Responder a una solicitud de propuesta (rfp) para un auditor de riego de jardines

Si es propietario de una empresa de jardinería y está interesado en expandirse para incluir un tipo diferente de servicio, podría considerar realizar auditorías de riego de jardines (auditorías de agua al aire libre) para servicios públicos y agencias gubernamentales.

Si sus trabajadores realizan las siguientes tareas como parte rutinaria de su negocio, es muy probable que califique, siempre que sus habilidades sean altas y sus clientes hablen muy bien de usted.

• Programe los controladores de acuerdo con los tipos de plantaciones y las condiciones climáticas locales.
• Adapte los tipos de boquillas a los tipos de plantas que se riegan.
• Configure diferentes estaciones para diferentes necesidades de riego.
• Planta nativa con la mayor frecuencia posible.
• Esté atento a fugas y rociadores rotos, repare y reemplace cuando sea necesario.
• Pruebe todo el sistema de riego al menos una vez al mes: controladores, estaciones y boquillas.
• Lave el sistema de riego anualmente.

La realización de una auditoría de riego incluye verificar cada aspersor para asegurarse de que esté rociando correctamente y luego tomar notas sobre lo que debe corregirse.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

¿Qué es una auditoría de riego?

La diferencia entre lo que haría habitualmente y lo que haría en una auditoría de riego formal depende de la excelencia de las habilidades que proporciona, el tipo de informes que realiza y la forma en que factura sus servicios.

Una auditoría es puramente diagnóstica: usted está identificando problemas y modificaciones necesarias al sistema de riego de una propiedad que le asignó la agencia contratante o la empresa de servicios públicos, pero no hace nada para solucionarlos (a menos que sea parte del contrato). Camina con el administrador de la propiedad, señalando las observaciones mientras prueba cada componente del sistema. Está escribiendo todo en una lista de verificación, por lo que puede recopilar sus hallazgos más adelante en un informe para la agencia, no para el administrador de la propiedad, aunque eventualmente obtendrán una copia.

A través de la agencia, usted adquiere las facturas de agua de esa propiedad para compararlas con el agua real utilizada durante el año pasado. Comparar el agua utilizada con la que ve en el suelo le ayuda a diagnosticar problemas estacionales, identificar la posible existencia de fugas ocultas y también a predecir cuánta agua se podría ahorrar con los cambios que recomendará.

Muestre a los clientes cuánta agua pueden ahorrar, en comparación con la cantidad que están usando actualmente.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (autor)

Con esta predicción, puede calcular los ahorros potenciales en dólares para cada tipo de cambio importante que recomiende, por ejemplo, dinero que podría ahorrarse actualizando los controladores existentes a controladores de riego basados ​​en el clima (WBIC) o cambiando las boquillas de aspersión por riego por goteo. Le da a la agencia y al dueño de la propiedad una idea de lo que pueden modernizar primero.

Un componente integral de la realización de una auditoría de riego es verificar la programación del controlador. ¿Cuánto tiempo dura cada estación? ¿Qué tipos de aspersores hay en esa estación y con qué frecuencia funcionan?

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

¿Qué es una solicitud de propuesta (RFP)?

Digamos que ya hace todo lo que está en la lista con viñetas y sabe que puede hacer el resto, por lo que está emocionado de investigar esta posibilidad. ¿Qué es una RFP, dónde se encuentra y cómo se solicita el contrato?

Se requiere que todas las agencias gubernamentales y empresas de servicios públicos que dependen de la financiación del gobierno emitan una Solicitud de propuesta cuando un proyecto alcanza una determinada cantidad en dólares. Para proyectos más pequeños, pueden elegir un contratista y simplemente darles una orden de compra, pero para los proyectos más grandes necesitan competir. Una RFP es lo que genera la competencia. Es un documento que indica qué servicios están buscando, los parámetros de esos servicios, cómo escribir su propuesta, cómo la calificarán y cómo y cuándo enviarla.

Portada de RFP

Dominio público, a través de la red

Encontrar RFP

Muchas agencias gubernamentales utilizan sistemas de licitación en línea. Casi todos los proveedores de agua en el sur de California están conectados a un sistema llamado "The Network". Deberá registrarse, dando el nombre de su empresa, tamaño, ubicación, los tipos de servicios que brinda y otra información. Luego, puede ver solo las ofertas que se relacionan con sus servicios o todas las ofertas ofrecidas, solo para ver qué hay allí. El sistema le enviará automáticamente un aviso cada vez que una agencia publique una RFP que coincida con uno de los códigos NIGP que eligió (códigos que identifican sus servicios).

