Consejos para llevar registros para la temporada de impuestos

Estos consejos lo ayudarán a pasar la temporada de impuestos sin el dolor habitual.

Olga DeLawrence

El final del año es ajetreado y muchas veces estresante. Después de todo, tenemos dos días festivos seguidos que requieren tiempo, dinero y preparación. Además de eso, en diciembre 31 de ^st, está fuera con el viejo y lo nuevo. Oh, no estoy hablando de limpiar tus armarios o el cobertizo. No, estoy hablando de registros financieros, archivos, recibos y poner tus patos en fila para presentárselos al Tío Sam.

Desalentador, ¿no?

Bueno, no tiene por qué serlo. Siga estos consejos y la limpieza de fin de año es muy sencilla. También lo es la recopilación de sus registros en preparación para la presentación de su declaración de impuestos anual.

Estos consejos están pensados ​​para hacer la vida más fácil a quienes trabajamos desde casa como emprendedores o emprendedores. Dios sabe que ya estamos lo suficientemente ocupados, así que ¿por qué no organizar sus registros? Ahorrará tiempo y toneladas de estrés. ¡Confía en mí!

Mantenga los archivos del año actual a mano

Foto de Shauna L Bowling

Organice sus archivos físicos

Muchos de nosotros todavía preferimos recibir nuestras facturas por correo y pagar con cheque. Dedique un cajón en su escritorio o un sistema de archivos portátil para almacenar los recibos del año en curso. Haga una carpeta para cada acreedor y etiquétela con el año actual en la pestaña. También es una buena idea tener una carpeta para los gastos médicos, ya que se le pedirá esta información en su declaración de impuestos.

Además, haga una carpeta del año actual para sus gastos comerciales, si corresponde. Deje todos sus recibos en la carpeta después de registrar el gasto. Si sus recibos coinciden con un extracto bancario o de tarjeta de crédito, haga una copia para colocarla en su carpeta comercial. (Más sobre el registro de gastos relacionados con el negocio más adelante en esta publicación).

Si tiene un sistema de archivo para documentos tales como certificados de matrimonio, pólizas de seguro, garantías, títulos de vehículos, declaraciones de impuestos, etc., (¡y debería hacerlo!), El fin de año es el momento de limpiarlo. Revise cada carpeta y deseche todo lo que haya vencido o que ya no se aplique a su hogar.

Querrá guardar extractos bancarios, facturas pagadas y similares durante tres años. Guárdelos en el gabinete con los archivos que va a guardar a largo plazo. El IRS solo tiene tres años para auditar una declaración, por lo que cualquier cosa anterior a esa, puede enviarla al archivo trece, incluidas todas las copias de seguridad.

Triture todos los documentos descartables y agréguelos a su pila de abono o utilícelos como leña para la chimenea.

Ahora que ha organizado sus archivos físicos, es hora de configurar un sistema de mantenimiento de registros que mantendrá de forma regular. Aquí es donde entra en juego mantener la cordura.

Las hojas de cálculo son tus amigas

Ahora, no te vuelvas loco conmigo. Incluso si no tuviera experiencia en contabilidad, los usaría. Son la forma más sencilla de mantener registros y tener la información disponible de un vistazo. Aprender a insertar fórmulas en Excel no es difícil. Y no tener que ejecutar una cinta (en la calculadora) cuando llega el momento de los impuestos es un gran ahorro de tiempo.

Para aquellos de ustedes que no están familiarizados con Excel, aquí hay un tutorial básico que lo guía a través de cómo configurar una hoja de cálculo y formatear fórmulas:

Cómo copiar y pegar en Excel

Recuerde siempre borrar todos los datos, a excepción de las fórmulas. De esa manera, los cálculos se realizarán automáticamente a medida que agregue nuevos datos.

Como puede ver en la foto de abajo, borré todos los datos, ¡pero las fórmulas todavía están allí esperando para funcionar para mí!

