Tome minutos - diploma de nivel 3 de ocr nvq en negocios y administración

Tomar minutos es vital en cualquier negocio.

David Travis, CC0, vía Unsplash

Introducción:

Esta unidad es una unidad opcional del Grupo B en el Nivel 2 con 4 créditos. Esta unidad ayuda al candidato con un buen conocimiento y comprensión de las tareas mientras toma las actas, el papel del presidente y el encargado de tomar las actas en las reuniones, el procedimiento para tomar las actas, la preparación para tomar las actas y cómo seguir los procedimientos, las políticas y las pautas de la organización al tomarlas. minutos

¡Encuentre una declaración personal relevante para esta unidad!

PD: En una nota amable, no copie nada enviado aquí y lo muestre en su archivo. Esto se ha publicado aquí, simplemente para ayudarlo a obtener una idea / comprensión de lo que esperan que escriba y cómo debe escribir. Tendrá que relacionarse con su propia área de trabajo y organización y ceñirse a ella mientras prepara los archivos. Gracias por su cooperación.

1.1 ¿Cuál es el propósito de las reuniones?

El objetivo principal de las reuniones es compartir ideas y expresar diferentes pensamientos. Las reuniones se utilizan en casi todas las organizaciones como una forma de comunicar información a otras personas donde sus principales funciones son informar, buscar ideas, buscar aclaraciones, resolver problemas, discutir propuestas / formas de trabajar, tomar decisiones y resolver disputas.

1.2 ¿Cuáles son los requisitos organizativos y legales que pueden aplicarse a la toma de actas?

Las actas deben ser una descripción exacta de la agenda de la reunión. La estructura del acta sigue la lista de puntos del orden del día. Para tomar las minutas de manera eficiente, debe tener lista la plantilla según los puntos de la agenda. Deje suficiente espacio para escribir notas a medida que avanza la reunión. Esto le ayudará a no confundirse y moverse entre los elementos sin problemas a medida que avanza la reunión.

Las actas son documentos legales que sirven como prueba para futuras referencias sobre cualquier discusión realizada en una reunión. Las actas deben contener el título, la hora, la fecha, el lugar de la reunión, los nombres de los asistentes, las disculpas, los visitantes, los elementos, las acciones necesarias y la fecha de la próxima reunión.

Asegúrese de anotar acciones para cada tema de la agenda y por quién. Las actas deben ser precisas, porque las personas se referirán a ellas en el futuro y deben poder comprender exactamente lo que sucedió en la reunión.

1.3 ¿Por qué las actas deben ser un registro exacto de discusiones y decisiones?

Las actas deben redactarse de manera precisa y concisa para que cualquier persona, haya asistido o no a la reunión, pueda saber lo que sucedió.

Las actas sirven como registro oficial de las acciones que ocurrieron en una reunión y forman un registro histórico para un equipo o departamento. Incluso si las personas se olvidan de recordar lo que sucedió en una reunión o lo que se discutió y se decidió, las actas les ayudarán a consultar y obtener esa información. Las actas también registran las acciones tomadas y las acciones que deben tomarse. Por lo tanto, actúa como un recordatorio que indica los plazos que deben cumplirse. Las actas también dan información a las personas que no estuvieron presentes en la reunión.

1.4 ¿Cuál es el propósito de los documentos y términos que se usan comúnmente en las reuniones?

Los documentos de la reunión se crean cuando la empresa se reúne para discutir asuntos relacionados con la operación actual y la operación futura de la empresa.

Tres documentos de reunión comunes son:

Aviso de reunión (detalles como fecha, hora, tipo de reunión, lugar, el propósito de la reunión)
Agenda (lista detallada de la agenda de la reunión)
Actas (el registro / prueba de la reunión con detalles como el lugar y la hora de la reunión, el propósito de la reunión, los asistentes, el presidente de la reunión, las disculpas, la agenda, la revisión de las actas de la reunión anterior, la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión y la hora de cierre de la reunión)

2.1 ¿Cuál es el papel del presidente y otras responsabilidades formales dentro de las reuniones?

