Los costos reales del mantenimiento diferido

Introducción

Cuando se trata de la propiedad de bienes raíces, e incluso de propiedad personal, los presupuestos y las finanzas siempre eclipsan todo lo que hacemos. Nunca he tenido un proyecto con un presupuesto ilimitado y nunca esperé tener uno. Después de pasar la mayor parte de mi carrera viendo las cosas desde el punto de vista de un arquitecto, mis últimos casi siete años los he pasado viendo esos mismos problemas desde la perspectiva de un propietario. Cuando tienes que supervisar más de 143 millones de pies cuadrados, incluso decenas de millones de dólares (que suena a mucho dinero) son realmente insignificantes con respecto a las necesidades y demandas. Las decisiones deben tomarse con los fondos limitados disponibles sobre cómo distribuir esos fondos de la manera más eficaz. ¿Cómo obtiene el mayor rendimiento por los fondos gastados?

En ese entorno, la verdadera pregunta es ¿cómo maximizar el valor de esos fondos limitados? Para llegar a esa conclusión, deben sopesarse muchos factores. Este artículo intentará presentar algunos de esos complejos factores interrelacionados e inspeccionarlos en un intento de desarrollar una metodología que pueda permitir a los tomadores de decisiones crear herramientas que permitan una priorización más efectiva de los gastos de mantenimiento de activos de capital. Estos son en realidad gastos, pero si se explotan de manera estratégica, en realidad se vuelven más como una inversión, con un retorno de la inversión (ROI) y otros beneficios.

Fundación - TNSTAFL

En una de mis primeras clases de Economía 101, mi instructor comenzó la clase escribiendo en la pizarra TNSTAFL. Nos preguntó si alguien sabía qué significaban estas letras. Después de que nadie lo entendió correctamente, dijo: "No hay nada como un almuerzo gratis". Preguntó cuántos creían que esa afirmación era cierta. Muchos dijeron que era incorrecto, ya que existe el almuerzo gratis. Si alguien más lo paga, entonces es un almuerzo gratis, fue la razón presentada. Muchos en la clase estuvieron de acuerdo con esa afirmación. Nuestro instructor continuó en desacuerdo con nosotros, diciendo que hay un costo incluso si no paga el almuerzo; es tu tiempo el que se extrae del coste. Decidió pasar tiempo en ese almuerzo por el que otra persona estaba pagando, por lo que el almuerzo aún tuvo un costo de su tiempo. La siguiente discusión se volvió bastante esclarecedora.Hablar de una visión puramente económica de los costos, eso seguro era, y ciertamente era correcto, pero no un proceso de pensamiento que la mayoría de nosotros teníamos antes de esa discusión.

Este concepto tuvo un gran impacto el resto del semestre, especialmente cuando discutimos los costos de oportunidad. Esa discusión sentó una base para mis estudios en economía que me hizo darme cuenta de que todo tiene un costo; la pregunta siempre es, ¿estoy dispuesto a pagar ese costo por el beneficio recibido? Cuando empezamos a considerar la propiedad real y personal desde la perspectiva del propietario, esto se convierte en un concepto primordial. No importa si está tomando estas decisiones como individuo o como parte de un grupo. Nada cambia; la base es la misma para estas decisiones.

Responsabilidades de propiedad

Una vez que se toma la decisión de adquirir bienes inmuebles o muebles, la responsabilidad es un subproducto inevitable de esa adquisición. Por ejemplo, cuando compra un automóvil, su responsabilidad de comprar combustible está implícita. Si no compra ese combustible, el automóvil no continúa moviéndose. Las fuerzas externas pueden requerir responsabilidades adicionales. Como en el ejemplo de automóvil anterior, el estado puede exigirle que tenga y mantenga un seguro en ese automóvil para poder conducirlo. Esto también está implícito, ya que se espera que cumpla con las leyes del estado para conducir ese automóvil.