Hojas de cálculo recomendadas para realizar un seguimiento de la actividad empresarial

Tengo varias hojas de cálculo que mantuve para mi negocio y que aún mantengo para mi declaración de impuestos personal. A continuación se muestra lo que recomiendo para facilitar su trabajo cuando llegue el momento de los impuestos. Este tipo de mantenimiento de registros también le sirve siempre que necesite proporcionar información financiera a una entidad que la solicite. Con solo presionar un botón, puede adjuntar estas hojas de cálculo o convertirlas a PDF y enviarlas por correo electrónico a las entidades solicitantes.

Seguimiento de sus ganancias por cliente

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Ganancias de autónomos

Abra un nuevo libro de trabajo y asígnele el nombre Freelance Earnings o lo que sea que haga flotar su barco. Solo asegúrate de que sea algo que recordarás cuando necesites buscarlo.

Agregue su nombre, nombre comercial, nombre del libro de trabajo y el año al que pertenece. (Ver foto).

En mi libro de trabajo Freelance Earnings, agregué hojas de trabajo que pertenecen a mi negocio. Son los siguientes:

1. Ganancias 2015
2. Gastos 2015
3. Kilometraje 2015
4. Gastos generales 2015

Nota: Cerré mi negocio independiente en 2015, pero la información que proporciono en este artículo es imperecedera.

En la pestaña Ganancias, he nombrado las columnas así:

• Columna A: nombre del proyecto
• Columna B: fecha de facturación
• Columna C: número de factura
• Columnas D a M: cada una está asignada a una fuente de ingresos (cliente)
• Columna N: subtotal (el total de todos los números de la fila)
• Columna O: total (en realidad, es redundante)
• Columna P: fecha de pago
• Columna Q: menos tarifas (a veces, PayPal evalúa las tarifas para pagadores no verificados)
• Columna R: cantidad pagada (la cantidad neta que se me pagó)
• Columna S: saldo (saldo pendiente)
• Columna T: total mensual (esto requiere una fórmula separada que varía según la cantidad de filas de entradas que tenga en un mes)

En la parte inferior de la hoja de cálculo tengo fórmulas para cada columna. Esto me permite saber de un vistazo cuánto he ganado con cada cliente. Esto resulta útil cuando está reevaluando su base de clientes. También es útil a fin de año; usted sabe de qué clientes esperar un 1099 (algo más de $ 600).

Luego hay una fórmula que me da un gran total. Debe coincidir con los totales de las columnas Q, R, S y T. Esto se denomina "prueba". Si los totales no se cotejan, habrá un error en alguna parte.

En este punto me gustaría intervenir. Si alguno de mis lectores se siente abrumado con la configuración de hojas de cálculo, estaré más que feliz de hacerlo por usted. Entonces, todo lo que tendrá que hacer es introducir la información a medida que se produzca. Envíame un correo electrónico a través de la página de perfil de Bravewarrior (mira en "correo de fans").

Seguimiento de los gastos de su negocio

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Gastos

A continuación, pasaremos a la hoja de trabajo Gastos. Aquí es donde hará un seguimiento de todos los gastos relacionados con su negocio. He configurado este de forma un poco diferente. Las primeras tres columnas son Fecha, Beneficiario y Total, respectivamente. La cuarta columna se deja en blanco para ver el total sin tener que ir a la última columna. Verá por qué lo configuré de esta manera cuando vea las columnas que he nombrado. Recuerde incluir todos los gastos operativos deducibles de impuestos, también conocido como costo de hacer negocios (fuera de los gastos generales; lo abordaremos más adelante).

