El tipo correcto de disciplina para los empleados

Hay muchos enfoques para cambiar el comportamiento de los empleados. Obtenga más información sobre la disciplina progresiva y por qué funciona.

Jack Moreh, CC-BY

Conozca sus derechos como empleado

A menudo es difícil hablar de disciplina en esta era de corrección política y condena de cualquier trato perjudicial percibido. Sin embargo, todas las organizaciones e instituciones deben establecer reglas y regulaciones que protejan los derechos y libertades de los demás y aseguren un desempeño eficiente en todos los niveles de la organización. No poner límites a la libertad personal es una receta para el caos y el fracaso para la empresa y las personas empleadas por ella.

Existe cierta tendencia a mirar a las empresas innovadoras como Google, Facebook y otros gigantes de Silicon Valley y ver lo que aparentemente parece un entorno en el que todos son libres de hacer lo que quieran, siempre que obtengan resultados. Este tipo de cultura ha demostrado ser propicio para el pensamiento creativo. Sin embargo, las miradas superficiales a menudo engañan y esto es cierto en cualquier organización.

Las reglas deben formar parte de la política de toda empresa porque sin reglas la organización puede descarriarse. A menudo se acumulan acusaciones sobre la nueva generación de que tienden a ser más egocéntricas e indisciplinadas en el entorno laboral. Esto puede ser cierto, pero también es una cuestión de cómo se practica la disciplina. Si se aplica como una fuerza positiva para proporcionar retroalimentación, entonces servirá como un incentivo motivacional y de crecimiento apropiado. De esto se trata la disciplina empresarial progresiva.

Definición de disciplina progresiva

Es un proceso que bloquea el comportamiento contraproducente y promueve la capacidad de los gerentes para lidiar de manera efectiva y consistente con sus repercusiones. Este tipo de comportamiento es grave porque puede traducirse en baja moral y productividad reducida. Aquellos que lo practican pueden infectar seriamente a otros empleados. El costo puede ser bastante significativo, con un impacto directo en el resultado final.

Desafortunadamente, pocas empresas intentan comprender el impacto financiero del comportamiento indisciplinado. Para lograr y mantener consistentemente buenas relaciones con los empleados, todos los empleados deben comprender la naturaleza del proceso disciplinario. Deben darse cuenta de que, si se aplica correctamente, puede ser de gran beneficio para todos.

Los ocho inhibidores de la disciplina

La renuencia a la disciplina se puede atribuir a ocho factores comunes que se aplican en todos los ámbitos a casi todas las empresas e instituciones. Puede utilizar esta lista para realizar una autoevaluación o evaluar a otros en una escala del 1 al 5.

1. Nunca recibieron la capacitación adecuada: a algunos supervisores nunca se les ha mostrado cómo administrar la disciplina de manera efectiva (progresiva) y, por lo tanto, carecen de la confianza para abordar a los individuos problemáticos.
2. Falta de apoyo de la dirección: si la experiencia histórica es que la alta dirección no apoya o es blanda con la disciplina, entonces se aplicará de manera aleatoria. Establecer políticas y reglas de disciplina progresiva debe ser una prioridad.
3. Miedo a represalias: Es posible que en el pasado haya habido casos de reacciones violentas contra un supervisor. Depende de la dirección proporcionar y promover un entorno en el que todos se sientan seguros y protegidos. No debería haber lugar para este tipo de intimidación.
4. Falta de coherencia: tienden a preguntarse por qué deberían actuar cuando a los demás no parece importarles o sentirse intimidados.
5. No hay tiempo: realizar un análisis forense de la evidencia, entrevistar a las partes involucradas, lleva demasiado tiempo y esfuerzo. Esto se puede responder desglosando el costo del comportamiento contraproducente.
6. Culpabilidad reflejada: puede haber un sentimiento de culpa por disciplinar a otra persona si el supervisor se comportó de la misma manera en el pasado. Tiene que haber un reconocimiento de que su función cambia cuando se les asignan responsabilidades por otros.
7. Impacto en la amistad: la acción disciplinaria puede causar la pérdida de la amistad y la alienación de los miembros del grupo de trabajo. Los supervisores deben buscar respeto, no amistad, al ser consistentes en la aplicación de la disciplina.
8. Miedo al conflicto: algunas personas evitarán enfrentarse a una situación difícil, especialmente si se trata de un conflicto interpersonal. Algunas personas confunden el agrado con el respeto.