Cambiar el aceite también se convierte en parte de esas responsabilidades. Si no cambia el aceite, acortará la vida útil de ese automóvil. No para salir conmigo, pero aquellos que son un poco mayores pueden recordar el comercial de Fram Oil Filter, "Puedes pagarme ahora o puedes pagarme más tarde". El principio todavía existe y sigue siendo el mismo. Cuando era mucho más joven, conocí a alguien que alquiló un coche durante cinco años. Cuando se acercaba el quinto año, su auto se averió y lo llevé al mecánico después de que remolcaran el auto allí. El mecánico preguntó cuándo fue la última vez que cambió el aceite y dijo que nunca. En ese entonces no había ninguno de los aceites sintéticos en el mercado, por lo que un cambio de aceite costaba alrededor de $ 20 cada tres meses. El costo de cambiar el aceite de su automóvil durante esos cinco años ascendió a unos 400 dólares, mientras que la instalación del nuevo motor le costó unos 5.000 dólares.Eso es un aumento sustancial en los costos de mantenimiento diferido (o nulo).

Un dueño inteligente de bienes inmuebles o muebles podrá reconocer esto y encontrar una manera de equilibrar la mayor presión para reducir los presupuestos y, al mismo tiempo, equilibrar la extensión de la vida útil de los activos de capital. Este artículo intentará brindar orientación sobre cómo equilibrar muchos de estos factores interdependientes y maximizar la vida útil de los activos de capital intensamente invertidos.

Ramificaciones de mantenimiento diferenciadas

Comencemos esta discusión definiendo qué es exactamente el mantenimiento diferido. El mayor error que se comete cuando las personas o grupos utilizan esta idea de mantenimiento diferido es la completa aplicación incorrecta de este principio. En un intento por evitar la propagación de esta mala aplicación, primero debemos comprender algunos conceptos básicos de qué es exactamente el mantenimiento diferido. Volviendo a lo dicho anteriormente, hay un costo asociado a todo, el mantenimiento diferido no es una excepción. Para saber cuál es el costo real del mantenimiento diferido, primero debemos comenzar por establecer cuál es el costo de mantenimiento. Usaré números para ilustrar este principio, pero estos números no deben interpretarse como relacionales con nada en particular.

Para cualquier inversión de capital, digamos que el costo anual para mantener esa inversión en buenas condiciones operativas es de $ 1,000 al año. Este número debería aumentar a medida que envejece el activo de capital, pero no usaremos ese factor en este ejemplo, ya que complicará la ilustración más allá de la comprensión de muchos lectores. Por lo tanto, los ingresos del año actual han bajado, no hay $ 1,000 para gastar en este mantenimiento requerido para este activo de capital; se requiere una decisión sobre qué hacer con la reducción del presupuesto. Hay muchas opciones disponibles, cada una con sus propios costos asociados con cada decisión específica, lo que hace que cada una sea una solución única a la situación por el déficit presupuestario.

La solución más común hoy en día es simplemente ignorarlo, no pagar los $ 1,000 y tratarlo más tarde cuando los ingresos sean mejores. Ese es el enfoque absolutamente incorrecto. No suelo utilizar palabras de valor tan ilimitado cuando hablo de soluciones, pero esta es una de las pocas veces que una palabra tan poderosa es aplicable en el ámbito de las soluciones, lo que se demostrará a medida que continuemos esta discusión. Todas y cada una de las personas o grupos de toma de decisiones involucrados en este tipo de decisiones son fiduciarios de una forma u otra. Esto significa que están obligados a hacer el mejor uso posible de los fondos disponibles. Entonces, vamos a proceder bajo ese parámetro en particular durante el resto de esta discusión; todos los tomadores de decisiones son fiduciarios. Esta ideología debería implicar que la posición más sostenible es el objetivo de cualquier decisión de gestión de activos de capital.

El siguiente punto que debe reconocerse es el hecho de que en cualquier momento en el futuro (inmediato o distante) el costo más bajo disponible para cualquier mejora de capital / renovación de edificio es el tiempo presente. En cualquier momento en el futuro, incluso en tan solo unas semanas, los costos aumentarán potencialmente, y cuanto más en el futuro, mayores serán los aumentos de costos. Este aumento será causado por una gran cantidad de razones potenciales, costos de materias primas, inflación, oferta y demanda, escasez, etc. Por lo tanto, cualquier impacto de mantenimiento diferido debe expresarse en los términos de estos aumentos. Estos costos proyectados son siempre solo eso, proyectados, por lo que variarán. La esperanza es que la variación sea pequeña. Si varían más que eso; luego, la proyección estaba apagada por alguna razón que debe identificarse para ayudar a que las proyecciones futuras sean más precisas.

