Reglas y consejos para una buena etiqueta de correo electrónico

Captura de pantalla de la bandeja de entrada con sugerencias útiles.

A medida que avanzamos en la era digital, nos damos cuenta de que todavía hay reglas de etiqueta que debemos seguir. El mundo del correo electrónico también tiene reglas específicas de etiqueta. Cada vez que envía un correo electrónico, también está enviando un mensaje sobre usted. La gente sacará conclusiones sobre ti, te conozcan o no, basándose en tu escritura.

Si sigue estas seis reglas de etiqueta del correo electrónico, dará lo mejor de sí mismo. Puede estar seguro de que causará una impresión positiva. Estas reglas se aplican especialmente en el lugar de trabajo.

Regla de etiqueta de correo electrónico n. ° 1: asegúrese de que el formato de su mensaje sea profesional

Al enviar un correo electrónico, utilice el saludo apropiado. Puede dirigirse a la persona por su nombre o incluso incluir "hola".
Utilice un lenguaje neutro en cuanto al género.
Si es la primera vez que envía un correo electrónico a alguien y no sabe quién es, utilice la dirección "Estimado señor o señora".
Termine el correo electrónico con un final apropiado como gracias, sinceramente, respetuosamente y otras palabras similares.
Incluya una firma electrónica con su nombre, cargo y dirección de correo electrónico y / u otros métodos de comunicación como números de teléfono, sitios web, etc.

Regla de etiqueta de correo electrónico # 2: Mantenga su mensaje corto

Incluya un asunto para que las personas sepan de qué se trata el mensaje y puedan determinar la relevancia del correo electrónico. Si no pone un asunto en la línea de asunto, su destinatario puede ser cauteloso y no revisar el mensaje.
El cuerpo del mensaje debe ser breve: vaya al grano inmediatamente. Unas pocas frases deberían ser todo lo que necesita.
Su escritura debe incluir oraciones cortas.
Escribe párrafos cortos y usa espacios en blanco. Es decir, escriba para Internet.

Vaya… No quise enviar eso

Regla de etiqueta de correo electrónico n. ° 3: use lenguaje profesional

Los mensajes de correo electrónico son menos formales que escribir cartas, pero no se permita ser descuidado.
Verifique la gramática, la puntuación y la ortografía adecuadas. Nada socava más su credibilidad que un mensaje plagado de errores.
Evite el uso excesivo de emoticonos. Si inserta demasiados, podría comprometer su profesionalismo. Algunos dirían que el uso de emoticonos en general no es profesional.
Piense en la redacción de su mensaje. A veces es difícil transmitir el tono de su significado por escrito. Evite el sarcasmo porque su lector puede fácilmente malinterpretar esto como un insulto.
Evite escribir mensajes cargados de emociones. Si se encuentra en un estado emocional, espere hasta que esté en un estado mental más tranquilo antes de intentar escribir algo.
Usar TODAS LAS MAYÚSCULAS implica que le estás gritando a alguien. También es difícil de leer.

Un principio "KISS" modificado. Menos es más.

C. Calhoun

Regla de etiqueta de correo electrónico n. ° 4: No mensajes basura

El envío de correo electrónico no deseado molesta a las personas y puede provocar que lo bloqueen.
No adjunte archivos innecesarios. La gente desconfía de los archivos adjuntos de remitentes desconocidos y con razón: pueden contener virus.
Evite enviar "reenvíos". Estos mensajes son impersonales y, a menudo, la gente los borra antes de leerlos.
Las fuentes y los fondos elegantes pueden ser difíciles de leer y distraer al lector. Es posible que tu audiencia también te tome menos en serio. Quien quiere ser conocida como Curly Cue Sue, y esto no es una referencia a su cabello.

Regla de etiqueta del correo electrónico n. ° 5: el correo electrónico no es privado

Aún puede hacer que los mensajes sean personales, pero tenga en cuenta que otros ojos pueden ver su mensaje.
Cualquier mensaje que envíe a alguien está sujeto a reenvío.
Solo use la función "CC" (copiar a) si esa parte necesita conocer la información disponible. De lo contrario, abarrotarás la bandeja de entrada de alguien.
La función "CCO" (copia oculta) es buena para envíos masivos porque los destinatarios no tendrán que desplazarse por muchas direcciones de correo electrónico. Si incluye en secreto a alguien en una conversación, recuerde, el correo electrónico NO es privado.
Asegúrate de que el mensaje personal que envíes vaya realmente a quien quieres. Muchos correos electrónicos se han enviado a la parte equivocada, en detrimento del remitente.
Si está buscando trabajo, no lo haga, NO utilice el correo electrónico de su empleador actual para realizar este tipo de negocios. Su futuro empleador solo asumirá que volverá a hacer esto, pero para ellos.
Debido a que el correo electrónico no es seguro, asuma que su empleador está monitoreando todos los mensajes entrantes y salientes.

Regla de etiqueta de correo electrónico n. ° 6: responda a los mensajes entrantes con prontitud

Conservará su imagen de profesionalismo si responde rápidamente a los mensajes.
Responda las preguntas que alguien le haya hecho en un correo electrónico. A veces, las personas envían información que es irrelevante y se olvidan de responder la pregunta original.
Una buena forma de molestar a su lector es si utiliza los recibos de "solicitud de entrega / lectura". A veces, su destinatario no leerá dichos mensajes y / o no podrá leer debido a los programas de filtrado de correo electrónico. Evite esta función.