Tabla de contenido:
- ¿Por qué son beneficiosas las reuniones regulares del personal?
- Comunicación eficaz para gerentes y empleados
- Características de las reuniones de equipo exitosas
- Utilice las reuniones para debatir problemas actuales
- La comunicación es clave
Las reuniones de personal brindan un lugar útil donde los empleados de todos los niveles pueden conversar, actualizarse entre sí y hacer preguntas.
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¿Por qué son beneficiosas las reuniones regulares del personal?
La celebración de reuniones de personal programadas regularmente con los empleados en el lugar de trabajo mejorará en gran medida los esfuerzos de comunicación que constituyen la base de cualquier grupo de trabajo. Los empleados que pueden contar con reunirse constantemente con compañeros de trabajo y gerentes se sentirán más dueños del trabajo que realizan debido a la oportunidad frecuente de comunicarse entre sí en estas reuniones.
Además, estos empleados sentirán un sentido de confianza por su liderazgo porque están incluidos en la planificación y otros procesos que hacen del lugar de trabajo un lugar mejor para todos. Dado que los empleados pasan gran parte de su vida en el trabajo, es importante hacerles sentir que son parte del éxito de una organización a medida que cumple sus objetivos estratégicos.
Comunicación eficaz para gerentes y empleados
Las reuniones de personal permiten a los empleados ser parte del proceso de toma de decisiones de una organización al comunicar sus opiniones, ideas, etc., en un foro estructurado pero comúnmente aceptado. Si bien la autoridad final y la toma de decisiones pertenecen al liderazgo de una organización, los líderes a menudo se acercan a sus empleados para obtener sus valiosos aportes.
Los gerentes que utilizan estas reuniones como herramientas de comunicación abren una gran oportunidad para que los empleados compartan sus experiencias de la jornada laboral entre sí. Algunas características comunes de una reunión de personal eficaz son las siguientes.
Características de las reuniones de equipo exitosas
- Un horario regular: para ser realmente un medio eficaz para comunicar información y recopilar comentarios de los empleados, las reuniones del personal deben programarse con anticipación para permitir que los empleados se anticipen y planifiquen en consecuencia con el resto de su horario / calendario. Los empleados que pueden contar con que estas reuniones se celebren con regularidad las verán como oportunidades para compartir información con otros de manera constante.
- Un comienzo oportuno: si los gerentes quieren que sus empleados lleguen a una reunión a tiempo, también deben dar el ejemplo de llegar a la reunión a tiempo. Además, el inicio de la reunión debe realizarse según lo programado para que los asistentes que lleguen tarde sepan que deben hacer un esfuerzo para no llegar tarde a la próxima reunión. Como gerente que dirige la reunión, ser puntual y comenzar la reunión a tiempo demostrará lo importante que el gerente siente que es la reunión.
- Una agenda preparada: dado que es probable que los empleados tengan información para compartir, es útil tener una agenda preparada para mantener cierta estructura y orden en la reunión. Es fácil desviarse cuando los empleados ofrecen información que puede no tener relación con la agenda preparada. Las agendas también sirven como registros útiles que un supervisor puede revisar para determinar si se han cubierto ciertos temas.
- Asistencia obligatoria: una reunión de personal programada regularmente, que se lleva a cabo para compartir y recopilar información importante del lugar de trabajo, generalmente debe tener un requisito de asistencia obligatoria para el personal. Los empleados deben ser parte de este "grupo de expertos" de comunicación, ya que solo es efectivo si todos están allí para escuchar la discusión y ofrecer su visión única sobre los temas discutidos. El permiso para omitir una reunión de personal por otro compromiso laboral debe ser la excepción y no un hecho común.
- Profesionalismo: Dado que las opiniones y los conocimientos personales se compartirán en las reuniones del personal, es fundamental que un gerente supervise la reunión mientras otros hablan para garantizar que toda la discusión sea profesional y respetuosa. Los empleados a menudo guardan ciertos temas para una discusión abierta en una reunión de personal. Estas personas pueden sentirse muy apasionadas por su opinión y lastimar sus sentimientos o ponerse a la defensiva cuando otros comparten una opinión diferente. Es muy importante que el liderazgo en la mesa mantenga a todos profesionales recordándoles que todos tienen una opinión y que debemos respetar su oportunidad de hablar con sus compañeros de trabajo en dicho foro. Si no hay control en una reunión de personal a este respecto, las personalidades más fuertes superarán a otras, y esto podría hacer que algunos empleados se sientan reacios a participar activamente en el futuro.
- Necesidad de cancelar reuniones del personal: los gerentes pueden tener la oportunidad de cancelar una reunión debido a sus propios problemas inevitables de programación o porque no existen problemas reales que requieran la participación del personal en ese momento. Dado que no es efectivo tener una reunión solo por el hecho de tener una reunión, cancelar la reunión es prudente porque los empleados apreciarán tener tiempo libre en su agenda para hacer otro trabajo. Puede ser prudente enviar un correo electrónico para que los empleados sepan que pueden hablar personalmente con el gerente en caso de que tengan algún problema sin resolver que deban discutir. El permiso para hablar con el gerente o promover una "Política de puertas abiertas" después de que una reunión del personal se canceló inesperadamente le permitirá al empleado saber que no tiene que esperar hasta la próxima reunión para discutir algo de importancia para él.
Las reuniones de personal que incorporan estas características producirán resultados efectivos que beneficiarán a la organización y a todos los que trabajan duro para que tenga éxito.
Abraham Lincoln pronunció su discurso "Casa dividida" en el Capitolio del Estado de Illinois (Antiguo Capitolio del Estado) en Springfield, Illinois, el 16 de junio de 1858. Las organizaciones no sobrevivirán si los empleados no tienen la oportunidad de comunicarse abiertamente.
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Utilice las reuniones para debatir problemas actuales
Una reunión de personal que se lleva a cabo con regularidad crea un foro para la discusión constante de cualquier desacuerdo en curso o nuevo o problemas interpersonales que puedan ocurrir entre las personas que interactúan entre sí de forma regular. Si uno considera cuánto de su día, y por lo tanto, de su vida, lo pasa en el trabajo, no es sorprendente que puedan surgir situaciones interpersonales debido a diferencias generacionales, valores y experiencias de vida en general.
El hecho es que todo el mundo viene a trabajar con su propio "bagaje" que forma quiénes son en realidad. Una reunión programada regularmente con compañeros de trabajo permite una oportunidad planificada y, por lo tanto, confiable para resolver los problemas antes de que se conviertan en situaciones de crisis.
La relación de trabajo es como cualquier otra relación personal: necesita oportunidades suficientes para resolver problemas que podrían impedir que se realice el trabajo y que la organización alcance las metas. Cuando las relaciones están "divididas" y continúan enconándose sin la intervención del liderazgo, pueden ocurrir interrupciones significativas en el lugar de trabajo cuando varios equipos o lados se desafían entre sí por el dominio sobre un punto de vista en particular.
La comunicación es clave
Aprovechar todas las oportunidades para comunicarse entre sí en el lugar de trabajo es la clave para el éxito profesional de los empleados y su liderazgo. Cuando las reuniones del personal se llevan a cabo de manera regular, profesional y de una manera que alienta a todos los asistentes a participar activamente, una organización puede cosechar los beneficios de tener un equipo de trabajo sólido donde la confianza se gana a través de una interacción productiva. El intercambio de información entre las personas que hacen que una organización cumpla sus metas y objetivos crea un ambiente más armonioso para todos.