Debido a esta relación, el aumento de los costos de los gastos futuros puede compensarse mediante la reserva real de algunos fondos de hoy en una cuenta para cuando se completará el trabajo diferido. Esta cuenta de fideicomiso / depósito en garantía debe usarse para ayudar a compensar el aumento de costos de los costos de mantenimiento diferidos adicionales; de lo contrario, el impacto total de esos costos adicionales tendrá que ser absorbido en el futuro, creando así una presión adicional sobre esos ingresos futuros. El truco de este método es que la proyección debe ser muy precisa, o los gastos planificados pueden dispararse inesperadamente. Luego hay un sistema híbrido que es un cruce entre ambos enfoques, que aparta más que nada, pero menos que el costo total del mantenimiento que se difiere. Si se reserva el costo total del mantenimiento,entonces la pregunta es ¿por qué aplazar el mantenimiento? Por eso, normalmente sería algo menor que el costo total del mantenimiento.

Comprendiendo lo que realmente cuesta el mantenimiento diferido

Entonces, para facilitar las ilustraciones, regresemos al costo de $ 1,000 que debe aplazarse. Si la decisión fuera aplazar el mantenimiento durante un año, el aumento de los costos, como mínimo, sería inflacionario. Si ese costo inflacionario fuera solo del dos por ciento, entonces el aumento a esos $ 1,000 sería $ 20. Si los costos de la materia prima aumentaron, digamos, un uno por ciento ese mismo año, entonces habrá un costo adicional de $ 10 que tendrá que incluirse en los costos de mantenimiento diferido, por un total de $ 30, lo que elevará el costo del mantenimiento diferido a $ 1,030. Ahora bien, esto no parece mucho, pero ¿cuál sería si los costos iniciales de este mantenimiento fueran 10,000 veces o 100,000 veces o más? Seguro que puedes ver cómo estos números crecen muy rápido.

Ahora, digamos que los que toman las decisiones dejaron de lado el aumento proyectado solo, digamos los $ 30. Ahora, en el ciclo presupuestario del próximo año, todo lo que se necesitaría para realizar el mantenimiento requerido sería el costo original de $ 1,000. Eso tendría un impacto neto cero en la presión presupuestaria del próximo año, ya que los $ 1,000 originales siguen siendo la única obligación requerida para satisfacer la necesidad, pero requeriría que $ 30 se mantengan en algún tipo de depósito en garantía o cuenta fiduciaria del presupuesto de este año. Sin embargo, si la reserva en el presupuesto de este año fuera de $ 515, el costo de mantenimiento en el presupuesto del próximo año solo sería de $ 515, reduciendo la presión sobre el presupuesto del próximo año. Ahora bien, esto tendría un impacto muy positivo en los presupuestos de ambos años, ahorrando costos en cada ciclo presupuestario y aún realizando el mantenimiento diferido requerido. Ahora, aunque los costos subieron,hubo un impacto menor en el presupuesto de cada año. Este aumento de costo tiene un impacto mucho menor cada año. Nuevamente, imagine si estas magnitudes se incrementaran 10,000 o 100,000 veces. Esto es planificar con anticipación, o como se dijo en mi programa de MBA, pensamiento estratégico. Esto realmente es algo muy simple.

Ahora veamos el mantenimiento diferido dentro de cinco años. La inflación se agravaría, por lo que la misma inflación del dos por ciento anual eleva los costos inflacionarios a alrededor de $ 104. Si los costos de materias primas aumentan al mismo uno por ciento compuesto por año como se discutió anteriormente, los costos de materiales aumentan a aproximadamente $ 51, lo que hace que el costo total del mantenimiento diferido sea de $ 1,155. Nuevamente, puede imaginar el impacto de estos costos si se aumentaran 10,000 o 100,000 veces. No olvide que estos cálculos no anticipan aumentos de costos como resultado de la oferta y la demanda, como la escasez, o el aumento de costos debido a la naturaleza del envejecimiento de los sistemas, que continuarán aumentando esos costos de mantenimiento diferidos.