Causas y efectos de la conducta contraproducente

La buena gestión enfatiza un enfoque positivo de la disciplina. Desafortunadamente, el miedo al castigo sigue siendo el elemento disuasorio más utilizado por muchos gerentes. Por otro lado, cuando los empleados comprenden y aceptan reglas que consideran razonables y justas, se autorregulan y reducen el impacto negativo de la conducta contraproducente. Es entonces cuando la disciplina se convierte en una fuerza constructiva y positiva que permite a las personas trabajar de manera cooperativa. En las empresas donde la disciplina se considera sólo en el sentido estricto y punitivo como reacción, que castiga y corrige, da como resultado una mala moral y afecta la productividad.

Hay una serie de patrones de comportamiento negativos que son seriamente perturbadores y destructivos. Los ejemplos incluyen insubordinación, falsificación de registros laborales, peleas, robo, consumo de alcohol, uso de drogas y acoso sexual. Estos requieren atención inmediata por parte de la gerencia y una respuesta contundente, que puede incluir la suspensión o incluso la terminación después de la finalización del debido proceso. Hay otros comportamientos que son menos prolíficos pero, sin embargo, barreras significativas para un desempeño eficiente:

Tardanza persistente

Los retrasos persistentes y el ausentismo de ciertos empleados deben ser monitoreados de cerca. Incluso cuando hay justificación en algunos casos, las transgresiones crónicas deben tratarse mediante una disciplina progresiva. Este es un comportamiento muy destacado que puede corregirse mediante comentarios verbales y escritos. A menudo es la causa de considerables pérdidas de productividad.

Trabajo de mala calidad

La falta de disciplina y el descuido de las reglas a menudo conducen a una mala calidad. Los empleados indisciplinados tienden a preocuparse menos por la calidad del trabajo que producen. Un buen manejo requiere un programa de monitoreo estricto que pueda eliminar este tipo de comportamiento descuidado. La calidad por debajo del estándar puede identificarse por el rechazo del producto o por las quejas de los clientes. Esto último es más grave, ya que puede generar costos adicionales y una pérdida permanente de ventas futuras.

Descuido que conduce a accidentes

Las investigaciones indican la existencia de una relación directa entre accidentes y violaciones intencionales de las normas de seguridad o descuidos. Por tanto, conviene incluir los accidentes en la lista de actividades contraproducentes.

Robo o contribución a la pérdida de inventario

Si bien cierta merma de material y productos puede atribuirse a la obsolescencia y al desperdicio normal, el robo, el descuido o el mantenimiento de registros defectuosos por parte de los empleados contribuyen significativamente a las pérdidas de inventario. Esto requiere monitoreo y el uso de una disciplina cuidadosamente administrada.

Sabotaje, negligencia y abuso

Las máquinas y los equipos se desgastan y requieren mantenimiento preventivo y reparación. Pero también pueden estar sujetos a sabotaje, negligencia o abuso por parte de los empleados. Este comportamiento contraproducente extremo puede resultar muy costoso, tanto en costes de reparación como en niveles reducidos de productividad y seguridad.

Obviamente, hay más factores que contribuyen a la ineficiencia, pero el comportamiento contraproducente puede representar un alto costo para la empresa. Todas estas actividades negativas pueden controlarse o reducirse mediante una disciplina ilustrada. Su objetivo debe ser crear un ambiente de trabajo que mantenga un alto grado de moral y logre los objetivos de la empresa, con un mínimo de comportamiento contraproducente. La disciplina debe llevar a que los empleados conozcan bien su trabajo y trabajen en cooperación para llevar a cabo las asignaciones y lograr los objetivos del grupo de manera oportuna.

