Tabla de contenido:
- ¿Qué son los minutos?
- Cómo me preparo para la reunión
- Qué hago durante la reunión
- Revisión y distribución de las actas
- Utilice esto solo como referencia
Tomando minutos.
¿Qué son los minutos?
Las actas son notas breves que tomo durante una reunión o una discusión. Los grabo para que no nos perdamos nada de lo que se discutió o se acordó en una reunión. Las actas son aprobadas oficialmente por el presidente y se mantienen como un registro que pertenece a la organización. Pueden ayudar con cualquier investigación que se lleve a cabo en el futuro. También proporcionan un registro de las decisiones que se tomaron en la reunión y quién actuará en consecuencia.
Las actas son siempre breves y sencillas, escritas en un lenguaje sencillo, porque tienen que ser circuladas o accedidas por personas con distintos niveles de estándares en ese idioma, en mi caso el inglés. Cualquiera que no haya podido asistir a la reunión y que necesite saber lo que sucedió en la reunión se beneficiará de las minutas simplemente escritas.
Cómo me preparo para la reunión
Organizo y preparo la reunión recopilando información para la agenda, acordando con el presidente los puntos que se incluirán en la agenda, haciendo circular la agenda con documentos de apoyo, reservando la sala de reuniones, informando a los involucrados de la fecha, hora, lugar y propósito y organizando refrigerios. También tengo detalles de los visitantes y las disculpas necesarias para la reunión.
Tengo la agenda en la mano y todos los cuadernos y bolígrafos necesarios listos para el acta. Escucho atentamente la discusión y escribo los puntos importantes.
Qué hago durante la reunión
Me comunico constantemente con mi presidente a medida que avanza la reunión, asegurándome de que se siga la agenda como se discutió y aprobó. En raras ocasiones, debido a circunstancias inevitables, la agenda tendrá que cambiarse o seguirse fuera de secuencia, pero se informará a los asistentes del cambio y el motivo del mismo para evitar confusiones. También me aseguro de que el presidente resuma los puntos importantes y de que los asistentes acuerden las decisiones tomadas, teniendo en cuenta cualquier conflicto de ideas. También me aseguro de que se dibujen acciones para cada tema de la agenda.
Me concentro en anotar lo que se ha decidido y quién lo va a hacer. Le doy a cada tema un título separado y trato de escribir mis notas preliminares poco después de la reunión. Me aseguro de que las actas sean precisas, metódicas, gramaticalmente correctas y concisas, y que estén escritas en un lenguaje sencillo y de fácil comprensión. Me aseguro de que sean coherentes en su forma y contenido y me concentro en las decisiones que se toman. Las actas también se redactan en un formato acordado de acuerdo con los puntos del orden del día, con títulos ordenados cuando sea necesario.
Revisión y distribución de las actas
Después de escribir las actas, me tomo un tiempo para revisarlas y pasarlas por el presidente para su aprobación y cualquier cambio necesario antes de distribuirlas a los miembros necesarios. Las actas se distribuyen como documento protegido por correo electrónico a los miembros necesarios del personal. Me aseguro de que las acciones que necesiten un seguimiento se tramiten dentro del plazo requerido.
Los minutos se almacenan en el disco duro para futuras consultas. Sirven como registro para cualquier persona que asumirá algún cargo en el futuro, con fines de referencia.
Utilice esto solo como referencia
En una nota amable, no copie nada enviado aquí y lo muestre en su archivo. Esto se ha publicado aquí, simplemente para ayudarlo a obtener una idea de comprensión de lo que esperan que escriba y cómo tiene que escribir. Cuando prepare sus propios archivos, tendrá que relacionarse con su propia área de trabajo y organización y ceñirse a ella. Gracias por su cooperación.