Lo que siempre debe recordarse es que existe un costo asociado cada vez que se apuesta por el mantenimiento diferido. Nadie puede realmente ver el futuro, por lo que predecir las condiciones y los costos futuros del mercado siempre conlleva el riesgo de una proyección incorrecta. Hacer estas proyecciones es tanto una forma de arte como una ciencia, y las inexactitudes pueden sumarse a números muy grandes extremadamente rápido.

Ahora bien, esta no es la única escuela de pensamiento con respecto al mantenimiento diferido. Otro enfoque con el que me he encontrado ha sido aún más intrigante, y con los datos limitados que tengo en nuestra Agencia, encuentro que el concepto al menos está en el estadio. Ese concepto se ha denominado la “regla del cuadrado inverso para mantenimiento diferido” desarrollada por David Geaslin, del Grupo Geaslin. Cuando me presentaron por primera vez este concepto, seré honesto, mi pensamiento fue "infierno no", no hay forma de que esto pueda estar cerca del estadio de béisbol. Los números crecieron demasiado rápido para ser precisos. Ahora debo admitir, como uno que está en mantenimiento de instalaciones, realmente me gustó el hecho de que estos números crecieron rápidamente, ya que eso me ayudaría a construir un caso sólido para nuestras necesidades de renovación de edificios.pero como analista no podía colocar datos para el consumo general que no pudieran ser respaldados o que pudieran ser cuestionados sustancialmente. Incluso el subdirector de finanzas de mi agencia tenía estos mismos sentimientos y preocupaciones. Luego tomé algunos proyectos que nuestra agencia había completado recientemente para realizar una "ingeniería inversa" de los costos para probar si esto estaba siquiera cerca, y para mi asombro, básicamente resultó. Ahora seré el primero en admitir que no es una equivalencia matemática, porque no salió exactamente con el costo, pero la cercanía fue más que sorprendente. Fue casi sorprendente por su sombra. Por lo tanto, presentaría este concepto no como un axioma matemático o una ley, sino más como un concepto o principio general.Luego tomé algunos proyectos que nuestra agencia había completado recientemente para realizar una "ingeniería inversa" de los costos para probar si esto estaba siquiera cerca, y para mi asombro, básicamente resultó. Ahora seré el primero en admitir que no es una equivalencia matemática, porque no salió exactamente con el costo, pero la cercanía fue más que sorprendente. Fue casi sorprendente por su sombra. Por lo tanto, presentaría este concepto no como un axioma matemático o una ley, sino más como un concepto o principio general.Luego tomé algunos proyectos que nuestra agencia había completado recientemente para realizar una "ingeniería inversa" de los costos para probar si esto estaba siquiera cerca, y para mi asombro, básicamente resultó. Ahora seré el primero en admitir que no es una equivalencia matemática, porque no salió exactamente con el costo, pero la cercanía fue más que sorprendente. Fue casi sorprendente por su sombra. Por lo tanto, presentaría este concepto no como un axioma matemático o una ley, sino más como un concepto o principio general.Fue casi sorprendente por su sombra. Por lo tanto, presentaría este concepto no como un axioma matemático o una ley, sino más como un concepto o principio general.Fue casi sorprendente por su sombra. Por lo tanto, presentaría este concepto no como un axioma matemático o una ley, sino más como un concepto o principio general.

