Seis secretos para reuniones más productivas

Reuniones a las que he asistido

Todos quieren tener mejores reuniones

Ok, todos hemos estado allí… simplemente nos sentamos en una reunión por lo que parece una cantidad de tiempo desmesurada y parecía una pérdida colosal. Todos hablaron mucho, algo de lo que fue completamente fuera de tema y no es evidente lo que realmente se logró. ¿Suena familiar?

Afortunadamente, existen formas de realizar reuniones que las hacen más productivas. Las reuniones productivas siempre tienen un propósito, son efectivas en la forma en que se llevan a cabo y se programan para la cantidad de tiempo adecuada.

Los siguientes seis consejos pueden ayudarlo a transformar su próxima reunión:

1. Las grandes reuniones no se ejecutan solas.
2. La planificación comienza con el final en mente.
3. Siempre hay una agenda formal.
4. Las reglas básicas se expresan y acuerdan explícitamente.
5. Hay asignaciones de roles clave para mantener la reunión en marcha.
6. Existe un plan de acción de seguimiento.

Tomemos un tiempo juntos para explorarlos con más profundidad.

1. Las grandes reuniones no se ejecutan solas

Alguien necesita dirigir la orquesta para que todos toquen en armonía, vigilar el premio, dirigir desde el frente… hmm, ¿entiendes? Cuando todos en la reunión se concentran en su papel singular, se debe asignar a una persona como facilitador para que se aleje y vea el panorama general a medida que evolucionan las discusiones y guíe el proceso para que tenga lugar una comunicación efectiva.

Una buena facilitación ayuda a los participantes a avanzar sin problemas a través del itinerario y resolver los desafíos donde ocurren. El facilitador debe ser un buen comunicador y puede ser el presidente de la reunión, uno de los participantes o una persona externa que no esté involucrada en las discusiones de la reunión.

2. La planificación comienza con el fin en mente

Pregúntate a ti mismo las siguientes preguntas:

1. ¿Qué estamos tratando de lograr al realizar una reunión? ¿Cuáles son los resultados deseados?
2. ¿Es una reunión la mejor opción o se pueden lograr algunos o todos los objetivos mediante el correo electrónico u otros medios de comunicación?
3. ¿Quién necesita asistir? ¿Cómo identificamos a los participantes correctos y el número correcto de participantes?
4. ¿Qué nivel de preparación se requiere para lograr mejor el resultado final?
5. ¿Qué procesos necesitamos incorporar a la reunión? Por ejemplo, ¿debemos considerar incluir una sesión de lluvia de ideas para generar nuevas ideas o hacer presentaciones individuales para una colaboración más informada?

Al comenzar con los resultados que deben lograrse, puede identificar mejor a los asistentes y procesar la cantidad de tiempo y trabajo previo que pueden ser necesarios para una reunión eficaz.

3. Siempre hay una agenda formal

Las reuniones más efectivas tienen una agenda, es decir, la lista de temas que necesitan ser discutidos en la reunión. Si bien estamos acostumbrados a las agendas que solo establecen los temas a discutir, una mejor manera es incluir la intención (objetivo) y el resultado deseado de cada tema de la agenda para que todos los asistentes a la reunión estén en la misma página.

Cuando se crea una agenda de esta manera, se vuelve más obvio cuando una discusión se desvía, está completa o cuando puede ser el momento de seguir adelante. Los objetivos formales les dirán a los participantes cuál es la mejor manera de contribuir y los resultados proporcionarán una medida de la efectividad de una discusión. También es una gran herramienta para que el moderador o presidente dirija la reunión a una conclusión exitosa.

Ejemplo de una agenda que muestra el cronograma, los resultados y los objetivos

4. Las reglas básicas se expresan y acuerdan explícitamente

La implementación de las reglas básicas adecuadas puede producir reuniones con más fluidez y menos fricción. Por lo general, cuando escuche el término reglas básicas, puede pensar en "teléfonos en vibración" o "llegar a tiempo" o "aplicar la regla de oro", etc. Estos pueden ser los estándares que se aplican con más frecuencia, pero las reglas básicas para reuniones fructíferas también deben centrarse en mejorar la comunicación para una mayor participación del grupo.