Esto es lo que debe incluir en su hoja de cálculo

• Suministros de oficina: papel, tinta, tóner, bolígrafos, lápices, etc.
• Software
• Hardware: CRT, monitores, portátiles, altavoces, impresoras, etc.
• Capacitación: cualquier seminario al que asista o capacitación en línea por la que paga una tarifa
• Equipo de reparación y mantenimiento (R & M): reparación de computadoras, etc.
• Publicidad / marketing: esto no incluye el millaje, sino los costos reales para dar a conocer su nombre. Pueden ser pegatinas para su vehículo, tarjetas de visita, gastos de impresión, etc.
• Licencias / Impuestos: su licencia ocupacional y las tarifas para el registro de su nombre comercial califican aquí. También enumero mi nombre de dominio anual y las tarifas del sitio web en esta columna.
• Seguro: si tiene un seguro separado solo para su negocio, como responsabilidad profesional
• Tarifas del concurso
• Cargos (otros): estos serían cargos bancarios, cargos de PayPal y cualquier otro cargo que usted absorba para recibir el pago.
• Gastos de envío
• Entretenimiento: si lleva a un cliente a almorzar o cenar, asegúrese de escribir el nombre del cliente y lo que se discutió en el recibo; de lo contrario, no podrá cancelarlo.
• Viaje: de nuevo, esto no incluye el kilometraje; eso es un cálculo separado. Esto incluiría pasajes aéreos, estadías en hoteles, alquiler de automóviles, etc., siempre que estén relacionados con el negocio.

Querrá tener el total en cada columna (vertical) que se 'probará' a los totales de la fila (horizontal).

La pestaña Kilometraje es bastante sencilla. Básicamente, se ve así:

Registre su kilometraje

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Cuando conduce a un evento de networking, la oficina de correos, la tienda de suministros de oficina, para reunirse con un cliente o entretener a un cliente localmente, su millaje es deducible. El IRS publica una tasa diferente cada año. Su software de impuestos o su contador hará el cálculo adecuado una vez que proporcione el kilometraje total. Las tarifas de estacionamiento y los peajes también son deducibles, así que asegúrese de guardar los recibos y registrarlos. Por lo general, mantengo una columna separada en la hoja de cálculo de kilometraje para rastrear el estacionamiento y los peajes (consulte la hoja de Gastos médicos más adelante en esta publicación para ver un ejemplo).

Nota: Si utiliza un vehículo solo con fines laborales, puede optar por incluir gasolina y aceite, reparaciones y mantenimiento del vehículo en el área de gastos operativos. Sin embargo, no puede cancelar el kilometraje si así lo hace. Además, conviene amortizar el vehículo (en función de su antigüedad) si es, efectivamente, un vehículo de empresa.

Gastos exagerados

Pasando a los gastos generales:

Si trabaja desde casa y tiene una oficina dedicada (convertí mi tercer dormitorio en una oficina), puede deducir una parte de sus gastos generales. Los cálculos se basan en los pies cuadrados de su oficina divididos por los pies cuadrados totales de su hogar. Su software de impuestos hará los cálculos en función de los pies cuadrados que proporcione.

Estos son los elementos que debe registrar mensualmente

• Pago de hipoteca: si sus impuestos y seguro están incluidos en el pago, tendrá que romper el principio cuando presente sus impuestos. Simplemente deduzca sus números de seguro y de impuestos a la propiedad del pago total del año para obtener el desglose correcto.
• Eléctrico
• Gas: para enfriar y calentar su casa / agua
• Agua
• Reparaciones en el hogar: esto solo se aplica a las reparaciones que afecten a toda la casa, como volver a plomizar la estructura, volver a cablear, etc.
• Teléfono celular, si lo usa para negocios.
• Teléfono: si tiene una línea telefónica exclusiva, inclúyala en la hoja de cálculo de gastos, en lugar de hacerlo aquí.
• Internet: esto se aplica especialmente a los escritores. Cualquier profesional autónomo que dependa de Internet para realizar negocios debe incluir este costo.

Seguimiento de sus gastos generales

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Hojas de cálculo simples para todos los contribuyentes

Para todos los contribuyentes que detallan las deducciones, es una buena idea mantener hojas de cálculo para sus gastos médicos / dentales y contribuciones caritativas. Realice un seguimiento de su millaje para ambas categorías también, ya que cuenta para sus gastos de bolsillo y es deducible.

Su hoja de cálculo médico / dental tiene un diseño muy simple, como verá a continuación:

Controle sus gastos médicos, incluido el kilometraje

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Sus primas son deducibles, al igual que las recetas, las visitas al médico, las hospitalizaciones, los análisis de laboratorio, los tratamientos ambulatorios, etc. bien. Tenga en cuenta que aquí se prescribe la palabra clave. El hecho de que su médico mencione que debe perder peso no lo califica para tomar esta deducción.

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