Este concepto es muy básico. Si toma el costo del mantenimiento inicial que debe realizarse y permite que el mantenimiento requerido avance al siguiente nivel de falla antes de actuar, encontrará que los costos para realizar esa reparación, en el nivel de falla aumentado, costarán realmente cerca de el cuadrado del costo inicial del mantenimiento no satisfecho. Por ejemplo, una gotera en el techo tiene un costo de reparación de $ 500 y se determina que la reparación se retrasará porque no hay espacio en el presupuesto de este año. El año que viene, como no ha sido un problema reportado, se retrasó un año más, y así sucesivamente. Finalmente, se deben colocar cubos debajo de las fugas durante las tormentas de lluvia. El aislamiento ahora tiene que ser reemplazado, la garantía del techo se anula porque las fugas no fueron reparadas o reportadas. Ahora es posible que sea necesario reemplazar parte de la plataforma del techo,parte del techo tiene que ser reemplazado, el agua ha entrado en los artefactos de iluminación que necesitan ser reemplazados, tal vez las paredes se han dañado y requieren que la placa de yeso sea reemplazada y pintada, tal vez parte del piso debe ser removido y reemplazado, se puede estar formando material orgánico (molde); puedes ver cómo el daño secundario por la falta de acción inicial ahora ha crecido a proporciones enormes. Ahora toda la reparación costará $ 10,000. No olvide agregar el costo de reubicar a los usuarios de ese espacio mientras se realizan las reparaciones. ¿Cuánto más aumentan los costos totales? Empieza a verse muy grande, muy rápido.se puede estar formando material orgánico (molde); puedes ver cómo el daño secundario por la falta de acción inicial ahora ha crecido a proporciones enormes. Ahora toda la reparación costará $ 10,000. No olvide agregar el costo de reubicar a los usuarios de ese espacio mientras se realizan las reparaciones. ¿Cuánto más aumentan los costos totales? Empieza a verse muy grande, muy rápido.se puede estar formando material orgánico (molde); puedes ver cómo el daño secundario por la falta de acción inicial ahora ha crecido a proporciones enormes. Ahora toda la reparación costará $ 10,000. No olvide agregar el costo de reubicar a los usuarios de ese espacio mientras se realizan las reparaciones. ¿Cuánto más aumentan los costos totales? Empieza a verse muy grande, muy rápido.

Ahora, quiero volver incluso antes de que se determinara la reparación de $ 500. Este tipo de reparación casi nunca se encuentra hasta que se ha realizado un informe y se ha emitido una orden de trabajo de mantenimiento, lo que significa que algún ocupante ha hecho un informe de un problema visible. Para entonces ya es demasiado tarde; ya se están produciendo daños secundarios. Si el mantenimiento preventivo del techo se hiciera al menos dos veces al año como debería, ese problema probablemente se habría descubierto mucho antes de que las fugas de agua llegaran al espacio ocupado. Incluso si le pagó a una persona $ 25 por hora para caminar por ese techo dos veces al año, y le tomó digamos una hora inspeccionar ese techo, lo que ni siquiera debería tomar tanto tiempo para un inspector de techos experimentado, es posible que haya encontrado esa fuga potencial cuando no habría costado casi nada repararlo. Por cierto, ¿qué son $ 25 al cuadrado? La respuesta $ 625,no tan lejos de la reparación de $ 500 ¿verdad? ¿Quizás hay una base para esta regla del cuadrado inverso? Tu eres el juez.

Renovación de edificios: la mejor cobertura contra los costos de reemplazo

A medida que continuamos esta discusión, quiero recordarles a todos el ejemplo de cambio de aceite discutido anteriormente. Cuando los responsables de la toma de decisiones no mantienen los activos de capital en buenas condiciones, se desgastarán prematuramente, lo que afectará negativamente a los presupuestos futuros, y conociendo la Ley de Murphey, nunca será en un buen momento. Al invertir en una inversión de capital, como un edificio, millones de dólares se ponen en riesgo potencial. Si el edificio se desgasta prematuramente, los recursos se desperdician; a la inversa, cuando se extienden más allá de su esperanza de vida, se construye la equidad. Esa debería ser una ecuación muy simple.