Si ve una RFP para un gran auditor de paisajes, un topógrafo de paisajes o una empresa que proporcione auditorías de riego al aire libre (todas son iguales), descárguela. La agencia que solicita la oferta generalmente quiere auditorías para sus clientes, si son proveedores de servicios públicos, o para residencias y / o negocios en el área, si son una ciudad o condado. La RFP puede solicitar un número (como un total de 75 auditorías) o un período de tiempo (por ejemplo, dos años para estar disponible para auditorías).

Algunas agencias tienen su propio sistema de licitación, por lo que es importante consultar el sitio web de cualquier agencia para la que desee trabajar. Busque la sección de compras o algo similar. Si están conectados a The Network, su sitio web se lo informará y probablemente le dará un enlace.

La conferencia previa a la licitación

Cuando descarga una solicitud de propuesta, es importante mirar primero su cronograma para conocer las fechas de vencimiento. El documento puede indicar que asistir a una "conferencia previa a la licitación" es obligatorio y cualquier proveedor que no asista será automáticamente descalificado. Una pre-oferta es una reunión con la agencia contratante para todos los postores potenciales, para que puedan conocerse y hacer cualquier pregunta que tengan donde todos puedan escuchar las respuestas. Si se trata de un contrato complicado que requiere más que solo auditorías de riego, puede conectarse con otros proveedores de servicios allí que podrían calificar para las partes del contrato que usted no. Entonces uno de ustedes se convierte en el contratista principal, mientras que el otro es el subcontratista.

Es raro, pero algunas conferencias previas a la licitación se llevan a cabo en el lugar, por lo que los postores pueden ver el alcance del contrato por el que están licitando. Asistir a uno es una buena manera de obtener respuestas a sus preguntas, de conocer a su competencia y también de encontrar socios potenciales.

Ciudad de Portland OR, dominio público, a través del sitio web de la ciudad

No todas las RFP requieren la asistencia a una licitación previa y muchas la hacen opcional. Cualquiera que sea el caso, habrá un período de tiempo en el que el proveedor puede hacer preguntas por teléfono o correo electrónico. Recomiendo llamarlos. Siempre es una buena idea conectarse personalmente, para que ellos sepan quién es usted cuando envíe su propuesta.

Cuando finaliza el plazo de preguntas y respuestas (generalmente dos semanas), la agencia enviará a cada proveedor las respuestas a todas las preguntas. Opcionalmente, pueden publicar las respuestas en la red de ofertas (de la que adquirió la RFP) para que las descargue.

La próxima fecha de vencimiento que probablemente encontrará será la fecha y hora en que vence su propuesta, junto con los métodos aceptables de entrega. Luego, por lo general, le dirán cuándo esperan entrevistar a los mejores candidatos, cuándo esperan adjudicar el contrato y / o cuándo esperan comenzar a trabajar en el contrato. Esto le ayuda a planificar su tiempo.

Redactar propuestas con integridad

Una vez que haya anotado los plazos, comience a escribir su propuesta mirando la RFP para ver cómo quieren que esté organizada. La mayoría de las RFP le darán el orden exacto en el que quieren que se escriba la propuesta. Esto es para que todas las entradas tengan un formato similar, lo que facilita a la agencia compararlas durante el proceso de evaluación.

Configure el esquema de su propuesta en consecuencia, con encabezados y subtítulos y páginas adicionales, como el índice al frente y un apéndice en la parte posterior. Determina el aspecto general de la misma, los colores que quieras poner en los encabezados y pies de página de cada página y cómo quieres que se vea la página de título (en general). Una vez configurado el marco, lleve la RFP a un lugar tranquilo, lleve una tableta, un bolígrafo y un marcador, y comience a tomar notas.

No escriba al principio, solo lea, absorba y anote algunas cosas que desee recordar. Resalte las áreas en las que cree que su empresa se destacará (un recordatorio para enfatizarlas en la propuesta) e imagínese cómo su empresa está llevando a cabo el proyecto. Esta imagen debería ayudarlo a escribir la propuesta de manera sucinta. Quieres que vean quién eres realmente y lo fantástico que sería para ellos trabajar contigo.

También desea presentar a su empresa con la mayor integridad posible, ya que eso abre el camino a la confianza. Sin confianza, nunca se puede tener una relación realmente buena y continua (es decir, una que sea agradable, fluida y conduzca a otros contratos).

