió o de lo que se discutió y decidió en una reunión. Ayuda a las personas que no pudieron asistir a la reunión y también ayuda a la organización o empresa para futuras referencias. Por esta razón, los minutos deben ser precisos.

El propósito y los beneficios de las actas como un registro preciso de discusiones y decisiones son:

• Muchas empresas no solo tendrán las actas registradas para su propia referencia y registro, sino que también tendrán que compartir esta información con sus sociedades asociadas y accionistas. En estos casos, las actas proporcionan evidencia de la ocurrencia de reuniones y también reflejan la calidad y los estándares de la organización.
• Proporcionan un registro de discusiones y decisiones y, por lo tanto, sirven como memoria e historia de la organización.
• Las actas deberán compartirse con el público en lo que respecta a los órganos de gobierno públicos. Por lo tanto, las actas de la reunión estarán disponibles para que el público las vea, ya que la gente querrá conocer los resultados de las reuniones y discusiones y cómo se tomaron.
• Las actas se pueden utilizar para monitorear las decisiones y acciones mencionadas en caso de que haya un conflicto en el futuro.
• Habrá puntos de acción en minutos que deben tomarse en cuenta y estos ayudarán con cambios y mejoras para la organización y, por lo tanto, las actas serán un recordatorio de esas acciones, la persona que debe tomarlas y dentro del plazo de tiempo que deben tomarse..
• Compartir las actas con las personas interesadas que no pudieron asistir, las mantendrá informadas de cualquier cambio, discusión y decisión.
• En general, estas minutas ayudan a que la organización crezca y también ayudan a construir los departamentos y los miembros del equipo.

Plantilla de muestra para la agenda de la reunión

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Documentos de uso común en reuniones: agendas, actas, asuntos que surgen, hojas de acción

Para que cualquier reunión se lleve a cabo de manera procesal, hay algunos documentos importantes y necesarios involucrados sin los cuales la reunión no se desarrollará sin problemas.

Los documentos necesarios para una reunión son:

Agenda: una agenda es un documento creado por una secretaria o un administrador o cualquier persona en un puesto o función laboral similar. Luego, el presidente lo aprueba y lo distribuye a los demás miembros que asistirán a la reunión. Puede distribuirse electrónicamente o como copias impresas. Siempre es mejor tener algunas copias de repuesto.

La agenda tiene detalles del nombre de la reunión, la fecha de la reunión, la hora y el lugar de la reunión en la parte superior. Luego le siguen los asistentes, disculpas y visitantes / ponentes. Luego siguen los puntos de la agenda, donde los asuntos urgentes e importantes se enumeran en la parte superior de la lista. Los puntos obligatorios en la lista de la agenda son, acta anterior o Confirmación de acta anterior, asuntos que surjan y cualquier otro asunto. El resto son los elementos recopilados de los miembros relevantes involucrados en la reunión.

Plantilla de muestra para la hoja de asistencia

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Hoja de asistencia: este documento es una lista de todos los asistentes a la reunión. Para tener detalles precisos, se incluyen algunas columnas como, Nombre, Posición, Número de contacto, Dirección de correo electrónico. Esto ayudará a la persona que toma las minutas a escribir los nombres en las mismas y también ayudará a comunicarse con ellos fácilmente cuando sea necesario, especialmente cuando haya miembros externos que asistan a la reunión. Consulte un formato a la derecha que utilizo en mi organización para la asistencia.

Por lo general, esto no se usa para reuniones internas, pero se usa para reuniones en las que participan clientes externos u organizaciones asociadas. Pero siempre es bueno tener uno en el que tantos miembros o departamentos diferentes asistan a una reunión y pueda haber personas a las que no reconozca. Esto también reduce su tiempo para escribir la lista de asistentes, especialmente cuando hay una gran cantidad de asistentes.

Glosario de términos y acrónimos: si la reunión incluirá una discusión de negocios donde se utilizarán términos técnicos y acrónimos, y si hay asistentes que no estarán familiarizados con esos términos y acrónimos, siempre es mejor dar una lista de estos con una breve descripción o significado. Esto les ayudará a seguir la reunión con facilidad y evitará demasiadas interrupciones innecesarias.

Plantilla de muestra de actas

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Código de ética / códigos de conducta: no se utiliza en todas las reuniones, pero se puede utilizar en las reuniones de la junta y en las reuniones en las que participa el público, etc. Se trata de un conjunto de principios y expectativas que se establecen a los miembros, mediante los cuales deben adherirse al participar en la reunión. Está diseñado para la funcionalidad fluida y exitosa de la reunión. En algunas reuniones se utiliza para preservar la libertad de expresión.

Actas anteriores: son las actas de la reunión anterior y se llevan a la reunión para que se lean y confirmen. También se verifican los puntos de acción de la reunión anterior para ver si se han tomado medidas, o en qué estado se encuentran las acciones, si no se han realizado, las razones para ello se recopilan y anotan en las actas junto con las acciones o decisiones necesarias.

Tomando notas (Minutos) - Tomar notas es el paso hacia la preparación de las actas. Este es el documento principal en una reunión ya que todo lo que ocurre, se discute o decide se registra. Las notas son tomadas por secretarios o administradores o una persona de oficina similar y se escriben en un estilo acordado siguiendo las políticas y procedimientos de la organización. Se puede utilizar una plantilla para facilitar la toma de notas.

Plantilla de muestra para notas de acción

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Adjuntos a las actas: a veces, en las reuniones, es posible que se deba leer y acordar una política, un procedimiento o un informe. En este caso, este documento se llevará a la reunión leído en voz alta a los miembros y deberá adjuntarse al acta. Los detalles sobre cómo se hace esto se discutirán en una sección diferente de esta unidad.

Documentos de presentación: algunas reuniones tendrán documentos de presentación. Si bien las presentaciones se hacen en una pantalla grande con retroproyectores, siempre es bueno entregar una copia a todos los asistentes, para que tengan un registro de lo presentado, y además les ayudará a anotar puntos importantes que les serán de utilidad o útil para ellos como referencia futura a medida que avanza la presentación.

Hojas de acción: esta hoja no es obligatoria, pero para mayor claridad y para que esté correctamente organizada, lo que puede hacer es recopilar todos los puntos de acción de la reunión anterior y mencionar el estado de cada uno de ellos, para que sea más fácil pasar ellos durante la reunión. Además, cualquier punto de acción para la reunión actual se puede anotar en esa hoja, mientras que algunas acciones pueden tener vínculos con acciones anteriores. También será más fácil al final de la reunión resumir todos los puntos de acción de esta hoja. Sin embargo, esto no es obligatorio. Diferentes personas funcionan de manera diferente, por lo que puede usar cualquier método que sea conveniente y que hará que los procesos sean más simples y fáciles para usted.

Aparte de estos, dependiendo de la reunión y su propósito, varios otros documentos como notificación de reunión, informes financieros, informes de investigación, informes de proyectos, correspondencia, informe del presidente, etc., pueden ser documentos utilizados en una reunión.

Siga el enlace a continuación para navegar a la siguiente parte de esta unidad, donde se muestra el papel del presidente de la reunión y sus responsabilidades, cómo el encargado de tomar las actas trabaja junto con el presidente durante la reunión, cómo escuchar con eficacia y tomar notas y el propósito de Se discute aclarando cualquier duda durante la reunión.

Tomando Actas - Parte II

Espero que esto te haya sido de alguna ayuda. Gracias por leer. No dude en ponerse en contacto conmigo con cualquier consulta o comentario relacionado con este artículo. Si cree que no cubre los temas relevantes, ¡envíe sus comentarios!

Gracias.

Livingsta