La función del presidente es garantizar que se lleve un registro preciso de una reunión. El presidente de la reunión tiene la responsabilidad de

Ayude al tomador de actas a acordar los puntos de la agenda.
Siga los puntos de la agenda en secuencia.
Informar al encargado de las actas de los puntos que se eliminarán de la agenda acordada.
Resuma puntos específicos, decisiones o acciones acordadas para cada tema de la agenda antes de pasar al siguiente tema.
Acepte y proporcione un resumen para discusiones largas.
Revise las actas cuando estén redactadas como borrador.

2.2 ¿Cómo trabaja en colaboración con el presidente cuando toma las actas?

Discuto con el presidente antes de que comience la reunión para aprobar los puntos de la agenda y también sobre los visitantes que asistan a la reunión. Recibo consejos sobre la hora y el lugar de las reuniones si la sala habitual donde se realiza la reunión no está disponible. En caso de duda, pregunto si es necesario agregar una discusión en particular al acta. También aclaro los términos técnicos discutidos en la reunión para evitar registrar información incorrecta. Después de la reunión, redacto el acta lo antes posible y consigo que mi gerente las apruebe antes de distribuirlas a los miembros.

3.1 / 2 ¿Por qué debería escuchar activamente cuando toma minutos y cómo lo hace?

Debo escuchar activamente mientras tomo las minutas, porque sirven como un registro de decisiones y detalles de todo lo que se discute y acuerda en una reunión.

Las siguientes son algunas de las formas en que lo hago:

Necesito escuchar analíticamente, buscando ideas principales y detalles.
Aclaro cosas que no entiendo o pido al presidente que repita hechos que no entiendo.
Tomo en consideración los sentimientos de los ponentes y los asistentes.
Soy proactivo y estoy listo para responder.
Elimino las distracciones (ruidos, interrupciones, etc.) y me concentro en el hablante para no perderme puntos y acciones importantes que deben grabarse.

3.3. ¿Cómo toma notas durante las discusiones que se llevan a cabo en las reuniones?

Llego temprano a la reunión, me aseguro de saber quién es el presidente, me siento junto al presidente y verifico que todos tengan todos los papeles (agenda) y me llevo los de repuesto. Leí todos los documentos mucho antes de la reunión y les pido los nombres de las personas presentes. Escuche con atención, anote las palabras clave y anote las decisiones. Pido una aclaración y reviso mis notas con la silla.

3.4 / 5 ¿Por qué debería obtener una aclaración y cómo lo hace?

Las dudas que surjan durante la redacción del acta deben ser aclaradas, porque son decisiones tomadas en grupo y ayudan a futuras consultas.

Aclaro las cosas pidiendo al presidente o al grupo que repita o hable un poco lento si tengo dudas con alguna discusión. Me doy tiempo para escuchar y eliminar las distracciones.

3.6 ¿Cómo clasifica, selecciona y estructura la información para producir actas?

Utilizo una plantilla consistente para producir minutos. El propósito de la reunión varía de un tipo de reunión a otro, por lo que el diseño de las actas también puede variar.

La plantilla utilizada también facilitará la localización de información importante y debe ser coherente en una serie de reuniones.

Estructuro el acta de la siguiente manera:

El título de la reunión.
La fecha y hora de la reunión.
Una lista de todos los presentes bajo el título "Presente".
Una lista de todos los que no están presentes pero que han enviado sus disculpas, esta lista debe aparecer bajo el título "Disculpas".
Confirmación de que se ha acordado el acta de la reunión anterior. Debe incluirse la fecha de la reunión anterior.
Cualquier enmienda o acción que surja de las actas de la reunión anterior debe anotarse.
Cualquier asunto que surja de las actas anteriores debe incluirse bajo el título de los temas a discutir.
Las actas deben seguir siempre el mismo orden que se siguió en la reunión.
La fecha de la próxima reunión.

3.7 ¿Qué se entiende por utilizar el tono correcto y el lenguaje profesional en minutos?

Las actas son un registro de lo que sucedió exactamente en la reunión. Por lo tanto, debe tener un registro de discusiones y acciones. Debe centrarse en los elementos que se discutieron y tener una información clara de lo que se decidió para cada elemento. Las actas deben estar escritas en oraciones completas y con suficiente detalle. Hacerlo ayudará a cualquier lector que no esté presente en la reunión a comprender lo que realmente se discutió.