Haga su propuesta atractiva e informativa.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Identificar sus mejores calificaciones

Para cuando haya terminado esta etapa, las calificaciones que querrá resaltar deberían ser obvias. Tus áreas más débiles también serán obvias. Tome nota de esas áreas más débiles y, en el mes que le lleve escribir la propuesta, vea lo que puede hacer para brindarle a su gente más experiencia en esas áreas, como brindar auditorías gratuitas a los clientes existentes.

Es muy importante no mentir. Si es necesario, minimice o no mencione sus áreas débiles en la propuesta, pero al menos configúrelo para que su personal tenga la experiencia en el momento en que solicite otra propuesta en el futuro.

Ahora busque habilidades o métodos de operación no solicitados que crea que podrían proporcionar un beneficio adicional para la agencia. Si su personal habla español con fluidez, ponga ese hecho en un lugar destacado en la propuesta, ya que muchos trabajadores del paisaje en los sitios que probablemente auditará son hispanos. Si su personal está capacitado para trabajar con plantas nativas, le dará una ventaja diferente, así que incluya ese hecho también en su propuesta. Si tiene fotografías de ellos llevando a cabo alguna de estas actividades, colóquelas cerca de donde indique estas calificaciones para llamar la atención.

Calificación especial: La gran mayoría de los paisajistas y trabajadores en esta área son hispanos. Debido a que la mayoría del personal de campo de nuestra empresa habla español con fluidez, podemos comunicarnos mejor en el campo que la mayoría de nuestros competidores.

Aquí estamos realizando una prueba de latas de captura, que determina qué tan uniformemente están rociando los aspersores. Es un procedimiento estándar realizar uno, pero no todos lo hacen. Si su gente lo hace, asegúrese de mencionarlo.

Finalización y envío de la propuesta

La agencia querrá saber su historia, experiencia y querrá testimonios si los tiene… así que recógelos. Si aún no tiene testimonios a mano, envíe cartas a los clientes que le quieren especialmente, dígales de qué se trata el contrato, dígales su fecha límite y pídales que escriban una oración o dos sobre lo satisfechos que están con sus servicios. Incluya esos testimonios en la propuesta en bloques especiales de color, como las citas que son.

Una vez que haya terminado de escribir el texto de la propuesta, verifique los gráficos (cuadros, gráficos, líneas de tiempo) y fotos adicionales que pueda agregar. Recuerde utilizarlos principalmente para resaltar la información a la que desea que la agencia preste atención, para proporcionar un poco de datos adicionales y también para aliviar una página de texto que de otra manera sería tediosa. Mientras lo hace, busque también una foto representativa que pueda agregar a la portada. La portada debe estar formateada de manera atractiva, limpia y ordenada, ya que será lo primero que verá un evaluador.

Luego, revise la lista de verificación de RFP para asegurarse de haber incluido todo lo que solicitó la agencia. Mire también su sistema de puntuación para asegurarse de tener la información completa en aquellas secciones que pesarán más. Luego edite. Luego, dele la propuesta a otra persona para que la edite con un ojo nuevo. Esto es crucial, ya que para este momento su ojo estará cansado y su mente probablemente drenada.

Asegúrese de reunir la propuesta en el tipo de enlaces que solicita la RFP o envíela por correo electrónico, si está permitido. Asegúrese, también, de enviarlo a la persona designada en la RFP. Si está cerca de la fecha límite de envío, pague el dinero extra para enviarlo durante la noche; no tiene sentido hacer todo ese trabajo y que llegue tarde. La mayoría de las agencias son muy estrictas con los plazos de presentación.

Seguimiento de la presentación de la propuesta

Como todavía tiene la solicitud de propuesta, puede poner los siguientes pasos en un calendario para realizar un seguimiento más tarde, después de haber tomado un descanso. La agencia puede haber declarado que elegirán a los mejores candidatos para ser "preseleccionados" para las entrevistas antes de elegir, o puede que simplemente hayan dado una fecha límite para la adjudicación del contrato. En cualquier caso, es un buen protocolo enviarles una carta, después de saber quién ganó el contrato, para agradecerles por el contrato o por la oportunidad de haberlo solicitado. Cualquiera de las dos formas te preparará para interacciones positivas en el futuro. Si te adjudicaron el contrato, ¡regocíjate! Está en camino de ayudar a las personas a ahorrar dinero en las facturas del agua.

Aquí hay un recurso que puede ayudarlo a comprender mejor el proceso de licitación y calificaciones:

• Redactores de propuestas, recursos de redacción de propuestas federales, RFP Recurso de

  redacción de propuestas para redactores de propuestas federales. Escriba una propuesta federal ganadora, responda a una RFP utilizando plantillas de propuesta, texto de modelo de propuesta.