Una buena muestra de reglas básicas que ejemplifican esto proviene de Roger Schwarz (Schwarz, 2016). Enumera ocho reglas para reuniones efectivas: "Exprese opiniones y haga preguntas genuinas; comparta toda la información relevante; use ejemplos específicos y acuerde el significado de palabras importantes; explique el razonamiento y la intención; enfóquese en intereses, no posiciones; pruebe supuestos e inferencias; diseñar los próximos pasos; discutir temas indiscutibles ".

Estas reglas fueron diseñadas para guiar el comportamiento de discusiones individuales y grupales para un diálogo más extenso, pero son solo un ejemplo de algunos de los protocolos que podrían impulsar la participación positiva. Crear o adaptar su propio conjunto de normas de comportamiento y de procedimiento puede regular y orientar la reunión hacia resultados más enriquecedores.

Una comprensión completa de cada regla básica al comienzo de cada reunión será importante para que los participantes estén de acuerdo y traten de ajustarse a los estándares deseados.

5. Hay asignaciones de roles clave para mantener la reunión en marcha

Las reuniones más exitosas tienen algunos roles esenciales que pueden asignarse a los participantes como un rol dual, oa personas externas. Los roles asignados dependerían de la duración de la reunión, el número de participantes y el propósito detrás de la reunión.

Cronometrador

Solicite un voluntario para controlar el tiempo según la agenda. Esto se puede trasladar a las responsabilidades del coordinador o facilitador de la reunión; sin embargo, si la reunión es larga o se espera que sea de naturaleza compleja, puede ser mejor solicitar un voluntario por separado.

El rol del cronometrador es alertar a los participantes cuando el tiempo se acerca a su fin para un tema en particular de la agenda para que el grupo pueda decidir sobre tiempo adicional si el resultado no se ha logrado, o acordar seguir adelante.

Anotador de rotafolios / pizarra

Cuando alguien registra el progreso de la reunión en un tablero de rotafolio o pizarra, brinda una visión amplia de cómo avanza la reunión.

Diagramar contribuciones puede estimular nuevas ideas o crear vínculos entre conceptos que de otra manera no se habrían hecho. También puede animar a las personas que dudan en compartir, especialmente en un grupo de participantes vocales con tendencia a imponerse sobre los demás. A la inversa, también podría moderar a estas personas, especialmente si sus tendencias se derivan de la sensación de que nadie está escuchando o tomando sus ideas en serio. Las ideas, una vez capturadas, pueden ser referenciadas si hay repetición.

Las notas del rotafolio deben ser legibles y capturar con precisión las contribuciones clave. Pueden estar representados o acompañados de símbolos visuales o abreviaturas para mayor facilidad y rapidez. Al final de la reunión, se pueden transcribir y agregar a las notas formales, o se pueden almacenar y utilizar como referencia en reuniones posteriores.

Nota de reunión / Minute Taker

Nunca hay garantía de que usted y los demás miembros de la reunión compartan el mismo entendimiento en una fecha posterior de lo que se discutió o acordó, sin importar cuán breve o simple haya sido la reunión. Las notas o actas de la reunión deben proporcionar un registro de decisiones, acuerdos, discusiones y elementos de acción importantes.

Debido a que puede haber diferentes interpretaciones de lo que constituye "actas de reuniones" o "notas de reuniones", es una buena idea proporcionar una plantilla o acordar el formato de antemano.

La persona responsable de capturar las notas puede ser un participante de la reunión o una persona externa cuyo único propósito es crear un registro preciso de la reunión.

6. Existe un plan de acción para el seguimiento

El secreto final de las reuniones exitosas es asegurarse de que la reunión haya sido más que una simple "charla". Si hay un elemento que necesita seguimiento, debe tener un cronograma asignado y una persona o personas responsables. La lista de elementos, plazos y personas responsables debe crearse y acordarse como parte del resumen al final de la reunión. Esto no debe estar enterrado en el cuerpo de las actas / notas de la reunión, sino que debe tener una sección separada donde se pueda hacer referencia claramente

Aplicar estos consejos

Ahí lo tienes, seis sencillos consejos para reuniones más valiosas. Puede estar seguro de una reunión más productiva donde se aplican todos o algunos de estos consejos.

Si planea agregar alguna de estas sugerencias a su próxima reunión, puede implementarlas por etapas para que no sea un cambio abrumador para usted o las otras personas involucradas en la reunión.

Referencias:

Schwarz, R. (2016). 8 reglas básicas para grandes reuniones. Consultado el 23 de julio de 2019.

© 2019 Audra Stevenson