Esta extensión de la vida de un activo de capital se logra a través de dos procesos distintivos, renovación de edificios y mantenimiento preventivo. Ambos son esencialmente lo mismo, el reemplazo de sistemas diseñados para desgastarse como un medio para agregar vida a los activos de capital. La mayoría de los sistemas están diseñados para desgastarse básicamente en algún momento; si estamos hablando de frenos, cinturones, bujías, etc. en un automóvil; o el techo, HVAC, sistema de alarma contra incendios, etc. en un edificio, todos tienen ciclos de vida. El objetivo principal es prolongar la vida útil del edificio. La principal diferencia entre el mantenimiento preventivo (PM) y la renovación de edificios es el ciclo en el que tienen estos sistemas. El enfoque general de la literatura académica / de estudio al que he estado expuesto es que si el ciclo de reemplazo es de menos de un año, es PM,más de un año se está construyendo renovación. Aparte de los ciclos, PM y renovación de edificios son sustancialmente los mismos. Cuando se realiza el mantenimiento, ya sea en PM o en la renovación del edificio, se agrega o prolonga la vida útil del activo de capital. Esto ahora plantea la siguiente pregunta, ¿cuál es la cantidad apropiada de recursos para asignar para esta renovación del edificio / PM?

Para empezar, esta cantidad siempre se expresa en términos del costo de la nueva construcción. Esto también se denomina a veces costos de reemplazo. La razón por la que los costos de renovación de edificios / PM se expresan en términos de costos de nueva construcción es que el costo final de renovación del sistema se encuentra al final del ciclo de vida cuando el sistema debe ser reemplazado por completo. En este caso, el reemplazo final es el reemplazo de todo el sistema del edificio como costo final de vida útil. Es por eso que esto se expresa en términos de costos de construcción nueva. Este costo se expresa como uno o dos por ciento de los costos de construcción nueva por año, según la literatura académica / de estudio que he leído.

Entonces, para llevar adelante ese concepto, si el costo de reemplazo de un tipo de edificio específico y la ocupación es de $ 225 por pie cuadrado, la cantidad gastada en ese edificio para PM / renovación del edificio debe estar entre $ 2.25 - $ 4.50 por pie cuadrado por año. Si el edificio tuviera 100,000 pies cuadrados, eso se extendería a entre $ 225,000 y $ 450,000 por año para ese edificio. Puedes ver cómo esto se suma muy rápidamente. Sin embargo, este mantenimiento podría agregar años a la vida útil del edificio. Si se suma a la vida útil del edificio, se crea equidad. Aquí es donde los gastos de mantenimiento pueden empezar a actuar más como inversiones.

Ahora, si la cartera de pies cuadrados es de millones de pies cuadrados, puede ver qué tan rápido puede aumentar el costo de la renovación del edificio / PM, lo que posiblemente crea la necesidad de un programa de mantenimiento diferido efectivo.

Pensamientos finales

La inversión más grande que hacemos como individuos y organizaciones es en nuestros activos de capital. Proporcionar esos activos con la mayor esperanza de vida es fundamental para lograr un patrón de supervivencia sostenible para cualquier individuo u organización. Cuando convertimos los gastos en inversiones, construimos capital, aportando valor agregado como propietarios. Esa es la responsabilidad principal (y única) de un fiduciario. El mantenimiento diferido, como todo lo relacionado con el presupuesto, tiene que ocurrir de vez en cuando cuando los ingresos no son los esperados, pero si se aplica de manera adecuada, no le costará al individuo ni a la organización grandes cantidades de recursos de forma prematura o en ciclos presupuestarios futuros.

Incluso en nuestra sociedad del “descarte”, la mayoría de los edificios deberían tener una vida útil de no menos de 50 años, pero si reasignamos (no aumentamos, necesariamente) nuestros costos iniciales de construcción, podemos extender esa vida a 70 años. Cuando utilizamos el mantenimiento preventivo y la renovación de edificios de manera adecuada, es posible que podamos extender la vida útil de ese edificio aún más. Una vez que el edificio sobrevive más allá de su esperanza de vida inicial, ahora crea capital que se puede utilizar para reconstruir una vez que se supera la vida útil del edificio. Ahí es donde la percepción del mantenimiento realmente ofrece un retorno de la inversión, pero ese es el juego de la espera a largo plazo, y no lo que todos los que toman decisiones poseen.