Cómo funciona la disciplina progresiva

La disciplina progresiva se define como un procedimiento que utiliza una escalada en las advertencias y acciones disciplinarias que se oponen al comportamiento contraproducente, desde advertencias verbales y escritas hasta la suspensión y el despido. Este tipo de procedimiento cumple con las pruebas del árbitro para el debido proceso y causa justa y ha respondido con éxito a todas las impugnaciones tanto en arbitrajes como en procedimientos judiciales. El propósito de la disciplina progresiva es corregir el comportamiento del empleado y restaurar el papel de la persona como miembro productivo del grupo de trabajo. También actúa como un recordatorio para otros empleados de que serán responsables de la misma manera.

La disciplina progresiva se basa firmemente en reglas razonables que reflejan las necesidades de la empresa para vender de manera eficiente sus productos o servicios y para servir al cliente de manera eficiente. Las reglas deben discutirse con los empleados para asegurarse de que cada empleado las entienda. Las reglas son aplicables únicamente en el lugar de trabajo. No restringen la vida de los empleados fuera de la empresa, excepto en asuntos que puedan afectar negativamente la reputación de la empresa. Debe haber una coherencia absoluta en la aplicación de las reglas. Las infracciones deben tratarse de manera justa y el castigo se aplica de manera uniforme.

El proceso de seis pasos para el análisis de problemas disciplinarios

Al analizar los problemas de disciplina, es útil darse cuenta de que no hay dos situaciones exactamente iguales. Las personas son complejas y las variables situacionales son muchas. Por lo tanto, el supervisor debe investigar cuidadosamente y considerar a fondo siete preguntas clave para llegar al grado de acción disciplinaria que debe tomarse:

1. ¿Es una infracción mayor como el abuso de drogas, que puede requerir la suspensión temporal de la fuerza laboral mientras se realiza una investigación adecuada?
2. ¿Cuál fue el lapso de tiempo entre la infracción actual y otras causadas por el mismo empleado?
3. ¿Es el incidente de un patrón o comportamiento recurrente?
4. ¿Qué precedencia ha establecido la empresa en el manejo de situaciones similares?
5. ¿El historial laboral de los empleados ha sido el de un trabajador confiable y colaborador?
6. ¿Existen factores inusuales y atenuantes que hayan contribuido a la situación?
7. ¿Existen reglas claramente definidas que rigen la conducta de los empleados y se comunican a los empleados, preferiblemente por escrito? y ¿se puede esperar razonablemente que todos los empleados los conozcan?

Aplicación justa de la disciplina

• Advertencia adecuada de las consecuencias de determinadas conductas inaceptables.
• Finalización de una investigación exhaustiva antes de administrar la disciplina. Dicha investigación debe incluir declaraciones escritas de los empleados involucrados y de todas las demás partes que pueden haber presenciado el incidente.
• La investigación debe ser justa y objetiva.
• No se requiere que la evidencia sea concluyente o más allá de toda duda razonable, excepto cuando la supuesta mala conducta sea de naturaleza criminal o grave que pueda dañar la reputación del empleado y afectar seriamente sus posibilidades de empleo futuro.
• Las reglas, órdenes y sanciones deben aplicarse de manera imparcial y sin discriminación alguna. Si la aplicación ha sido laxa en el pasado, es posible que la gerencia no se revierta repentinamente y comience a tomar medidas enérgicas sin haber advertido primero a los empleados de su intención.
• La sanción debe estar razonablemente relacionada con la gravedad de la ofensa y el historial de los empleados. Está justificado que un buen historial de empleo deba tener una respuesta más ligera.
• Todos los empleados deben ser juzgados con los mismos estándares y las reglas deben aplicarse por igual a todos. Las reglas deben estar claramente detalladas en el Manual del empleado .
• Todos los empleados deben estar protegidos contra una disciplina injusta y se les debe permitir impugnar cualquier acción de la empresa que amenace con privarlos de sus derechos básicos.